Ili kufuatilia maendeleo katika njia na kuhakikisha utoaji muhimu unafanywa kwa mujibu wa ratiba, meneja wa miradi hutumia hatua muhimu.
Ufafanuzi wa hatua muhimu ya mradi ni kazi na muda wa sifuri ambayo inaashiria mafanikio katika mradi huo.
Wao hutumiwa kama njia inayoonyesha harakati mbele na maendeleo na kuonyesha watu kinachoendelea, hata kama hawana ujuzi wa kina wa kazi zinazohusika ili kufika huko. Kwa heshima hiyo, ni muhimu sana kwa mawasiliano ya wadau na kuweka matarajio.
Wakati wa kutumia Matukio ya Mradi
Majukumu katika usimamizi wa mradi hutumiwa kuashiria:
- Kuanza kwa awamu muhimu za kazi
- Mwisho wa awamu muhimu za kazi
- Kuweka tarehe ya mwisho ya kitu fulani
- Ili kuonyesha wakati uamuzi muhimu unafanywa.
Na vitu vingine vya muda ambavyo vinahitaji kupiga simu kwa sababu hasa ni njia nzuri ya kufuatilia mradi wako.
Jinsi Mara Kwa mara Kuweka Maadili Katika Mpango Wako
Niliuriuriwa kwenye kozi ya mafunzo ya kuweka hatua muhimu katika mpango wako kuhusu mara moja kwa mwezi. Hii ni nzuri na utawala mzuri wa kidole, lakini unahitaji kutumia hukumu yako ya kitaaluma. Miezi michache inaweza kuwa na shughuli nyingi na mikutano muhimu inayowekwa kama hatua kubwa, maamuzi ya kuchukuliwa na kufungwa kwa awamu moja na mwanzo wa mwingine.
Katika miezi mingine unaweza kuzingatia utekelezaji na kuna kidogo sana, kama chochote, kwamba unaweza kutegemea hatua muhimu.
Baada ya kusema kwamba, kwa sababu ya taarifa ni muhimu kuunda sababu ya kuwa na hatua kubwa zaidi angalau mara moja katika kila mzunguko wa ripoti, na tutazungumzia zaidi juu ya mambo muhimu na mawasiliano kwa kidogo.
Jinsi Maajabu Yanaonyeshwa kwenye Chati Yako ya Gantt
Maajabu ni moja ya vipengele vya chati ya Gantt na huonyeshwa kwenye chati kama almasi. Hazionyeshwa kama kazi ya kawaida kwa sababu wana muda wa sifuri: kwa maneno mengine, hawatachukua wakati wowote. Kwa madhumuni ya kupanga kwenye chati ya Gantt, zinatokea tu!
Ikiwa hutumii chati za Gantt bado unaweza kutumia matukio makubwa. Hapa kuna njia 5 za chati za Gantt : bado unaweza kuingiza hatua muhimu katika mpango wako kwa kutumia hizi.
Ikiwa unataka kukaa binafsi na programu yako ya usimamizi wa mradi haijaunganishwa kikamilifu kwenye kalenda yako, unaweza nakala na kushikilia tarehe muhimu katika diary yako. Kulingana na jinsi unavyopenda kufanya kazi hii inaweza kuwa ncha muhimu kukukumbusha nini kinachopaswa kuja!
Jinsi ya Jina Majina
Hitilafu lazima iwe na maelezo wazi ya ratiba yako ya mradi, lakini sio moja ambayo ina maana kuwa ni kazi. Kwa hiyo hawapaswi kuitwa 'Pata makubaliano ya kuingia katika Awamu ya 2' lakini 'Awamu ya 2 itaanza'. Ikiwa unataka kutafakari jitihada za kupata makubaliano ya kuingia katika Awamu ya 2 kisha kuongeza kazi kabla ya hapo kusema kwamba.
Maadili yanapaswa kuelezea hatua kwa wakati wanaowakilisha kama hii:
- Awamu ya kupima imekamilika
- PID imeidhinishwa
- Mkataba uliosainiwa
- Mkutano wa wafanyakazi wa Town Hall
Wengi mameneja wa mradi huchagua kuhesabu hatua zao muhimu kwa urahisi wa kumbukumbu pia. Ikiwa unatumia muundo wa kuvunjika kazi unaweza kutumia namba kutoka kwa hilo. Vinginevyo, ni vyema kutumia M1, M2 na kadhalika ili kuiweka wazi kile unachokielezea. Muundo wa kutaja wazi unakuwa muhimu zaidi kwa hatua muhimu zaidi, kwa hiyo fikiria juu ya jinsi utakavyofanya hivyo ikiwa mradi wako unaendesha miezi kadhaa.
Jinsi ya Kupata Maadili Iliyosajiliwa
Hitilafu ni sehemu ya ratiba yako ya mradi hivyo wakati ratiba yako inapowekwa chini unapaswa kuzingatia hatua zako muhimu zilizosainiwa.
Ikiwa unahitaji kubadilisha tarehe ya hatua zako muhimu basi unapaswa kutumia utaratibu wako wa kudhibiti udhibiti wa kawaida kwa kufanya marekebisho kwenye mpango wako. Hii inaweza kuwa rahisi kama kuzungumza na mdhamini wa mradi wako na kuwawezesha kujua nini tarehe zinahitajika kubadili, au kama rasmi kama kuweka pamoja ratiba mpya iliyopendekezwa na kuiingiza kwenye kamati ya kupanga ili kuidhinishwa.
Ni vyema kufanya kazi juu ya hatua yako muhimu ya kuacha mchakato itakuwa, ikiwa ni lazima, kabla ya kuitumia, ili usipoteze wakati wowote unahitaji kufanya mabadiliko.
Kutumia Maajabu kwa Mawasiliano
Miezi muhimu ni muhimu kwa ajili ya mawasiliano na taarifa kwa sababu zinawakilisha pointi za chini za kudhibiti katika mpango huo. Kwa maneno mengine, ikiwa unachukua kazi zingine zote ungeweza kuona kile kinachotokea na kuendelea na mradi kusonga mbele kwa kutumia hatua kuu tu.
Unapaswa kuwa na uwezo wa kufuta hatua muhimu na kuziweka kwenye dashibodi au ripoti ya mradi . Wanapaswa kuwaambia hadithi ya mradi kwa kina cha kutosha ili kuwashawishi watu unaowajulisha, kwa kawaida mradi wako mdhamini au kikundi kingine cha mtendaji kama kikundi cha uendeshaji (au bodi ya mradi ). Kila mwezi, au kwenye mzunguko wa taarifa unayotumia, unaweza kuonyesha ni vipi vikuu vilivyopatikana.
Taarifa dhidi ya hatua za msingi ni moja kwa moja na mara nyingi hufanyika kama meza. Unasoma maelezo muhimu, tarehe ambayo ilitakiwa na kisha tarehe mpya ya utabiri. Wakati muhimu zaidi inapatikana na inaweza kuonekana kuwa kamili, unaongeza tarehe hiyo pia. Tunatarajia, itakuwa sawa na tarehe iliyopangwa, lakini miradi haifanyi kazi kila wakati.
Jedwali kama hili linafanya wazi kuwa imekamilika na nini ni bora. Utakuwa na uwezo wa kupanga jibu kwa swali, "Kwa nini hatukufanya jambo hilo la kushangaza?" Kabla ya kwenda kukutana na mdhamini wako au kutuma ripoti!
Wakati mipango yako ya mradi ni ndefu sana na una hatua nyingi utapata rahisi kupunguza mbali za kumaliza kukamilika kila mzunguko wa taarifa. Ripoti tu mambo muhimu ambayo yanakuja au kumalizika mwezi huu: mwezi ujao uondoe chochote kilichomalizika mwezi uliopita hivyo huwezi kuongeza muda mrefu wa ripoti kwa kuwaambia watu kuhusu kazi waliyojua tayari imekamilika.
Vitu muhimu ni chombo muhimu cha usimamizi wa mradi wa kupanga, ratiba, na taarifa na ni rahisi kutumia. Weka katika mpango wako wa mradi wa pili, kufuatilia dhidi yao na utajikuta ujifunze kuhusu mzunguko unaofaa kwako.
Kama na kila kitu katika usimamizi wa mradi, tumia kwa urahisi kutoa matokeo unayotaka, kwa kutumia vidokezo hivi na miongozo ya kuwajulisha maamuzi yako mwenyewe.