9 sheria kwa ajili ya kuandika barua pepe ambayo ni rahisi kujibu
Wengi wetu hatukujifunza kuandika barua pepe shuleni, lakini kujua jinsi ya kuandika barua pepe ni ujuzi muhimu katika sehemu ya kazi. Hii ni kweli kwa wale wanaofanya kazi (au kuangalia) kazi za telecommuting. Karibu na sifa nzuri ya simu , labda hakuna ujuzi muhimu sana kupata - na kuweka - kazi ya nyumbani-kazi.
Barua pepe iliyoandikwa vizuri inafanya iwe rahisi kwa mpokeaji kuelewa na kutenda kwa ujumbe wake. Katika utafutaji wa kazi, barua pepe inaweza kutangulia au hata kubadilisha nafasi ya uso kwa uso kwanza, hivyo punctuation sahihi na ujumbe unaofaa ni muhimu. Na juu ya kazi, barua pepe zisizo wazi husababisha kuchanganyikiwa na kuchelewesha. Fuata vidokezo hivi ili kuandika barua pepe za ufanisi kwa wenzake, wateja, wateja, uwezo wa kukodisha, hata marafiki na familia.
01 Kwanza, Fikiria Ujumbe na Mpokeaji
Kisha, fikiria mtazamo wa mpokeaji. Ni taarifa gani anahitaji kuchukua hatua au kuelewa ujumbe wako? Kutoa habari muhimu (lakini si nyingi). Pia, endelea kuzingatia sifa nzuri kwa mpokeaji huyu. Maonyesho na vifupisho, kama OMG au LOL, hazifaa kwa maombi ya kazi na barua pepe nyingi za biashara.
02 Andika maelezo ya mstari wa barua pepe ya barua pepe
Unapoandika barua pepe, usiandike kitu ambacho haijulikani katika mstari wa kichwa kama "hi" au "kazi za nyumbani-kazi" au usiache tupu. Barua pepe yenye aina hii ya mstari wa somo zina nafasi nzuri ya kuishia kwenye sanduku la spam ya mpokeaji au kupuuzwa tu. Ikiwa unaomba kazi, fanya jina la nafasi katika mstari wa somo. Ikiwa barua pepe ni kwa mwenzako, fanya mstari wa somo maneno mafupi ambayo yanahesabu kusudi la ujumbe. Faida nyingine ya kuandika mstari wa somo unaoelezea ni kwamba itakuwa rahisi kwako kupata katika kikasha chako ikiwa unahitaji kutafuta baadaye. Kitu kingine cha mstari wa barua pepe kama "Swali" haitasaidia, hata hivyo.
03 Salamu kwa Mpokeaji
Ikiwa unajua jina la mpokeaji wako lakini usijue mwenyewe, sahi kwa kutumia kichwa, kwa mfano. Ndugu Bibi Brunelli. (Tumia "Bi" kwa wanawake wakati haijulikani kama "Bi" au "Miss" ni sahihi.) Ikiwa hauna uhakika kuhusu jinsia, tu kutumia jina la kwanza na la mwisho, yaani, Mpendwa Chris Smith. Ikiwa hujui jina la mtu, fungua barua pepe yako bila salamu au kutumia salamu rahisi, kwa mfano. Sawa, Salamu, Meneja Mzuri, nk.
Ikiwa barua pepe ni kwa mwenzako au mtu mwingine unayemjua, tumia jina ambalo utatumia kwa mtu au kwenye simu.
04 Tumia Grammar sahihi na Pembejeo
Ni muhimu kutumia sarufi sahihi katika barua pepe. Kwa uangalifu au wasio na ufahamu, wasomaji wanaharamia watumaji kwa makosa ya grammatical.
- Sent-On Sentences - Wakati unapoandika barua pepe, usiruhusu vipindi. Pause ndogo huwapa wasomaji wakati wa kuchukua maneno 'maana. Sentensi fupi inaruhusu zaidi ya hizi safu ndogo. Kuvunja sentensi ndefu hata wakati hawana hukumu za kukimbia.
- Commas - Wachache sana au vyama vingi vinaweza kuchanganya. Jifunze kutumia comma kwa usahihi.
- Makubaliano ya Verb - Sentensi na aina hii ya hitilafu ni bendera nyekundu kwa waajiri wanaotafuta wagombea wenye stadi za mawasiliano. Kagua sheria za makubaliano ya kitenzi cha chini.
05 Angalia Spelling na Capital
Tumia kichunguzi cha spell, lakini usiwe na kutegemea. Mtazamaji wa spell hawatachukua "wao" kwa "ya" au "huko" kwa "wao," na aina hii ya kosa inaonyesha kutojali. Usitumie vifupisho vya maandishi kama "u" kwa "wewe" au "tho" kwa "ingawa."
Tumia mtaji sahihi. Watu wengi wanajua kufafanua mwanzo wa sentensi na majina mazuri, lakini wengi wanashindwa kufanya hivyo kwa barua pepe. Onyesha kwamba haujali kuchukua sehemu ya pili ya pili ili kugusa kitufe cha kuhama. Kwa upande mwingine, barua kubwa sana zinaweza kuvuruga msomaji. Epuka kuandika misemo katika kofia zote (ambazo wengi hutafsiri kama sawa na kupiga kelele kwa mtu) na pia kuimarisha, kwa kusisitiza, barua ya kwanza ya maneno ambayo sio mwanzo wa sentensi au majina sahihi.
Tumia Upangilio Rahisi katika Barua pepe
Kumbuka kwamba programu za barua pepe zote zinaonyesha tofauti. Kitu kinachoonekana kikamilifu kwenye screen yako kinaweza kukimbia pamoja na mtu mwingine. Kwa sababu hii, jaribu kuingiza hati yenye usanifu wa neno-usindikaji, kama barua au hati ya barua, kwa barua pepe. Tumia hati zilizoandikwa katika muundo wa maandishi wazi.
Fanya vifungu vifupi. Kama vipindi, mapumziko ya kifungu hupa jicho la msomaji kupumzika. Mtu anayesoma barua pepe kwenye simu ya mkononi atafaidika na aya ndogo. Lakini kuwa makini bado kufuata sheria za msingi kuhusu aya.
07 Kuwa Concise
Maandishi ya barua pepe ya kuzika uhakika huwekwa na kufutwa. Au mbaya zaidi, huenda hawaelewi. Fanya madhumuni yako wazi, kwa kutumia lugha mafupi.
- Kuondoa Neno - Andika na vitendo vyenye kazi. "Jack alinipeleka fomu" hutumia kitenzi cha kazi. "Fomu zilizotumwa kwangu na Jack" hazipatikani. Fomu ya passive inatumia maneno machache tu, lakini inaongeza. Zaidi ya hayo, inahitaji wasomaji kurekebisha mawazo katika vichwa vyao.
- Funga kwa Uhakika - Pinga jaribu la kuongeza maelezo ya nje au maoni. Hifadhi haya kwa barua pepe nyingine.
- Tumia Pole za Bullet - Hizi kuruhusu msomaji wako kutumia dalili za kuona kuona mambo muhimu. Lakini ikiwa una shaka juu ya jinsi risasi zitakavyotangaza, tumia vioster au viungo vya kutengeneza risasi.
08 Usajili wa barua pepe kwa usahihi
Ikiwa barua pepe yako haifafanua saini ya kawaida, hakikisha inafaa kwa barua pepe fulani unayotuma. Ishara na taarifa za kisiasa au majina na umri wa watoto wako ni nzuri kwa barua pepe binafsi, lakini kwa kazi hutumia saini ya chini ya kibinafsi. Kulingana na kazi yako na mwajiri wako, bado unaweza kubinaza saini yako ya barua pepe kwa nukuu. Chagua kitu kisicho na utata. Ikiwa unauliza juu ya kazi, tumia saini yako kutoa maelezo ya kuwasiliana sahihi bila quotes yoyote au personalization ziada.
09 Reeread / Rethink Kabla ya kupiga Kutuma
Angalia makosa ya punpelling na punctuation kabla ya kutuma kutuma. Ikiwa unapata kosa katika barua pepe kwa ajili ya programu ya kazi, tengeneze kisha upye tena tena kabla ya kugonga kutuma. Lakini pia rejea kwa maudhui. Ikiwa barua pepe yako ni ndefu, fikiria juu ya njia za kuifanya iwezekanavyo zaidi. Na ikiwa barua pepe yako ni ya utata au imeandikwa kwa hasira, hit salama. Rudi saa yake masaa machache au siku baadaye na uone kama bado unataka kutuma.
Hii inaweza kuonekana kama mengi ya kufanya kabla ya kutuma barua pepe, lakini ikiwa unatuma barua pepe yenye ufanisi na unaoandaa kwa ufanisi barua pepe yako, utapata wewe kwa kweli una muda zaidi si chini.