Mpango, Shirikisha Watu Kuwajibika, Kuwasiliana na Kuwasiliana Wengine Zaidi
Hiyo ni ufafanuzi mzuri wa kitaaluma, lakini mameneja wa mradi hufanya nini?
Tu kuweka, wao kusimamia miradi. Pengine hii ni kuweka tu, lakini ndio wanayofanya. Katika mipaka ya kimaadili, wanafanya chochote muhimu ili kukamilisha malengo ya mradi huo.
PMI inafafanua mradi kama "shughuli ya kikundi cha muda iliyoundwa ili kuzalisha bidhaa pekee, huduma au matokeo." Neno la kipekee ni kazi muhimu katika ufafanuzi huu. Kazi za kila siku hazijumuishi miradi. Shughuli zinazounda mradi hazifanyiki tena mara moja mradi ulipopita.
Wasimamizi wa miradi huandaa rasilimali-kama wakati, fedha na watu-kufanya miradi ifanikiwa. Mara baada ya mradi mmoja kufanyika, mameneja wa miradi huhamia kwenye mradi mwingine.
Ni Wasimamizi wa Mradi gani
Ikiwa kazi ya meneja wa mradi ni kuandaa rasilimali ili kufanikisha miradi, hii inatokeaje?
Wasimamizi wa miradi hupanga miradi. Wanakaa na wadhamini wa mradi ili kuanzisha malengo ya mradi huo. Wao huchukua malengo haya na kuifanya nyama katika mkataba wa mradi .
Mkataba wa mradi ni waraka unaoanzisha mwanzo wa mradi. Mkataba wa mradi unaonyesha matarajio ya ngazi ya juu ya mradi kama hatua za msingi, bajeti, na muda. Sehemu halisi ya mkataba wa mradi hutofautiana na shirika.
Meneja wa mradi na mdhamini wa mradi kujadili ambao wanataka kwenye timu ya mradi.
Meneja wa mradi na wafadhili mkakati kuhusu jinsi watakavyopata watu hawa kwenye mradi huo. Mfadhili wa mradi anatakiwa awe na msimamo wa shirika na ushirikishaji wa kufikia mameneja wa kiwango cha juu ili kupata rasilimali za wafanyakazi kwa mradi huo.
Wafanyakazi hawa hawatajulisha kwa meneja wa mradi rasmi, lakini watakuwa na jukumu kwa meneja wa mradi wa kukamilisha kazi za mradi zilizopewa. Huu ni jambo lisilo lisilo zaidi kuhusu kusimamia miradi: meneja wa mradi hauna mamlaka kamili ya usimamizi juu ya wanachama wa timu ya mradi. Watu hawa wana majukumu mengine na vipaumbele nje ya mradi. Ikiwa matatizo ya kibinafsi yanatokea, mameneja wa miradi hujaribu kushughulikia nao na mwanachama wa timu ya mradi, lakini kama matatizo hayo yanaendelea, meneja wa mradi anaweza kwenda kwa meneja wa mwanachama wa timu kufikia azimio.
Mara meneja wa mradi anajua rasilimali zake kwa mradi, meneja wa mradi huendeleza mpango wa mradi na muundo wa kuvunjika kazi , au WBS. WBS inagawanya hatua muhimu za mradi huo katika vipengee vinavyoweza kudhibitiwa ambavyo vinaweza kupewa mtu mmoja. Kazi haipaswi kukamilika na mtu mmoja tu, lakini mtu mmoja lazima awe na jukumu la kazi.
Kama meneja wa miradi inakuza WBS, anazingatia ni kazi gani zinazotegemeana. Anaendesha kazi kwa usahihi. Pia anaona nguvu, udhaifu na ahadi nyingine za wanachama wa timu ya mradi.
Kazi kubwa ya meneja wa mradi ni mawasiliano. Katika awamu ya kupanga, meneja wa mradi na mdhamini ni katika mawasiliano ya mara kwa mara. Katika mkutano wa kichwa, meneja wa mradi huweka sauti kwa mradi mzima. Mara baada ya mradi kuanza, meneja wa mradi huwasiliana na wanachama wa timu ya mradi, wafadhili wa mradi, na wadau . Wadau wanaweza kuwa ndani na nje ya shirika. Meneja wa mradi ana mikutano ya mara kwa mara na timu ya mradi na hukutana na wanachama wa timu binafsi kama inahitajika. Meneja wa mradi pia hukutana na mdhamini wa mradi mara kwa mara ili kuhakikisha mradi unaendelea kama mdhamini wa mradi anatarajia.
Kama mradi unakaribia karibu, meneja wa mradi lazima wawasiliane ili kuhakikisha kila kitu kinakuja pamoja. Baada ya kufungwa, meneja wa meneja wa nyaraka na kuwasilisha masomo yaliyojifunza kutoka kwa mradi huo.
Mashirika ya Serikali huwa na kuweka mameneja wa miradi kutumia jitihada kubwa na vipengele vya teknolojia ya habari kama vile upgrades kubwa ya programu na vifaa vya urejesho wa vifaa. Miradi ndogo ya teknolojia ya habari ni uwezekano wa kuwa na miundo rasmi ya usimamizi wa mradi kuliko miradi madogo bila matokeo ya kiteknolojia. Mameneja wa miradi kwa miradi hii ndogo, isiyo ya kiufundi inaweza kuwa wafanyakazi ambao hawana mafunzo katika usimamizi wa mradi na ambao wanapaswa kutengeneza kazi.
Watu wengi huanguka katika usimamizi wa mradi kutoka kwa kulazimika kuzunguka. Wanatoka katika asili zote za asili. Ikiwa ni maafisa wa polisi , mameneja wa mkataba, wataalam wa kondari , maafisa wa taarifa za umma au kitu kingine, wanatangulia kama wataalamu wa masuala ambao wana ujuzi wa shirika na upepo kama mameneja wa miradi. Mara baada ya kupata uzoefu mdogo na mafunzo, wanapata kufurahia miradi ya kusimamia. Wanatafuta fursa zaidi za kusimamia miradi, mafunzo ya kuimarisha ujuzi wao na labda vyeti ili kujitolea zaidi na fursa za kazi.
Tabia ya Wasimamizi wa Mradi
Kuna sifa kadhaa za kawaida kati ya mameneja wa mradi wenye mafanikio. Kwa sifa hizi, mameneja wa miradi ni vizuri katika njia yao kuelekea kufikia malengo ya miradi yao.
Wasimamizi wa miradi lazima wawe waaminifu. Ili wadau na wajumbe wa timu ya mradi kutegemea mradi utaenda vizuri, wanapaswa kuamini meneja wa mradi. Ikiwa mambo yanakwenda vizuri au sio vizuri, meneja wa mradi lazima uwe wazi na waaminifu kuhusu kinachoendelea na mradi huo. Vile vile huongeza uaminifu wa meneja wa mradi. Watu wanajua watapata taarifa ya kuaminika bila kujali kinachotokea katika mradi huo.
Mameneja wa mradi huwa na kupigwa. Upanuzi ni ubora mzuri kwa wasimamizi wa mradi kuwa na sababu wanazungumza mara kwa mara. Ikiwa unawasiliana na mdhamini wa mradi, wadau au wajumbe wa timu, wasimamizi wa miradi lazima waweze fursa nyingi za kusambaza na kukusanya taarifa. Wasimamizi wa mradi wa Introverted wanaweza kufanikiwa; hata hivyo, wanapaswa kujitawala nje ya eneo la faraja yao.
Mipango ni muhimu kwa mafanikio katika usimamizi wa mradi. Wasimamizi wa miradi lazima wawe mipangilio si tu kuanzisha mpango mzuri lakini kufuata mpango na kujua wakati mpango huo unahitaji kubadilika. Wasimamizi wa miradi wanashika mpango mpaka haukutane tena na mahitaji ya mradi. Kisha, hufanya marekebisho juu ya kuruka ili kuhakikisha malengo ya mradi yatafikiwa. Wanawasiliana na mabadiliko kwa watazamaji wanaohitajika.
Wasimamizi wa miradi si mara zote wataalam katika masuala ya masuala ya miradi yao. Katika miradi kubwa, hakuna njia yoyote meneja wa mradi anaweza kuwa mtaalam katika nyanja zote za mradi huo. Ndiyo sababu timu ni muhimu sana. Ili kupambana na ukosefu wa meneja wa mradi wa ustadi wa suala, wasimamizi wa mradi lazima wawe na data-oriented. Wanapaswa kuwashirikisha wanachama wa timu yao kuwapa data kuthibitishwa kuthibitisha miradi inayoendelea kama inavyopaswa. Wakati maamuzi muhimu juu ya muda, ubora na upeo hutokea, mameneja wa mradi wanahitaji data ili kuamua nini kinachofanyika.
Kwa sababu mameneja wa mradi wanahitaji data, wanapaswa kuwa na uchambuzi. Wanapaswa kuwa na uwezo wa kukata tamaa na hisia ili kupata habari husika na kuitumia kwenye mchakato wa kufanya maamuzi.
Wasimamizi wa Mradi wa Vyeti Wanaweza Kupata
Kama usimamizi wa mradi umefanikiwa katika nidhamu yake tofauti, thamani ya vyeti imeongezeka. Kwa hakika, machapisho mengi ya kazi katika sekta zote za umma na za kibinafsi zinaonyesha waajiri wanahitaji au wanapendelea kuajiriwa mapya kwa kuzingatia. Watu wenye historia ndefu ya kazi katika usimamizi wa mradi hawana haja ya vyeti, lakini wale wapya kwenye mstari huu wa kazi wanapaswa kuwafuatilia. Kama watu wengi wanaingia katika uwanja wa usimamizi wa mradi, watu wengi watahitaji kujitambulisha wenyewe kama wenye uwezo.
Nchini Marekani, vyeti vinavyoenea zaidi kwa wasimamizi wa mradi ni Msimamizi wa Mradi, au PMP®, inayotolewa na PMI. Ili kupata sifa ya PMP®, meneja wa mradi hukutana na mahitaji ya elimu, uzoefu na mafunzo. Mahitaji haya yanaweza kupatikana katika moja ya njia mbili. Kwanza, meneja wa mradi lazima awe na shahada ya sekondari, uzoefu wa miaka mitano na masaa 7,500 ya miradi ya kusimamia na masaa 35 ya mafunzo husika. Pili, meneja wa mradi lazima awe na kiwango cha bachelor, uzoefu wa miaka mitatu na miradi ya kusimamia masaa 4,500 na masaa 35 ya mafunzo husika.
Baada ya kukidhi mahitaji haya, msimamizi wa mradi lazima aomba na PMI na kuchukua mtihani. Mtihani huu unategemea Mwili wa Usimamizi wa Mradi , au PMBOK®.
Kwa wote, PMI inatoa vyeti vya usimamizi wa mradi tisa. PMP® na rahisi kupata Msaidiwa Msaidizi katika Usimamizi wa Mradi au CAPM® , ni vyeti vikuu vya ujumla vya PMI. Vyeti vyao vingine saba vinahusika na mambo maalum ya usimamizi wa mradi-kama vile uchambuzi wa biashara, ratiba na usimamizi wa hatari - au mbinu maalum za usimamizi wa mradi-kama vile Agile na OPM3.
Meneja wa Mradi wa Mishahara Pata
Kama ilivyo karibu na kazi yoyote iliyopo katika sekta ya umma na ya kibinafsi, wale wanaofanya kazi kwa serikali wanaweza kutarajia kupata chini kidogo kuliko wenzao wa sekta binafsi. Shirika la Serikali linaelekea kuwa na vifurushi bora zaidi kuliko makampuni binafsi.
Wasimamizi wa miradi mapema katika kazi zao hufanya chini kuliko wale ambao wana uzoefu zaidi. Kama mameneja wa miradi wanapata uzoefu, wanaweza kuamuru mishahara ya juu.