Jinsi ya kupata kumbukumbu muhimu haraka na kwa urahisi
Wakati pekee unaofikiria kufikiria kuhusu nyaraka zako muhimu ni wakati unapohitaji. Na, mara nyingi huwezi kupata wakati unapohitaji kwa sababu huna mfumo uliopangwa na uliowekwa kati ya kuhifadhi kumbukumbu zako muhimu na / au wakati wa mwisho unavyohitaji, umemrudisha tena bahari ya majarida katika ofisi yako ya nyumbani badala ya kuiweka ambapo ilikuwa mali.
Sauti inayojulikana?
Kwa karatasi zako zote muhimu zinaenea katika nyumba yako, unapoteza muda mwingi na nishati kutafuta yao. Wewe pia uko katika hatari ya kupoteza baadhi yao kabisa. Lakini kwa hatua kadhaa rahisi, unaweza kupanga nyaraka zako za karatasi muhimu kwa saa moja mwishoni mwa wiki hii!
Unahitaji baraza la mawaziri la kufungua chupa mbili au sanduku la faili la kunyongwa, faili nyingi za kunyongwa (rangi 6 tofauti), folda za tatu za kukata-kichwa za manila, na usalama salama (kwa hiari). Au unaweza kununua ununuzi mkubwa wa binder na wa tab. Mara baada ya kupata bidhaa hapa ni hatua sita unazofuata kufuata makaratasi yako.
Hatua ya Kwanza: Kusanya nyaraka zako zote
Kabla ya kuandaa nyaraka zako zote muhimu, lazima uzipate. Hii wakati mwingine ni rahisi kusema kuliko kufanya.
Angalia ofisi yako ya nyumbani kama katika viunga na karatasi zimewekwa kwenye dawati au meza yako. Angalia makundi ya karatasi yanayokusanya countertops yako ya jikoni pamoja na vikapu vya jikoni na vikapu.
Angalia juu ya chumba cha kulala cha chumba cha kulala na usiku wa usiku (ungeweza kuwaacha huko kwa kukimbilia asubuhi na kusahau juu yao). Mwisho, lakini sio mdogo, angalia mfuko wako au nyaraka za nyaraka muhimu ambazo bado unaendelea kuzunguka (kupinga).
Hatua ya Pili: Panga hati zako
Nyaraka muhimu zaidi zinaanguka katika moja ya makundi sita yafuatayo.
Weka nyaraka zako zote zilizokusanywa kama ifuatavyo:
- Rekodi za nyumbani na mali - mikopo, matengenezo ya mali, miradi ya kuboresha nyumbani na risiti, miongozo ya vifaa na vyeti, habari za kodi ya mali, sera za bima ya nyumbani na miongozo
- Rekodi za magari - majina, rekodi za matengenezo, sera za bima na habari, habari za mkopo na rekodi za malipo
- Rekodi za afya - sera za bima, miongozo ya bima ya afya, maelezo ya faida za matibabu, bili ya daktari, orodha ya dawa, taarifa za matumizi ya kubadilika, risiti za matibabu, maagizo ya matibabu, sera za bima ya maisha
- Rekodi za kifedha - kauli za benki, anarudi kodi, rekodi za ushuru wa kodi, rekodi za uwekezaji, kumbukumbu za mkopo, kauli ya kadi ya mkopo
- Rekodi za umeme - mikataba ya simu za mkononi na miongozo; risiti za mauzo na dhamana kwa kompyuta, kompyuta, na iPads; mipango ya cable na mtandao na bili; ripoti ya mauzo ya router ya wireless na mwongozo
- Rekodi za kibinafsi - vyeti vya kuzaliwa, cheti cha ndoa, hati ya talaka, karatasi za ulinzi, habari za usalama wa jamii, rekodi za chanjo, hati za kusafiria, rekodi za huduma za kijeshi, kumbukumbu za ubatizo na uthibitishaji, mapenzi, mpango wa mazishi na maelezo ya tovuti ya mazishi. Ikiwa una pets, unaweza pia kuingiza nyaraka zao muhimu kama habari za mifugo na chanjo katika jamii hii.
Hatua ya Tatu: Pata nyaraka zako muhimu
Nyaraka zako muhimu zinaweza kuhifadhiwa katika baraza la mawaziri la kufungua mara kwa mara au sanduku la faili la kunyongwa. Kuna baadhi, hata hivyo, ambayo inapaswa kuhifadhiwa kwenye chaguo la usalama au salama ya kuhifadhi kama vile usalama wa amana.
Nyaraka za Vital ni nyaraka ambazo zingekuwa ngumu sana au zinazotumia muda mrefu kuchukua nafasi. Inaweza kuwa na habari nyeti za kibinafsi ambazo zinaweza kuathiriwa katika tukio la kupumzika au wizi. Katika tukio hilo, nyumba yako iliharibiwa na moto au mafuriko ungependa nyaraka hizi muhimu kubaki zisizofaa.
Kwa watu wengi, nyaraka zifuatazo zitazingatiwa muhimu: habari za usalama wa jamii, vyeti vya kuzaliwa, sera za bima pamoja na maelezo ya mawasiliano ya wakala wako, mapenzi, vitendo vya mali, vyeo vya gari, pasipoti yako na mkataba wowote au mkataba ambao unahitaji saini yako ya awali.
Fanya orodha kuu ya nyaraka zote muhimu unazoweka katika salama yako ya usalama au katika chaguo la hifadhi ya offsite.
Hatua ya Nne: Rudia mkoba wako
Wengi wetu hubeba habari muhimu katika mifuko yetu kila siku. Je! Unajua kila kitu kilicho katika mkoba wako? Ungefanya nini ikiwa mkoba wako ulipotea au uliibiwa?
Fanya nakala ya leseni yako ya dereva, kadi ya wafadhili, kadi (b) ya bima ya afya, kadi za uanachama kama kadi ya uaminifu wa kuhifadhi vyakula vya ghala, klabu za ghala, na muhimu zaidi, kadi zote za mikopo na debit (nakala mbele na nyuma). Weka nakala hizi na nyaraka zako muhimu za karatasi:
Hatua ya Tano: Kujenga mfumo rahisi wa kufungua
Rahisi mfumo wa kufungua, uwezekano zaidi unatumia kwa msingi thabiti. Chukua kila aina ya waraka muhimu na uwape alama ya faili ya kunyongwa:
- Kumbukumbu za Nyumbani na Mali
- Kumbukumbu za Auto
- Kumbukumbu za Afya
- Kumbukumbu za Fedha
- Kumbukumbu za kielektroniki
- Kumbukumbu za Kibinafsi
Ongeza idadi inayofaa ya faili za kunyongwa kwenye mfumo wako wa kufungua kwa idadi ya nyaraka unazo katika kila aina.
Tumia folda za manila na uunda folda kwa hati ya kila mtu ndani ya kila aina. Weka folda kwenye sehemu inayofaa ya faili ya kunyongwa.
Ikiwa unununua binder kubwa ya tatu-pete na kuingiza tab, lebo lebo na majina ya rekodi hapo juu, shimo la karatasi piga nyaraka zote na uwaandishe. Ikiwa karatasi hazipaswi kuwa shimo la karatasi lililopigwa, shimo la karatasi lilipiga folda na kuweka nyaraka kwenye folda.
Sasa, kama makaratasi tu sio jambo lako hii inaweza kuwa wakati wa kufungua kwako. Unaweza kuchunguza nyaraka hizi zote, ziwahifadhi kwenye gari ngumu, na kisha ukazipoteza. Lakini kutumia busara yako kama baadhi ya makaratasi ni bora kushoto kuokolewa. Tumia hukumu yako bora.
Maintenance Endelevu
Kwa sasa kwamba karatasi zako muhimu zinaandaliwa, ziwe na taratibu. Kila mwezi unapolipa bili zako, fungua hati yoyote mpya katika sehemu inayofaa ya mfumo wako wa kufungua. Wakati huo huo, angalia nyaraka zozote ulizoziondoa kwenye mfumo wakati wa mwezi ambao bado unaweza kuwa nje ya mfumo wa kufungua. Rejesha tena. Angalau mara mbili kwa mwaka, kagua nyaraka katika mfumo wako wa kufungua ili kuona ikiwa kunaweza kufutwa. Ratiba nzuri ya kufuata ni ya kwanza ya mwaka na mwishoni mwa kila mwaka wa shule.
Kwa juhudi kidogo, unaweza kuvuna faida za muda mrefu kwa kuandaa nyaraka zako muhimu za karatasi.
Iliyotengenezwa na Elizabeth McGrory.