Maandalizi yako yanatambua kama utafikia matokeo yako yanayohitajika
Pamoja na dakika ya mkutano , nyaraka ambazo washiriki wanapokea baada ya mkutano, ajenda ni mpango wa mkutano na ufuatiliaji wa taarifa kwa mkutano uliopita.
Unapoendeleza ajenda ya mkutano ambayo si mara kwa mara iliyopangwa, hatua zifuatazo zitakusaidia. Baadaye katika makala hii, utaona template ya ajenda ya mkutano uliopangwa kufanyika mara kwa mara. Aina mbili za mikutano zinashiriki vitu vingine vya ajenda lakini sio sawa.
Kuendeleza Agenda ya Mkutano
Kwanza, kutambua kama wafanyakazi wengine wanahitaji kukusaidia kupanga mkutano. Kisha, chagua unayotarajia kukamilisha kwa kufanya mkutano. Kuanzisha malengo ya kutosha ya mkutano wako . Malengo uliyoweka itaanzisha mfumo wa mpango mzuri wa mkutano . Thibitisha kuwa haujawahi kupanga zaidi kuliko kufikia kwa ufanisi wakati wa mkutano wako.
Kama Stephen Covey alisema katika "Tabia saba za Watu wenye Ufanisi," "Anza na mwisho mwilini." Kusudi lako la mkutano litaamua lengo la mkutano, ajenda ya mkutano, na washiriki wa mkutano.
Kujenga ajenda ni kupanga mpango wa mkutano.
Unaanza na lengo kuu au kusudi ambalo unijaribu kukamilisha kwa kufanya mkutano. Ukiwa umeamua lengo lako, unahitaji kujua kama unahitaji msaada wa wafanyakazi wa ziada ili kupanga ajenda yako. Ikiwa ndio, waalike kujiunga na wewe katika kufanya ajenda yako ya mkutano kawaida kwa barua pepe au maandiko ili usiwe na haja ya mkutano wa ziada.
Maamuzi ya Kufanya Kama Unayoendeleza Agenda yako ya Mkutano
Baada ya kuamua lengo lako la jumla, wewe, au timu yako, unahitaji kufanya maamuzi yafuatayo. Mbali na kusudi au lengo la mkutano, kila moja ya vitu hivi huonekana kwenye ajenda ya mkutano.
- Washiriki waliohitajika kwenye mkutano halisi,
- Vitu vinahitaji mjadala au hatua ambayo itasababisha kufikia lengo au malengo,
- Kiwango cha muda unachotarajia kikundi kitahitaji majadiliano ya kila kitu,
- Tarehe na wakati wa mkutano,
- Eneo linalofaa, ambalo litashiriki washiriki wote kwa raha, kwa mkutano huo,
- Kabla ya kufanya kazi kwa mkutano. Hii itajumuisha kusoma, nyaraka , data, dakika ya mkutano kutoka mkutano wa awali, au maandalizi mengine ambayo yatasaidia mkutano wako halisi. Maandalizi haya yanapaswa kuunganishwa na taarifa ya mkutano na ajenda wakati unawasambaza washiriki walioalikwa.
Mbali na vitu vya juu vya uamuzi, vitu vya kawaida vya ajenda ya mkutano lazima zijumuishe:
- Kagua madhumuni ya mkutano, ajenda, na matokeo yaliyotarajiwa na bidhaa.
- Kagua dakika ya mkutano wa awali.
- Kagua maendeleo ya washiriki juu ya ahadi na vipengee vya hatua zilizofanywa katika mkutano wa awali.
- Mtungaji wa kumbukumbu au kiongozi anahitaji kuchunguza ahadi zilizofanywa na washiriki wakati wa mkutano wa sasa kama kitu cha mwisho cha ajenda.
Chagua Nani Lazima Kushiriki Kukamilisha Mkutano wako wa Mkutano
Ukiamua kuwa mkutano ni muhimu ili kukamilisha lengo lako, unahitaji kuendeleza orodha ya washiriki.
Si kila mfanyakazi anayeweza au anapaswa kushiriki katika kila mkutano, lakini kuwakaribisha washiriki wa haki wataongeza uwezekano wako wa kufanikiwa.
Jinsi ya Kutambua Washiriki wanahitajika kutimiza Agenda yako ya Mkutano
Tambua washiriki wako kwa wakati mmoja au mfululizo mfupi wa mikutano au kwa mkutano uliopangwa kufanyika au unaoendelea kwa kujiuliza maswali kama haya yafuatayo.
- Nani lazima awe na ufumbuzi wa kikundi kinaendelea?
- Ni nani anayefanya mchakato wa kundi unajadili?
- Ni nani anayehitaji kujua habari unazosambaza?
- Nani anaweza kutoa data na ukweli kuongoza maamuzi?
- Ni nani aliye na uzoefu au ujuzi wa kushiriki na kikundi?
- Ni nani atakayeunga mkono utekelezaji wa ufumbuzi au kazi yoyote?
- Ni nani lazima ape ruhusa au rasilimali ili kukamilisha matokeo ya mkutano?
- Ni nani anayeweza kupinga utekelezaji wa ufumbuzi wowote au mwelekeo?
Je, unahitaji Mkutano wa Mkutano wa Mkutano wa Mara kwa mara?
Si kila mkutano unahitaji ajenda iliyopangwa ya desturi. Wafanyakazi wengi wana mikutano iliyopangwa mara kwa mara kwa idara zao au kazi zao. Pia una timu na miradi ambayo unashiriki.
Mradi unaoendelea hauwezi kuhitaji ajenda mpya ya maendeleo ya kila mkutano, lakini timu yako itatumiwa vizuri kwa kupitisha mbinu ya kawaida ya mkutano wako.
Mkutano wa wafanyikazi uliopangwa mara kwa mara umegawanywa katika makundi matatu ambayo kila mmoja ana vitu vya ajenda ya kawaida: Items Informational, Items Action, na Mipango ya mbele.
Vipengele vya Mkutano wa Mkutano wa Mkutano wa Mara kwa mara uliopangwa
Vipengele vya Taarifa
Andika vitu vyote vya ajenda ambazo ni habari kwa kila mkutano. Kwa mfano, meneja anasasisha kikundi kwenye matokeo ya mkutano mkuu wa usimamizi.
Vipengele vya Hatua
Weka kwenye ajenda vitu vingine unayotarajia kundi litahitaji kupitia katika mkutano kila mara uliopangwa kufanyika. Kwa mfano, utendaji kwa bajeti kwa wakati na utambuzi wa akiba ya gharama na maboresho ya kuendelea kundi linalenga kufikia.
Mipango ya mbele
Weka kwenye ajenda vitu vingine ambavyo kundi linataka kutayarisha au kujiandaa kwa mapema. Kwa mfano, malengo ya muda mfupi ya mwezi ujao au haja ya misaada wa wenzake juu ya kazi zinazoja.
Ikiwa unafuata miongozo hii wakati unapoendeleza ajenda yako ya mkutano, unaongeza uwezekano kwamba mkutano wako utazalisha matokeo.
Mkutano wa Mkutano wa Mkutano wa Mkutano uliowekwa mara kwa mara
Tumia ajenda ya sampuli ya mkutano uliopangwa kufanyika ili kuhakikisha kuwa mkutano wako unatoa matokeo unayotafuta.
- Warm-up na salamu. Fikiria mkali mkali wa barafu kwa kutegemea jinsi mara nyingi kundi likutana.
- Kagua madhumuni ya mkutano, ajenda, na matokeo yaliyotarajiwa na bidhaa.
- Kagua dakika ya mkutano wa awali.
- Kutoa taarifa sahihi za idara na kampuni ambayo timu inahitaji.
- Kagua maendeleo katika vitu vya vitendo, mipango ya vitendo, na ahadi. Kagua maendeleo ya kikundi kwenye malengo.
- Jadili na ufanye maamuzi kuhusu vitu vya ajenda kwa mkutano huu.
- Tambua hatua zifuatazo.
- Tambua kusudi, matokeo, na ajenda ya mkutano ujao.
- Mwishoni mwa mkutano, mtungaji wa kumbukumbu lazima apitie ahadi zilizofanywa na watu wakati wa mkutano.
- Tambua usaidizi wowote unaohitajika kutoka kwa watu wasio katika kikundi na uwape washiriki kuwasiliana.
- Kuamua nani nje ya washiriki wa mkutano anahitaji kujua na kuamua jinsi gani utafikia mawasiliano.
- Tuma dakika nje ya masaa 24 ya mkutano au mara moja ikiwa mtunzi anaandika maelezo ya elektroniki (kawaida).
Zaidi Yanayohusiana na Kufanya Mikutano inayofaa