Makala hii inaangalia eneo la ujuzi wa usimamizi wa wakati wa mradi kutoka kwa Mwongozo wa Mwili wa Usimamizi wa Mradi (Mwongozo wa PMBOK) - Toleo la Tano. Kuna njia zingine za kuangalia ratiba ya mradi lakini ikiwa unafanya kazi kwa vyeti yako ya PMP® basi njia ya Mwongozo wa PMBOK ™ ndiyo utakayofuata , na ni mazoea mazuri kwa wasimamizi wote wa mradi pia.
Mipango ya Usimamizi wa Muda wa Mradi
Usimamizi wa muda wa mradi katika Mwongozo wa PMBOK® umeundwa na taratibu 7. Mchakato wa usimamizi wa wakati wa mradi ni:
- Panga ratiba ya usimamizi
- Eleza shughuli
- Mlolongo shughuli
- Weka rasilimali za shughuli
- Tathmini muda wa shughuli
- Panga ratiba
- Ratiba ya kudhibiti.
Hebu tuchunguze zaidi ndani ya kila mmoja.
Panga Mchakato wa Usimamizi wa ratiba
Hatua hii ni pale unapoanzisha sera zote, taratibu na nyaraka zinazotakiwa kusimamia ratiba yako ya mradi kutoka kwa mpango wako wa kwanza, maendeleo ya kuendelea, utekelezaji na kisha kudhibiti ratiba.
Pato la kufanya mipango hii ni kuzalisha mpango wa usimamizi wa ratiba. Hata hivyo, katika maisha halisi, labda hautakuwa na mpango tofauti wa kusimamia ratiba yako. Mengi ya yale unayofanya kazi hapa yatakuja katika mpango wako wa usimamizi wa mradi (tafuta jinsi ya kuandika mpango wa usimamizi wa mradi hapa ) na hiyo ni ya kutosha kabisa.
Eleza Shughuli Mchakato
Utaratibu huu unatambulisha na unaandika hati unayohitaji kufanya ili kuzalisha utoaji wa mradi huo. Kwa maneno mengine, inabainisha kazi za mradi. Utatumia maelezo ya upeo ambao unaweka pamoja wakati wa shughuli za usimamizi wa wigo ili kukusaidia kuvunja kazi katika kazi za kibinafsi.
Pato kuu la kufanya kazi kwa njia hii ni kwamba utakuwa na orodha ya kazi ya mradi. Hiyo ni muhimu kama ni pembejeo kuu kwa mchakato unaofuata.
Mlolongo Shughuli Mchakato
Kutumia orodha yako ya kazi, sasa unapaswa kuiweka kwa utaratibu sahihi. Mwisho wa mchakato huu, utakuwa na mtazamo wa mahusiano kati ya kazi za mradi. Utaratibu huu husaidia kuweka mradi wako ufanyie kazi ili uweze kutumia vizuri rasilimali za mradi na kutoa haraka iwezekanavyo.
Mwongozo wa PMBOK ® unazungumzia juu ya kuzalisha mchoro wa mtandao kama pato la mchakato huu, lakini hiyo ni muhimu sana, na hakika, hakuna kitu ambacho ungependa kufanya kwa mkono. Ikiwa unataka kufanya mchoro wa mtandao kwa sababu fulani, kisha tumia programu yako ya usimamizi wa mradi ili uifanye. Hatimaye, hata hivyo, orodha ya utegemezi na tarehe za kuanza na mwisho wa kazi zitakuwa nzuri na zisizo za muda.
Tathmini Mchakato wa Rasilimali za Shughuli
Unajua unayofanya nini, hatua inayofuata ni kufanya kazi kwa nini rasilimali unayohitaji ili kufikia hilo. Utaratibu wa Rasilimali ya Matumizi ya Msaada husaidia na hiyo. Katika utaratibu huu, utafanya kazi kwa nini rasilimali za kibinadamu, vifaa, na mahitaji unayohitaji, pamoja na kiasi unachohitaji kila.
Tathmini Mchakato wa Muda wa Shughuli
Hatua hii ni pale ambapo kazi ngumu ya kuhesabu muda gani kila kazi itachukua hutokea. Wakati wa mchakato huu utafanya kazi kwa muda gani itachukua kuchukua kila shughuli, kwa kutumia rasilimali ulizozibainisha.
Usisahau kuzingatia upatikanaji wa rasilimali na likizo na muda wa shughuli zako. Kwa sababu kazi tu inachukua masaa 8 haimaanishi kuwa itamalizika asubuhi.
Tengeneza Mchakato wa ratiba
Hatimaye, sasa unaweza kuweka pamoja ratiba yako ya mradi. Kwa habari zote zilizokusanywa kutoka kwa michakato ya juu, ni lazima iwe rahisi.
Kuendeleza ratiba ni moja ya michakato ngumu zaidi katika Mwongozo wa PMBOK®. Kuna pembejeo 13 (kila kitu juu ya hatari, upeo, na vipengele vinavyohusiana na mazingira ya mradi). Ratiba yenyewe ni moja tu ya matokeo, lakini wengine ni (kwa maoni yangu) chini ya muhimu.
Baada ya yote, umekwenda kupitia haya yote ili kupata ratiba ambayo ni hati muhimu ya kusimamia utendaji wa mradi wako.
Ratiba yako haipaswi kuwa chati ya Gantt. Hapa kuna njia 5 za chati za Gantt ambazo unazingatia.
Mchakato wa ratiba ya Kudhibiti
Hatimaye, mchakato wa Ratiba ya Udhibiti huwapa zana unayohitaji ili kufuatilia na kurekebisha ratiba ya mradi wako, kuhakikisha kuwa mabadiliko yanasimamiwa ipasavyo na unaendelea kudhibiti wakati wa mradi wako.
Kuandaa ratiba ya mradi wako na kufuatilia baadaye ni vipande vingi vya kazi, lakini ni thamani ya kujua kwamba una ratiba ambayo unaweza kuwa na uhakika juu ya.