Ikiwa unatakiwa kuandika barua ya kumbukumbu, kumbuka kwamba lengo lako ni kuthibitisha kwamba mtu ni mgombea mwenye nguvu kwa kazi hiyo.
Kuonyesha tu sifa yako haitoshi; barua hiyo inapaswa kuzingatia mifano maalum inayoonyesha kwamba mfanyakazi ni mtendaji maarufu. Barua lazima pia kuwa mtaalamu kwa kuonekana, na kuandikwa katika muundo wa biashara na uhariri vizuri.
Ili kujifunza zaidi kuhusu jinsi ya kuandika barua ya rejea ya ajira, angalia vidokezo na barua ya kumbukumbu ya sampuli hapa chini.
Ushauri wa Kuandika Barua ya Marejeleo
- Fikiria kwa makini kabla ya kusema ndiyo. Tu sema "ndiyo" kuandika barua ya kumbukumbu ikiwa unaweza kuandika barua nzuri kwa mtu huyo. Ikiwa hujui mtu huyo vizuri, au usifikiri unaweza kumshauri mtu kwa kazi, unapaswa kusema hapana . Kumbuka kwamba haujawahi wajibu wowote wa kutoa barua ya kumbukumbu, na kwamba una chaguo la kufanya hivyo kwa busara. Unaweza kusema, kwa mfano, kwamba haujui vizuri na kazi ya mtu ili kutoa kumbukumbu, au sema sera ya mwajiri kuhusu kutopa kumbukumbu . (Ikiwa, kwa kweli, kuna moja. Usionge uongo, au utaweza kuambukizwa na kufadhaika mbele ya mwenzako.)
- Tumia muundo wa barua ya biashara. Fuata fomu ya barua ya biashara kwa barua yako. Weka maelezo yako ya kuwasiliana, tarehe, na maelezo ya mawasiliano ya mwajiri. Sema kazi kwa mwajiri, au, ikiwa hujui nani kushughulikia barua , unaweza kusema "Kwa nani anayeweza kuwa na wasiwasi," au tu kuanza na kifungu chako cha kwanza.
- Kuzingatia maelezo ya kazi. Uliza nakala ya maelezo ya kazi kutoka kwa mtu unayependekeza. Kwa njia hii, unaweza kuzingatia mahitaji maalum ya msimamo. Jaribu kuingiza maneno kutoka kwa maelezo ya kazi katika barua yako. Hata kama unaandika mapendekezo mengi zaidi, bado unaweza kumwuliza mfanyakazi kuhusu aina ya kazi watakazoomba.
- Jumuisha mifano maalum. Katika barua ya kifuniko, kutoa mifano maalum ya nyakati ambapo mfanyakazi alionyesha sifa mbalimbali au stadi zinazohitajika kwa kazi. Ikiwezekana, tumia namba ili ufananishe mafanikio yao . Kwa mfano, unaweza kueleza ni kiasi gani cha fedha ambazo mtu alifanya kwa ajili ya kampuni yako, au ni wateja wangapi wanaohusika nao kila siku.
- Endelea chanya. Eleza kwamba unadhani mtu huyu ni mgombea mwenye nguvu. Unaweza kusema kitu kama "Ninapendekeza mtu huyu bila reservation," au "Napenda kumrudisha mtu huyu tena ikiwa ningeweza." Kumbuka, unataka kumsaidia mgombea huyo kusimama.
- Shiriki maelezo yako ya mawasiliano. Kutoa njia kwa mwajiri kuwasiliana nawe kama wana maswali zaidi. Weka anwani yako ya barua pepe, namba ya simu, au zote mbili katika barua.
- Fuata miongozo ya uwasilishaji. Muulize mfanyakazi jinsi ya kuwasilisha barua. Hakikisha unatafuta mahitaji yoyote, hasa kuhusu wapi kutuma na wakati, pamoja na muundo (kwa mfano, PDF, barua ya kimwili, nk)
Jinsi ya kutumia Mfano wa Rufaa ya Barua
Ni wazo nzuri kuchunguza barua ya sampuli za mapendekezo na barua ya templates za ushauri kabla ya kuandika barua yako. Mifano inaweza kukusaidia kuona ni aina gani ya maudhui unayopaswa kuifanya katika waraka wako, wakati templates zinaweza kukusaidia kupata maana ya mpangilio bora na sehemu gani za kutumia (kama vile utangulizi na vifungu vya mwili).
Unapojenga barua yako ya mapendekezo , tumia aina moja iliyochapishwa na nafasi kati ya kila aya. Weka maandishi yako upande wa kushoto, na tumia margins ya 1 inchi kote. Chagua font ya jadi kama vile Times New Roman au Arial. Risasi angalau ukurasa kwa urefu; ikiwa barua yako ni fupi sana, itaonekana kama hujui kutosha kuhusu mgombea kufanya mapendekezo.
Ingawa mifano, templates, na miongozo ni hatua ya kuanzia kwa barua yako, unapaswa kuweka mfano wa barua kwa kufaa historia ya kazi ya mgombea, na kazi ambayo anaomba.
Barua ya Kumbukumbu kwa Mfano wa Ajira
Kwa nani anayeweza kuwa na wasiwasi:
Ningependa kupendekeza Sharon Doe kama mgombea wa nafasi na shirika lako. Katika nafasi yake kama Msaidizi wa Wafanyakazi, Sharon aliajiriwa katika ofisi yetu kutoka 20XX-20XX. Sharon alifanya kazi nzuri katika nafasi hii na ilikuwa ni mali kwa shirika letu wakati wa ujira wake na ofisi. Ana ujuzi bora wa maandishi na wa maneno, unaoandaliwa sana, anaweza kufanya kazi kwa kujitegemea, na anaweza kufuata ili kuhakikisha kuwa kazi inafanywa.
Wakati wa ustawi wake na kampuni yetu, Sharon alikuwa na jukumu la kusimamia wasaidizi wa ofisi ya idara. Wasaidizi hawa, chini ya usimamizi wa Sharon, walikuwa na jukumu la kazi nyingi za kiutawala za msingi na utawala.
Sharon ilipangwa kwa ufanisi na kusimamia wasaidizi kadhaa ili kudumisha uendeshaji bora wa ofisi.
Alianzisha mpango wa mafunzo kwa wasaidizi hawa ambao uliwaongoza wawe mjuzi katika shughuli za ofisi kwa nusu wakati waliyokuwa wakitumia.
Sharon alikuwa tayari kutoa msaada wake na alikuwa na uhusiano bora na wakazi wengi waliotumiwa na ofisi yetu ikiwa ni pamoja na wateja, waajiri, na mashirika mengine ya kitaaluma. Uwezo wake wa kuzungumza kwa ufanisi na watu hawa wote kupitia barua pepe, kwenye simu, na ndani ya mtu umemfanya kuwa mali hiyo kwa ofisi yetu.
Angeongeza thamani kwa kampuni yoyote, na ninampendekeza kwa jitihada yoyote anayochagua kujiingiza. Tafadhali napenda kujua kama una maswali mengine yoyote.
Wako wa kweli,
Saini ( barua ya nakala ngumu )
Jane Smith
Soma Zaidi: Jinsi ya Kuandika Barua ya Kumbukumbu | Vielelezo zaidi vya Barua ya Marejeo