Maswali ya kujiuliza kabla ya kutuma
Barua pepe inaweza kuwa hatua yako ya kwanza ya kuwasiliana na mtu na kwa sababu ya hiyo, ni nafasi yako ya kwanza ya kufanya hisia. Jihadharini sana katika kutengeneza ujumbe wako. Kabla ya kutuma kutuma, jibu maswali haya 7.
1. Je, Ujumbe wangu Hukosa Huru?
Kuangalia barua pepe yako kwa makosa ni jambo muhimu zaidi unaweza kufanya kabla ya kutuma. Siri isiyofaa na sarufi mbaya itakufanya uangalie usio na ujinga. Hiyo inakabiliana na hisia unajaribu kufanya, hasa ikiwa unahitaji kazi.
Proofread mpaka una uhakika wewe umechukua wote spelling na makosa ya kisarufi, pamoja na typos. Grammarly.com ina zana za bure, ikiwa ni pamoja na ugani kwa kivinjari cha Chrome, ambacho kinaweza kukusaidia.
2. Anwani yangu ya barua pepe inasema nini kuhusu mimi?
Anwani yako ya barua pepe ya kazi-ambayo kwa njia, unapaswa kamwe kutumia kwa ajili ya kutafuta kazi-labda ni moja kwa moja sana. Inawezekana zaidi ni tofauti ya jina lako.
Huenda umechagua anwani ndogo kama ya biashara ya kutumia barua pepe binafsi. Anwani ambayo ni ya kupendeza, ya watoto wachanga, au nzuri ni sawa ikiwa unatumia tu kutuma ujumbe kwa marafiki na familia yako lakini ikiwa unahitaji kuandika barua pepe ya kitaaluma, ingia kwa akaunti mpya inayoonyesha ujuzi .
Weka anwani ya barua pepe inayotumia jina lako halisi. Jaribu majina yako ya kwanza na ya mwisho; jina lako la kwanza, katikati ya awali na jina la mwisho; au mchanganyiko wa wale. Usitumie barua pepe yako ya kitaalamu kutoka kwa chickybabe@mymail.com.
3. Je, jina na anwani ya barua pepe katika uwanja wa "Ili" ni sahihi?
Unapoanza kuandika jina la mpokeaji kwenye uwanja wa "Kwa", wateja wengi wa barua pepe watajaza jina lolote kwa moja kutoka kwa anwani zako. Unaweza kuishia kwa urahisi jina baya katika uwanja huo ili uhakikishe kuzingatia hili.
Fikiria shida ambayo inaweza kutokea ikiwa kwa usahihi utuma barua pepe kwa mpokeaji asiyefaa. Hebu sema unatafuta kazi wakati unapohitajika . Meneja wa kukodisha kwa mwajiri anayeweza kuwa na jina anaweza kuwa na jina ambalo huanza na barua ile ile kama jina la bwana wako wa sasa. Je, itakuwa na aibu gani ikiwa umemtuma bwana wako ujumbe ulio maana kwa meneja huyo wa kukodisha? Sio tu unataka kuhakikisha kuwa ujumbe wako unakaribia marudio yake, lakini pia unataka kuwa na hakika kwamba haufikia unotarajiwa.
4. Je, nilitumia Kichwa cha Kinafaa kwa kuwasiliana na Mpokeaji?
Ikiwa uko tayari kwa jina la kwanza na mtu unayemtuma barua pepe, ni sawa kuwatumia kwa njia hiyo katika ujumbe wako.
Hata hivyo, kama hii ni mara ya kwanza kuwasiliana na mtu, au hujui jinsi wanapendelea kushughulikiwa, ni vyema kutumia cheo rasmi kama Mheshimiwa, Bi, Bi, au Dk. Na mwisho wa mpokeaji jina.
Daima kosa kwa upande wa tahadhari. Haiwezi kuumiza kuwa rasmi. Kwa maelezo kuhusu jinsi mtu ambaye tayari una uhusiano ulio imara anataka kushughulikiwa, angalia tena juu ya ujumbe wa awali ili kuona jinsi ya saini. Hiyo itakusaidia kuamua nini cha kufanya.
5. Je, Toni Yangu Inazungumza Ujumbe Wangu vizuri?
Kama neno linakwenda, "Sio unayosema lakini ni jinsi unavyosema." Unapozungumza na mtu uso kwa uso, unaweza kutegemea maonyesho, lugha ya mwili, na usoni wa uso ili kusaidia kutoa maana zaidi kwa maneno yako.
Unapojaribu kufikisha ujumbe huo kwa kuandika , kuna nafasi zaidi ya kutokuelewana kwa sababu msomaji hawezi kuona uso wako, asome lugha yako ya mwili, au kusikia sauti yako.
Hakikisha ujumbe wako ni wa heshima na unaonekana wa kirafiki, na kwamba maana yako inalenga ni wazi.
6. Je! Ujumbe Wangu Ni Rahisi, Lakini Sio Kulala?
Kuweka ujumbe wako mfupi na tamu utawafanya iwe rahisi kuelewa. Wakati huo huo, unapaswa kuacha kitu chochote muhimu. Hutaki kumlazimisha mpokeaji wa barua pepe yako nadhani unachojaribu kusema. Ujumbe wako unapaswa kuwa sahihi zaidi iwezekanavyo lakini ni pamoja na taarifa zote muhimu.
7. Je, nilijumuisha Vifungo visivyoombwa?
Watu wengi wanakataa kufungua viambatisho vya barua pepe ambavyo hazitarajii. Wao ni haki ya kuepuka kufanya hivyo. Maambukizi ya virusi mara nyingi hutolewa katika viambatisho hivi. Ikiwa unataka kutuma faili kwa mtu, kwa mfano, resume yako, waulize mpokeaji wako ruhusa yake kwanza. Tuma tu ikiwa anasema ni sawa.