Jinsi ya Kukaa Katika Kudhibiti Mikutano Yako ya Biashara

Mikakati ya Mkutano Ili Kukabiliana na Maswali ya Waajiriwa

Mikutano ya biashara inaweza kukimbia bila kudumu ikiwa unafungua sakafu kuchukua maswali ya mfanyakazi kama huna kuweka vigezo tangu mwanzo na kudumisha udhibiti wa sakafu. Neno "kuna moja katika kila umati" linatumika vizuri katika mazingira ya mikutano ya biashara kama wafanyakazi wasio na furaha mara nyingi wana nia zaidi ya kuzungumza katika mipangilio ya kikundi. Yote inachukua ni maoni moja hasi au swali ili kuwawezesha wengine kuanza kukubaliana.

Lakini reverse pia inaweza kuwa kweli: kuanza mazungumzo mazuri na kuwaalika wengine kujiunga nao na matokeo inaweza kuwa kukutana na mafanikio na kila mtu akienda mbali kusikia mkutano ulikuwa na thamani ya wakati wao.

Mojawapo ya malalamiko makubwa kuhusu mikutano ya biashara ni kwamba mara nyingi hazihitajiki na kupoteza muda wa kazi muhimu. Hakikisha ueleze wazi wazi kusudi la mkutano wako , utayarisha mapema kiasi cha muda utakayohudumia kwenye mkutano (pamoja na majadiliano yoyote ya wazi) na kisha ushikamana na mada ya mkutano na muda uliopangwa. Unaweza pia kutaka kufanya mikutano kuvutia zaidi na mkutano wa barafu la mkutano au shughuli za joto .

Hapa ni mikakati ya kushughulika na wafanyakazi ambao huuliza maswali wakati wa mikutano ambayo hutaki kujibu mara moja, au kwamba hutaki kushughulikia wakati wowote wa mkutano.

Wakati wa Kazi juu ya Swali Mara moja

Ikiwa swali ni wakati na juu ya kazi na unafikiri inapaswa kushughulikiwa, jibu kwa mara moja-lakini kwa ufupi-na kisha ufuatayo kwa kusema utachukua maswali zaidi mwishoni mwa mkutano ikiwa una muda.

Saidia taarifa yako kuwa unaendelea na lugha ya mwili. Angalia maelezo yako au tembea uso wa ubao nyeupe, nk Kwa kugusa macho mara kwa mara unaonyesha kuwa unaendelea. Ikiwa unatazamia nje ya watazamaji (hasa na vidonda vilivyoinuliwa) huenda unatuma ishara unayoacha ufunguzi kwa maswali zaidi.

Ikiwa watazamaji ni hasi au wasio na hatia, jihadharini na wasiwasi wao lakini kwa usahihi. Kuchukua muda wa kuelezea kuelewa na kugawana wasiwasi wao lakini kama ukienda mbali sana mada ya mada yatafanyika. Pendekeza watu waweze kuandika maswali yao baadaye, au kupanga kukutana na wewe kwa faragha ambapo unaweza kuzungumza wasiwasi wao kwa undani zaidi.

Kujibu swali moja linafaa kwa sababu ni:

• Inaruhusu mmiliki wa mkutano kushughulikia kitu ambacho hawangeweza kufikiria;
• Inatuma ujumbe kwamba unasikiliza wasikilizaji wako;
• Kwa kuchukua swali moja pekee, unatumikia ujumbe unao bado una udhibiti wa mkutano lakini unajali kuhusu washiriki wanaofikiria.

Jinsi ya Kwa Upole Kufafanua Swali

Ikiwa swali linalotakiwa litashughulikiwa baadaye katika mkutano, hali, "Hilo ni swali nzuri na moja tutakayeshughulikia kwa muda mfupi."

Ikiwa swali linalotakiwa ni mbali-kichwa na haitashughulikiwa katika mkutano, kutoa seti ya maagizo maalum ya kutatua. Ikiwa unakataa kujibu swali au kupitisha hukumu, "siyo kusudi la mkutano huu," unaweza kuishia kutuma ujumbe usiofaa kwa wafanyakazi wako: usimamizi haujali.

Njia nyingine ya kufuta maswali ambayo haitasemwa katika mkutano ni kumuuliza mtu kukutana na wewe (au mwingine mwanachama wa usimamizi sahihi) kwa faragha kujadili wasiwasi wao kwa undani zaidi.

Unaweza hata kupendekeza (kama inafaa) kuwa swali ni muhimu kutosha kuzingatia kuzingatiwa katika mkutano tofauti wakati ujao.

Kufafanua swali kuna manufaa kwa sababu:

• Katika mazingira ya kawaida ya kazi wafanyakazi wanaweza kujisikia huru huru kuzungumza mawazo yao na wanaweza kudhibiti mkutano;
• Wengi wa hasira au wasiwasi wafanyakazi wanataka kusikilizwa zaidi kuliko kitu kingine chochote. Kuwapa bodi ya kupiga kelele kwa wakati unaofaa na mazingira inaweza kusaidia kuepuka matatizo madogo kuwa matatizo makubwa; na
• Wafanyakazi wanahitaji na kujibu uongozi mzuri. Ikiwa usimamizi unao udhibiti kwa njia ya haki na ya usawa, hutuma ujumbe kwa wafanyakazi kuwa usimamizi unasikiliza, lakini lazima kuweka mipaka sahihi.