Makala hii inaangalia eneo la ujuzi wa usimamizi wa mradi kutoka kwa Mwongozo wa Mwili wa Usimamizi wa Mradi (Mwongozo wa PMBOK) - Toleo la Tano. Hii sio njia pekee ya kufafanua usimamizi wa mradi wa mradi, lakini ni hatua nzuri ya kuanzia na itakusaidia sana ikiwa unafanya kazi kwa vyeti yako ya PMP®.
Mipango ya Usimamizi wa Mradi
Usimamizi wa mradi katika uongozi wa PMBOK ® unajumuisha michakato 6. Mipango ya usimamizi wa wigo wa mradi ni:
- Panga usimamizi wa wigo
- Kusanya mahitaji
- Define wigo
- Unda Mfumo wa Uharibifu wa Kazi
- Thibitisha wigo
- Udhibiti wa upeo.
Hebu angalia kila moja ya hayo.
Mpango wa Usimamizi wa Mipango
Njia ya kufanya hivyo ni kukupa mpango wa usimamizi wa wigo mwishoni mwao. Hiyo hutoa jinsi utafafanua, kusimamia, kuthibitisha na kudhibiti upeo wa mradi wako. Kuweka kazi mbele ili kufafanua hii inakupa kitu cha kutaja baadaye. Unaweza kupata kwamba unaweza kutumia mpango wa usimamizi wa wigo wa mradi kama hatua ya mwanzo, kama michakato ya usimamizi wa wigo haifai kutofautiana kati ya miradi mara kampuni yako imepanga njia ya kufanya kazi ambayo inafanikiwa kwao.
Matokeo ya mchakato huu ni mpango wa usimamizi wa wigo. Hii ni sehemu ya mpango wako wa usimamizi wa mradi na ni pamoja na:
- Jinsi utaandaa taarifa ya upeo wa kina
- Jinsi gani utaunda muundo wako wa kuvunjika Kazi (WBS) kutoka kwa taarifa ya wigo
- Jinsi utaendelea kudumisha na kukubali WBS hiyo
- Jinsi utapata kukubali rasmi kwa utoaji wa mradi huo
- Jinsi utaweza kusimamia mabadiliko katika wigo.
Hati haipaswi kuwa ya kina au ya kawaida sana: inabidi tu inafaa kwa kusudi.
Kusanya Mipango ya Mahitaji
Katika mchakato huu, utafanya kazi ambayo wadau wako wanataka kutoka kwa mradi huo. Ukiwa umeelezea wazo lako kubwa , unahitaji kusajili mahitaji na udhibiti matarajio yako ya wadau. Hii ni muhimu kwa sababu mara nyingi yale wanayoomba sio kweli au yanaweza kupatikana kutokana na vikwazo vingine vya mradi, kama gharama.
Pato la mahitaji yako ya kukusanya ni seti ya mahitaji ya kumbukumbu. Hii inapaswa kuwa ya kina iwezekanavyo na kwa kawaida itajumuisha makundi kadhaa ya mahitaji kama vile:
- Mahitaji ya kazi na yasiyo ya kazi
- Mahitaji ya wadau kama mahitaji ya kuripoti
- Msaada na mahitaji ya mafunzo
- Mahitaji ya biashara
- Mahitaji ya mradi kama vile viwango vya huduma au ubora
Pia utaandika matarajio, mawazo, na vikwazo vinavyohusiana na mahitaji.
Eleza Mchakato wa Upeo
Hapa ndio unachukua mahitaji yako na kuwageuza kuwa maelezo ya kina ya bidhaa au huduma ambayo mradi wako utaunda. Utakuwa na taarifa ya upeo wa mradi ambayo unaweza kutaja wakati wa mradi. Itajumuisha orodha ya kile kilicho katika upeo na kile kilicho nje. Hiyo ni muhimu kwa sababu mara nyingi watu hawatakumbuka kile kinachotengwa na kurudi na kukuuliza kufanya kazi kwenye maeneo hayo.
Hatimaye yoyote itahitajika kupitia udhibiti wa mabadiliko.
Unda Mchakato wa Uharibifu wa Kazi
Utaratibu huu unawezesha kugeuka orodha yako ya mahitaji katika maono yaliyomo ya kile unachohitaji kufanya. Kazi kuu hapa ni kuvunja kazi kubwa katika vidogo vidogo vinavyoweza kudhibitiwa.
Matokeo ya mchakato huu ni WBS. Kwa kibinafsi, siitumii WBS kwenye miradi yangu, lakini inaweza kuwa chombo cha manufaa sana. Ikiwa haufikiri kuiona, basi unaweza kufikia matokeo sawa kwa kuunda orodha.
Thibitisha Mchakato wa Upeo
Mchakato wa Uthibitisho wa Maadili sio, kama unavyoweza kufikiria, kupata washikadau wa biashara kusaini WBS yako. Ni juu ya kuhakikisha kuwa una mchakato uliopo kwa ajili ya kupata saini kwa utoaji wako wakati wakati unakuja.
Ni muhimu kuweka muundo huu mahali ili usiwe na maswali yoyote kuhusu nani atakayeidhinisha kutolewa au vigezo gani watakayotumia kusema kuwa ni kamili.
Mara mchakato ukamilika, utakuwa umekubali utoaji wa fedha, unaidhinishwa na yeyote anayehitaji kuidhinisha.
Mchakato wa Upeo wa Udhibiti
Mfumo wa Udhibiti wa Udhibiti ni wa mwisho katika eneo la ujuzi wa usimamizi wa wigo wa mradi. Inahusiana na kuhakikisha kuwa kuna udhibiti wa mabadiliko ufanisi ikiwa wigo unahitaji kubadilika. Pia inashughulikia kufuatilia mradi wako na kofia ya 'upeo' ili uangalie kuwa itatoa kile unafikiri kitakavyo.
Utaratibu huu 6 hufanya ujuzi wa usimamizi wa wigo wa mradi ni katika Mwongozo wa PMBOK ® Toleo la Tano .