Usiacha ujumbe wako nje kwa mikono ya mtu mwingine
Hapa kuna maelezo zaidi ya kukusaidia kuelewa umuhimu wa ujumbe wako "nje ya ofisi" na kwa nini unapaswa kupanga ratiba ya kufanya kazi juu yake.
Inatia Matarajio ... Kwa Kila mtu
(Tumaini) utakuwa kuchukua likizo ya uzazi baada ya mtoto wako kuzaliwa. Wakati huu mbali na ofisi ni ya kibinafsi na ya pekee. Hutapata tena wakati huu na mtoto wako mchanga. Milele. Kwa hiyo ni muhimu kulinda kipindi hiki katika maisha yako.
Unajua jinsi inavyohisi kupata barua pepe ya kazi wakati wa likizo, sawa? Unajisikia kulazimishwa kutuma jibu la haraka! Lakini wakati unapoondoka huna muda wa kujibu "haraka".
Wewe na familia yako ni kukaribisha mwanachama mwingine ulimwenguni. Wakati huu wa kuunganishwa utajazwa na usingizi usiku, ratiba ya kutabirika, mabadiliko ya homoni, uteuzi wa daktari, wageni, na nani anayejua nini kingine. Pia, kutakuwa na kiasi kikubwa cha mabadiliko ndani yako na kila mtu karibu na wewe kwamba utahitaji kusimamia.
Kuandika barua pepe chini ya hali hizi haitazalisha kazi yako bora. Ujumbe wako wa "nje ya ofisi" utakukinga kutokana na matatizo ya kazi pamoja na barua pepe zisizofikiriwa.
Kuweka mipaka ni lazima wakati huu. Ili kusaidia kuwezesha kazi yako ya kazi kuweka kipaumbele kipya ambacho mtoto wako mchanga na kila kitu kinachoja na hilo huja kwanza.
Unapotengeneza ujumbe wa ofisi kutoka kwa wateja wako, wafanyakazi wa ushirikiano, na mtu mwingine yeyote anayetaka kufikia wewe anaelewa kile kipaumbele chako kipya na kwa matumaini hatutaivuka.
Kwa jinsi gani ungependa kuunda ujumbe usio "usumbufu" ili kusaidia kulinda muda maalum?
Kutoa Ujumbe wako "Nje ya Ofisi" Ujumbe mwingine
Unapokuwa karibu na wiki 26 mjamzito kuanza kufanya kazi kwenye ujumbe wako "Nje ya Ofisi". Ikiwa umepewa chaguo la kuokoa kichwa cha ujumbe huu, jina ni "Kuondoka kwa uzazi - Nje ya Ofisi".
Kuandaa ujumbe kabla ya wakati unakupa udhibiti zaidi juu ya kile ujumbe wako utasema. Wewe ndio unayejua kazi yako, ambaye atachukua majukumu yako, na wakati unaweza kurudi kwenye ofisi. Chagua ikiwa unataka kusema utarudi siku fulani, wakati wa wiki fulani, au usijaze tarehe kabisa. Ikiwa hukupa mtu maalum ambaye mtumaji anaweza kuwasiliana naye, chagua ikiwa unataka kutaja barua pepe ya meneja au namba ya simu ambayo wanaweza kuiita.
Wakati wa kuunda ujumbe huu kabla ya muda utaokoa kila mtu, ikiwa ni pamoja na wewe mwenyewe, wakati na nishati. Unahitaji kuacha ofisi bila kutarajia (unajua, kwenda kumtoa mtoto wako) ili kuwa na ujumbe umewekwa hutoa admin yako ya IT au meneja wako ujumbe ulio tayari kutumia.
Unataka IT au meneja wako kuweka sauti ya ujumbe huu? Heck hakuna!
Mara baada ya ujumbe wako "nje ya ofisi" umeokolewa kuwaambia meneja wako. Wao watapenda kusikia kwamba uko tayari kwa kutolewa kwako na kuna jambo moja chini ambayo watahitaji kufanya ili kukusaidia.
Mambo ya Kuingiza katika Ujumbe wako
Chini ni sampuli ya "nje ya ofisi" ambayo unaweza kutumia. Mara baada ya kuwezesha ujumbe katika programu yako ya barua pepe itajibu moja kwa moja barua pepe zilizotumwa kwako wakati uliowekwa.
Ni juu yako ikiwa ungependa kuwajulisha wapokeaji wapi. Unaweza kusema tu wewe ni "nje ya ofisi" au unaweza kuwajulisha kuwa wewe ni kwenye likizo yako ya uzazi. Ikiwa ungependa kuwajulisha kila mtu kwamba uko kwenye likizo ya uzazi , futa maneno matatu "kwa kuondoka kwa uzazi". Unaweza kutumia tofauti ya ujumbe huu wa barua pepe kwa likizo za kupanuliwa au safari za biashara pia!
Ambapo unaona (mababu), ingiza maneno sahihi au misemo kwa mazingira yako.
Asante kwa barua pepe yako. Mimi niko nje ya ofisi juu ya kuondoka kwa uzazi mpaka (tarehe unayotarajia kurudi).
Ikiwa unahitaji msaada wa haraka tafadhali wasiliana (jina la mwenzako anajifunika kwako, na maelezo ya mawasiliano, barua pepe ya meneja wako, au nambari ya simu).
(Ikiwa una miradi fulani unaandika jina la mradi na mtu anayekufunika).
Ikiwa suala lako si la haraka nitashughulikia barua pepe yako juu ya kurudi kwangu.
Kind regards,
(Jina lako)