Ikiwa unaandika barua kama mwakilishi wa shirika lako, ujue kwamba wakati makampuni fulani yanawawezesha wafanyakazi wao kuandika barua za kumbukumbu kwa uhuru, wengine wanaweza kuzipuka au kuzizuia kabisa.
Kwa hivyo, hakikisha kujua sera za mwajiri wako kabla ya kukubali.
Mashirika mengi pia yana marejeo ya kupitia rasilimali za binadamu (HR). Angalia na sera za kampuni yako kabla ya kuendelea.
Ikiwa wewe ni mmiliki wa biashara na mkandarasi wa sasa au wa zamani anaomba barua ya ushauri kutoka kwako, soma mwongozo wafuatayo ili utumie hiari yako.
Je, unapaswa kuandika Barua ya Mapendekezo
Mgombea lazima awe mtu unayemjua vizuri na ambaye umefanya kazi hivi karibuni. Kwa mfano, huenda hauwezi kutoa mapendekezo kwa mtu uliyefanya kazi na miaka kumi iliyopita au ambaye ulifanya kazi kwa mwezi tu. Ingawa inaweza kuwa kuwajaribu, ungependa kutegemeana na umri au wa kutosha, maelezo, yote ambayo yanaweza kupotosha. Hakuna njia tu ya kujua. Kwa hiyo, isipokuwa kama unaweza kweli kuzungumza na ujuzi wa mtu zilizopo, kwa upole kupungua ombi lako.
Unapaswa kujua mgombea katika jukumu ambalo linakuwezesha kuandika kumbukumbu yenye maana. Kwa mfano, ikiwa umefanya kazi na mtu kama mwandishi wa kujitegemea lakini sasa anaanza biashara ya mbwa kutembea, huwezi kuthibitisha ujuzi wake katika eneo lingine.
Katika hali hiyo, ni bora kupungua na labda kutoa ushauri kuhusu nani atakayefanya mgombea bora. Ikiwa anataka kuanza biashara ya mbwa kutembea, lazima awe na mteja wa kutosha ambaye anaweza kujiamini kwa kweli uwezo wake.
Andika barua tu ikiwa unaweza kutoa uaminifu kwa uaminifu. Ikiwa huna chochote cha kusema juu ya utendaji wao, fanya jambo la uaminifu na usaseme kuwa hauwezi kuchangia.
Ikiwa unajisikia wajibu wa kutoa udhuru kwa nini:
- Kuwa waaminifu kabisa na kusema usihisi kujitegemea kuandika kwa niaba yao.
- Eleza uongo nyeupe kama vile, "Siko katika nafasi ya kuandika barua za mapendekezo."
Ingawa unaweza kujisikia ukiwa na hatia au hatia, tumaini intuition yako. Mbali na hilo, barua isiyo ya kweli haitumiki wala mwombaji wala mwajiri wao mzuri.
Weka kwa Mambo
Mara unapokubali kuandika barua, endeleze kuzingatia na ujumuishe tu taarifa ambayo ni kweli na ya kweli . Epuka kusema kitu ambacho kina maoni - inaweza kufanya kazi dhidi ya mtu anayezingatiwa kwa ajira ya baadaye na inaweza kusababisha matatizo ya kisheria kwa wewe na kampuni yako. Kufanya madai ya juu kama, "Louisa ni mwandishi mzuri," peke yake ni hatari. Unapaswa kuunga mkono na kutambua nje au tuzo ambayo kazi yake imepokea. Ikiwa huwezi, unaweza kusema, "Louisa alitujulisha maudhui makuu kwetu."
Katika mstari sawa, kuepuka taarifa za kuenea na zenye kupendeza. Ikiwa unamjenga mtu mwingi sana, barua hiyo haiwezi kubeba uzito na wateja wa baadaye au waajiri.
Jinsi ya Kuunda Barua ya Kumbukumbu
1. Jitambulishe katika aya ya ufunguzi ili kuanzisha msimamo wako na uhusiano wako na mgombea.
Hebu msomaji ajue ni kwa nini unastahili kuandaa barua hiyo.
2. Kuthibitisha ukweli juu ya mgombea na ambako anaajiriwa sasa (ikiwa ni):
- Jina la kazi ya mtu na kampuni
- Ulifanya kazi kwa muda gani na mtu huyo
- Wakati ulifanya kazi na mtu, ikiwa huna sasa
- Hali ya uhusiano wako wa biashara au uwezo ambao ulifanya kazi na mgombea.
- Kutoa hukumu yako ya ujuzi na sifa za mgombea kuhusu huduma zao za kitaaluma. Thibitisha sifa zao za thamani, kama ujuzi wa kuandika, kutatua tatizo au usimamizi wa wakati. Unaweza kutekeleza uwezo wowote wa kipekee, wasema kuwa utawapa upya kwa furaha, na kumbuka hasa jinsi huduma zao za kitaaluma zilivyokufaidi wewe na shirika lako.
4. Tumia aya ya mwisho ili kuongeza mifano yoyote ya ziada au anecdotes kama unavyoona.
5. Mwishoni, karibu na kutoa kutoa jibu maswali yoyote zaidi au kutoa maelezo ya kufuatilia.
Barua za Marejeo ya Biashara Kupendekeza Huduma za Mtaalamu
Kagua barua zifuatazo za kumbukumbu za biashara zinazopendekeza huduma za kitaaluma.
Mfano # 1
Mpendwa Mheshimiwa Eggleston,
Ninaandika ili kupendekeza huduma za Daniel Lightheart, CPA. Daniel amekuwa akifanya kazi kwa kampuni yangu ya sheria kwa kipindi cha miaka kumi na tano kama mhasibu na mkaguzi. Ufahamu wake na tahadhari zake kwa undani zimechangia katika kuweka kampuni yetu juu ya kufuatilia wakati wa uchumi wa hivi karibuni na kupitia urekebishaji mkubwa.
Ninajisikia kuwa na ujasiri katika kupendekeza huduma za uhasibu wa Daniel.
Yeye sio tu, lakini pia ni rahisi kufanya kazi na daima ni tayari kuchukua wakati wa kujadili wasiwasi wangu na kujibu maswali.
Ikiwa una maswali zaidi, tafadhali jisikie huru kuwasiliana na mimi.
Kuzidi,
Annabelle Sebastian
Mshiriki, Sebastian & Associates
Ofisi: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Mfano # 2
Ndugu Kelly,
Mimi ni Makamu wa Rais wa ABC Watches ninaandika ili kupendekeza huduma za masoko ya Michaela Brown. Michaela aliunda na kutekeleza kampeni nyingi za mafanikio kwetu kutoka Julai 2012 hadi Januari 2016.
Ujuzi wake wa programu ya kubuni pamoja na roho yake ya ushirikiano na ubunifu ilimfanya awe mtaalamu wa miradi yetu muhimu zaidi. Yeye mmoja-handedly alichukua Twitter yetu kufuatia kutoka 1,000 hadi zaidi ya 52,000 kwa miezi mitatu tu kwa kutumia mbinu za kufikiri mbele. Alikuwa na maelezo ya kina, yaliyopangwa na daima kufunguliwa kwa maoni yenye kujenga, na kufanya uhusiano wetu wa biashara bila kujitegemea na kupendeza.
Ninapendekeza Michaela kwa jukumu lolote ambalo anaweza kuchangia ubunifu wake wa ajabu na kujitolea. Ikiwa niajiriwa, nina hakika kwamba atachukua juhudi zako za uuzaji kwenye urefu mpya.
Ikiwa una maswali zaidi, tafadhali jisikie huru kuwasiliana na mimi.
Kuzidi,
Lisa Moore
Makamu wa Rais, ABC Watches
Ofisi: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Jibu Maswali Yote ya Kufuatilia
Kutuma barua ya mapendekezo ni muhimu kwa mgombea wa kazi au mtoa huduma na kwa kufuata fomu hii, utatoa maelezo ya manufaa kwa mteja anayetarajiwa au mwajiri. Unaweza kupata majibu rahisi "asante", au wanaweza kuuliza maswali zaidi kuhusu mwombaji. Kwa hali yoyote, hakikisha kujibu haraka.