Jinsi ya Kuchukua Mikutano ya Mkutano

Kuweka rekodi iliyoandikwa ya Mkutano au Mkutano wa Kazini

Dakika ya mkutano ni maelezo ya kina ambayo hutumika kama kumbukumbu rasmi ya mkutano au mkutano. Mtu anayehusika na mkusanyiko kawaida anauliza mmoja wa washiriki kuwa na kazi hii. Siku moja, mtu anaweza kuwa wewe! Wakati si kazi ngumu sana, ni muhimu. Kwa kuwa dakika ya mkutano ni rekodi rasmi ya kile kilichopita, usahihi unahitajika. Utahitaji kuchukua maelezo ya kina kwamba watu lazima waweze kutaja baadaye ikiwa ni lazima.

Hapa kuna baadhi ya maelekezo kukusaidia kushughulikia kazi hii kwa finesse. Tafuta nini cha kufanya kabla, wakati, na baada ya mkutano.

Kabla ya Mkutano

• Chagua chombo chako cha kurekodi: Jambo la kwanza unapaswa kufanya ni kuamua jinsi utachukua maelezo yako. Je! Utaenda shule ya zamani na kutumia kalamu na karatasi au utaenda teknolojia na kutumia kompyuta, kompyuta kibao, au smartphone. Angalia na bosi wako kuona kama anakupenda kutumia njia fulani. Haiwezekani lakini iwezekanavyo.
• Hakikisha chombo chako cha chaguo ni katika utaratibu wa kufanya kazi na uwe na hifadhi tu ikiwa kesi yako ya awali inashindwa. Ikiwa wewe huleta kompyuta, kwa mfano, uwe na kalamu na karatasi vizuri. Hutaki kuacha mkutano wakati unatafuta kitu cha kuandika juu ikiwa kompyuta yako imeanguka.
• Soma ajenda ya mkutano kabla ya mkutano kuanza. Itakuwezesha kuunda muhtasari kwa dakika yako. Acha nafasi chini ya kila kitu juu yake na uandike maelezo yako hapo. Kufanya hivyo itafanya kazi yako iwe rahisi sana, kwa muda mrefu kama mtu anayeendesha mkutano anajiunga na ajenda.

Wakati wa Mkutano

• Pitia kando ya karatasi ya mahudhurio na uhakikishe kuwa kila mtu anaingia. Utahitaji kuingiza orodha ya washiriki wote katika dakika ya mkutano rasmi.
• Hakikisha unajua ni nani kila mtu anaye. Kwa njia hiyo utakuwa na uwezo wa kutambua nani anayesema na usajili sahihi habari hiyo.
• Angalia wakati mkutano unaanza.

• Usijaribu kuandika maoni kila moja. Ni sawa kuingiza tu mawazo makuu. Kuwa mwangalifu sana usiondoke vitu ambazo hukubaliani. Vikwazo vyako haipaswi kukushawishi. Kumbuka hii ni akaunti rasmi na si maoni yako ya kile kilichotokea!
• Andika maneno yote, ambaye aliwafanya, na matokeo ya kura, ikiwa kuna; hauna haja ya kuandika ni nani aliyemaliza mwendo. Bila shaka, sheria za shirika lako zinaweza kutofautiana ili uhakikishe kwanza.
• Ikiwa kura juu ya mwendo wowote au majadiliano yanarejeshwa mpaka mkutano ujao, fanya maelezo ya hayo.
• Rekodi wakati wa mwisho wa mkutano.

Baada ya Mkutano

• Weka dakika haraka iwezekanavyo baada ya mkutano wakati kila kitu bado ni safi katika akili yako. Ikiwa unapata kosa katika maelezo yako au ikiwa una swali, unaweza kuifuta haraka kwa kuzungumza na washiriki wengine.
• Kwa nakala ya mwisho ya dakika, Weka jina la shirika, jina la kamati, aina ya mkutano (kila siku, kila wiki, kila mwezi, mwaka, au maalum), na kusudi lake.
• Kutoa wakati ulianza na kumalizika.
• Kutoa orodha ya waliohudhuria na maelezo juu ya nani aliyekimbia mkutano. Unaweza pia kuonyesha hapa kwamba umechukua dakika. Weka jina lako kwenye orodha ya washiriki na, kwa mahusiano baada ya jina lako, sema kwamba umechukua dakika. Vinginevyo, mwishoni mwa hati unaweza kusaini kwa kuandika "Kwa ufanisi uliyotolewa na," ikifuatiwa na jina lako.

• Thibitisha dakika kabla ya kuwasilisha. Uliza mtu mwingine aliyehudhuria ili awaangalie pia. Yeye atakuweza kukujulisha ikiwa umeacha kitu fulani nje.
• Kuwasilisha kwa mtu ambaye alikimbia mkutano isipokuwa amepangiwa kufanya vinginevyo.