Nini Wasimamizi wa Mradi Wanafanya Siku Zote?

Meneja wa Meneja wa Mradi

Mimi mara nyingi huulizwa ni meneja wa mradi gani kwa sababu jukumu ni pana sana. Hapa ni kuchukua yangu juu ya jukumu la meneja wa mradi. Hii ndio meneja wa miradi kufanya siku zote.

Wasimamizi wa Mradi ...

Kuendeleza Njia Kubwa

Kazi ya kwanza ya meneja wa mradi ni kukuza wazo kubwa. Haijawahi kuwa kama hii. Sio kwamba mameneja wa mradi wa zamani walitarajiwa kuchukua wazo kamili, labda kesi kamili ya biashara, na kugeuza kuwa katika mpango wa mradi ambao ungeweza kutekelezwa.

Leo, jukumu la meneja wa mradi umebadilika, na unaweza uweze kupata kujihusisha mapema na mapema katika mradi kabla ya kuwa hata 'mradi.'

Utafanya kazi na mdhamini wa mradi kwa mwili nje ya wazo ili kuunda picha ya awali ya mradi na kufanya kazi kama inawezekana.

Weka Timu

Ikiwa wazo lako kubwa linachukuliwa kuwa linawezekana, basi hatua yako ya pili itakuwa kuweka timu ambayo inaweza kufanya kazi kugeuza wazo hilo kuwa kweli. Unahitaji idadi ya watu ambao wanaweza kutimiza majukumu mbalimbali kwenye timu ya mradi .

Kwa kweli, unatafuta wataalam wa suala katika kila eneo la kazi, lakini utahitaji pia kuchukua upatikanaji. Wasimamizi wa miradi hawawezi kupata wafanyakazi wanaotaka kwenye timu kwa sababu wataalam hao wanafanya kazi kwenye miradi mingine. Ikiwa huwezi kusubiri kwao kuwa inapatikana, utahitaji kufanya kazi na watu wanaopatikana.

Hutahitaji kila mtu aliyehusika katika timu wakati wote. Wataalam wengine wa kazi, kama vile wanasheria au maafisa wa vyombo vya habari, watahitaji tu kujiunga na timu katika pointi husika njiani. Sehemu ya ujuzi wa usimamizi wa mradi na usimamizi wa rasilimali ni kuhakikisha kuwa unawajulisha kazi zao zinakuja na kisha kuwaleta kwa kasi juu ya mradi mara tu utaalamu wao unahitajika.

Kuandaa Nini Kinachofanyika

Wakati wa kuanzishwa kwa mradi na hatua za kuanza mwanzoni, utafanya kazi na timu yako ili kufafanua kile kinachohitajika kufanywa. Hiyo inahusisha kuweka ufafanuzi wazi wa kazi na kuhakikisha kwamba kila mtu anaelewa malengo.

Ni thamani ya kupasuliza haya yote kwa mujibu wa thamani ya biashara au faida: kwa maneno mengine, kuelezea kwa nini unaanza kazi hii mpya.

Timu Timu

Sasa umeweka timu yako, na ninyi nyote mnajua nini unapaswa kufikia pamoja, ni kazi ya meneja wa mradi ili kuhakikisha kwamba timu yote inafanya kazi pamoja kufikia hilo.

Ni vigumu zaidi kuliko inaonekana! Kuongoza timu kwa ufanisi inamaanisha kujadili changamoto za kutofautiana, migogoro, na kuwa juu ya mawasiliano wakati wote. Unawahamasisha timu yako kufanya kazi nzuri, hata wakati nyakati ni ngumu. Pia inahusisha kufundisha, mafunzo, ushauri na kuendeleza watu wanaofanya kazi kwenye mradi huo, hata kama hawafanyi kazi moja kwa moja kwa ajili yenu. Hiyo ni mara nyingi husahau kwenye miradi lakini kumbuka kwamba watu hufanya vizuri kama wanahisi kuwa wanaheshimiwa na kuhimizwa kufanya kazi yao bora. Ikiwa unaweza kufanya mradi wako mahali ambapo watu kukua na kuendeleza ujuzi mpya, basi watu watataka kufanya kazi na wewe.

Kuongoza timu inahusisha kuanzisha na kusimamia ushirikiano wa timu. Hii inaweza kuwa kupitia zana za usimamizi wa mradi mtandaoni au mikutano ya timu ya uso kwa uso, au kitu kingine. Ushirikiano na kujenga maana ya 'timu' itasaidia rasilimali za mradi wako kukabiliana wakati kuna mgogoro au nyakati ngumu kwenye mradi, kama vile tarehe ya mwisho ambayo huletwa ghafla.

Kusimamia Fedha

Miradi inapoteza pesa, na kuwa na uwezo wa kuweka bajeti ya mradi ni ujuzi muhimu kwa meneja wa mradi. Hata hivyo, jukumu lako haliwezi mwisho. Unahitaji kuwa na uwezo wa kusimamia gharama na udhibiti wa mradi wa kwenda mbele.

Unaweza kufanya hivi kwa:

• Kuendeleza makadirio ambayo yanafunika kazi zote za mradi na rasilimali zinazohitajika.
• Kufanya kazi na wataalam wako wa suala ili kuhakikisha kuwa haya ni kamili na kamili.

• Kutumia makadirio yako ili kuunda bajeti ya mradi.
• Kutumia bajeti yako kuelezea mdhamini wa mradi na kuwa wazi kuhusu ni kiasi gani cha mradi utaenda.

Kisha, katika mradi huo, unaweza kudhibiti gharama zako kwa njia ya udhibiti wa gharama sahihi. Hii inahusisha kulinganisha kile unachotumia katika maisha halisi kwa makadirio na bajeti ya mradi ambayo unaweka pamoja. Tunatarajia, sio mbali sana, lakini ikiwa unaona mwenendo wa kutumia makadirio mengi au yasiyo sahihi, basi utakuwa mapema kutosha kusahihisha, na bahati yoyote. Unaweza tu kurekebisha kile unachokiona, hivyo udhibiti wa gharama nzuri ni muhimu.

Ncha ya Mtaalam: Udhibiti wa gharama nzuri unahusisha zaidi ya kutumia tu kufuatilia. Pia unapaswa kufuatilia kiasi cha kazi inayofanyika kwenye mradi huo. Ni mchanganyiko wa pesa na kazi zilizokamilishwa ambazo zinawapa maoni kama mradi unatumia zaidi ya njia zake.

Kufanya Maamuzi

Hebu tufanye jambo moja moja kwa moja: wakati mradi wa udhamini yukopo kwa maamuzi makuu, wewe ni meneja wa mradi na unajibika kwa maamuzi mengi yaliyotolewa kwenye mradi huo. Hata kubwa. Hata unapokuwa ukifanya uamuzi, utakuwa unaweka maoni juu ya uamuzi unaofikiria mdhamini anapaswa kuchukua, kwa sababu una maelezo yote na umetumia miaka mingi kukizingatia, na wanaweza kuwa na uwezo wa kufanya hiyo.

Kuhusisha Wadau

Sio zamani, machapisho ya usimamizi wa mradi yalizungumzia 'usimamizi wa wadau.' Leo ni kutambuliwa kuwa huwezi 'kusimamia' wadau. Ni naïve na kidogo kutetemeza kuwa, hivyo tunazungumzia juu ya 'kuwashirikisha' badala yake.

Kwa maneno mazuri, vifaa vinavyohusika hazibadilika - ni rhetoric tu na mtazamo ambao ni tofauti. Bado utajenga ambao wadau wako katika mradi na kama wao ni wenye nguvu au wenye ushawishi mkubwa kuhusiana na kazi unayofanya. Kuendeleza mpango wa mawasiliano na kuiweka katika mazoezi.

Ushiriki wa wadau ina maana ya kufanya kazi na watu wanaoathiriwa na mradi ili kuhakikisha kwamba wanaelewa mabadiliko yanayoja.

Soma ijayo: Kushughulika na wadau wasiwasi (kwa sababu si kila mtu atakuwa rahisi kufanya kazi na).

Kutoa Malengo ya Mradi

Utafanya hivyo kwa ushiriki wa timu yako, na ni kazi gani hadi sasa imeongoza.

Kuwa na uwezo wa kutoa kwa ufanisi juu ya kile ulichoahidi hutegemea kuwa wazi sana juu ya kile kinachopaswa kuwa. Utahitaji hati muhimu za mafanikio muhimu na hatua zitakazotumiwa kutathmini ikiwa umefanikiwa kile ulichokifanya kufanya.

Hii inapaswa kuweka katika kesi ya biashara ya mradi au hati ya kuanzisha mradi (au zote mbili, kwa kiwango tofauti cha maelezo). Kwa hiyo ni lazima iwe rahisi kuelewa ni malengo gani - sio moja kwa moja ili kuhakikisha kuwa unawapa.

Mpango mzuri, uongozi wenye nguvu na uwezo wa kuona picha kubwa pamoja na maelezo zaidi itasaidia sana.

Dhibiti Handover Ili Kuishi

Kutoa malengo ya mradi siyo mwisho wa jukumu lako kama meneja wa mradi. Jambo muhimu zaidi mwishoni mwa awamu ya utekelezaji ni kuhakikisha kwamba unatoa utoaji wa wazi na kamili kwa timu ambayo itaenda kusimamia mradi unaendelea.

Uwezo mzuri una maana kwamba unaweza kuchukua hatua nyuma. Hutakuwa tena 'kwenda kwa' mtu kuhusu mradi huo, na utaweza kuendelea na mradi wako unaofuata kujua kwamba timu ya biashara inaweza kufanya bora ya kile ulichowapa.

Shiriki Maarifa

'Mafundisho ya kujifunza' ni jinsi tunavyoelezea yale yaliyojifunza kupitia mradi ambayo inaweza kutumika kwenye mipango mingine baadaye. Meneja wa mradi lazima afanye masomo yaliyojifunza mkutano mwishoni mwa mradi huo. Hii inasaidia timu kukua na kuendeleza ujuzi wa shirika. Kwa maneno mengine, inaacha kampuni kufanya makosa sawa tena.

Hivyo ndio meneja wa mradi anafanya siku zote. Orodha yako halisi ya Kufanya inaweza kuangalia tofauti kabisa kutoka kwenye orodha hii, lakini kimsingi kazi zote zilizopo zitachangia kwenye mambo haya ya kuwa meneja wa mradi. Ni kazi pana na changamoto, lakini pia ni tofauti na uchaguzi mkuu wa kazi!