1. Fanya tabia zako
Hata katika ulimwengu ambapo tunakimbilia kufanya mambo haraka iwezekanavyo ili kuendelea na kazi inayofuata, tumia wakati wa kutumia tabia nzuri katika barua pepe yako.
Usipuuke kusema "tafadhali" na "asante."
Wakati wa kuwasiliana na watu ambao hawajui vizuri au wakati wote, au ambao una uhusiano wa kawaida tu, jibue kwa kichwa chao na jina lake la mwisho, isipokuwa wamekuomba ufanye vinginevyo. Kwa mfano, sema "Mpendwa Mheshimiwa White" au "Mpendwa Bi Grey." Ikiwa unajibu barua pepe na mtumaji wa ujumbe wa awali ameiweka saini kwa jina lake la kwanza peke yake, basi unaweza kudhani salama kuwashughulikia kwa njia ile ile.
2. Angalia Toni Yako
Tone ni jinsi wewe, kama mwandishi, unaweza kueleza mtazamo wako katika ujumbe wa barua pepe. Inathiri jinsi inapokea. Kwa kawaida unataka kuhakikisha kuwa hupokea mpokeaji kama heshima, mwenye kirafiki, na mwenye kufikirika. Hutaki sauti sauti au kudai. Fudia ujumbe wako mara kadhaa kabla ya kupiga kutuma.
Unapoandika kwa mtu ambaye umesema naye kabla, mwanzo kwa kusema kitu cha kirafiki kama "Natumaini kuwa uko tayari." Wakati emojis inaweza kukusaidia kufikisha sauti kwa urahisi zaidi, jaribu kuitumia kwenye barua pepe ya kitaaluma isipokuwa unapoandika kwa mtu ambaye una uhusiano usio rasmi.
Usitumie wakati unapoandika kwa mwajiri anayotarajiwa.
Daima huchukuliwa kuwa etiquette ya barua pepe isiyofaa kuandika barua pepe au sehemu ya moja katika barua zote za upepo. Itawafanya uone kama wewe unapiga kelele.
3. Kuwa Concise
Watu wenye busara hawana wakati au mwelekeo wa kutumia zaidi ya dakika kusoma barua pepe binafsi.
Ikiwa unataka kuruhusu mpokeaji wako kusoma ujumbe wako haraka, na bado anaielewa, lazima uifanye kifupi.
Usiondoe maelezo muhimu, hata hivyo. Hakikisha ujumbe wako unaonyesha wazi sababu yako ya kuandika kwa kwanza. Hakuna mtu anayeokoa wakati unapomaliza kuwa na kurudi wakati unajaribu kueleza maelezo uliyoacha.
4. Epuka kutumia vifupisho vya maandishi
Ingawa unataka kuokoa muda, unapaswa kutumia vifupisho vya maandishi katika barua pepe yako ya kitaaluma. Ikiwa unasema maandishi mengi, kama watu wengi wanavyofanya, huenda ukavaa kutumia aina ndogo ya kuzungumza na marafiki zako. Kwa mfano, unaweza kutumia "u," "ur," na "plz" badala ya "wewe," "yako," na "tafadhali." Vifupisho hivi hazina mahali katika mawasiliano ya biashara, isipokuwa mpokeaji ni mtu ambaye una uhusiano wa kawaida.
5. Tumia anwani ya barua pepe ya kitaaluma
Kwa ujumbe unaohusiana na kazi yako ya sasa, daima utumie anwani ya barua pepe ambaye mwajiri wako amepewa kwako. Hata hivyo, unapaswa kutumia kamwe kutuma ujumbe usiohusiana na kazi yako, kwa mfano, ikiwa unatafuta mpya. Tumia akaunti ya barua pepe ya kibinafsi badala yake.
Ikiwa huna akaunti ya kibinafsi, kwa mfano, yule mtoa huduma wako wa mtandao hutolewa wakati umejiandikisha kwa huduma, pata akaunti ya barua pepe ya bure.
Tumia Gmail au huduma nyingine ili kuanzisha anwani inayoonekana kitaaluma. Usitumie kitu chochote kimya au cha kupendeza. Jina lako la awali na la kwanza au jina lako kamili ni chaguo sahihi.
6. Usisahau Mpaji wa Hesabu na Hesabu
Ni muhimu kwamba uhakiki barua pepe yako kwa uangalifu. Usisahau kamwe hatua hii muhimu, bila kujali ni busy sana. Mambo unayotaka kuwa makini ni spelling sahihi na grammar sahihi. Mbali na spelling maneno ya kawaida kwa usahihi, unataka pia kutaja majina ya watu haki, ikiwa ni pamoja na ya mpokeaji wako na jina la kampuni yake.
Kuwa mwangalifu kuhusu kutegemea sana juu ya wachunguzi wa spell. Wanaweza kutambua makosa ya maneno wakati hutumiwa vibaya. Kwa mfano, mtazamaji wa spell hawatabiri neno "kwa" katika hukumu, "Ninahitaji kukuuliza maswali," ingawa, katika hali hii, inapaswa kuwa "mbili." Angalia mara mbili spellings ambazo hujui kwa kutumia kamusi ya bure ya mtandaoni kama Merriam-Webster.