Mashirika ya Serikali hufanya miradi wakati sehemu fulani ya kufanya kazi ya watu inahitaji kubadilika. Kulingana na Taasisi ya Usimamizi wa Mradi , mradi ni "shughuli ya kikundi cha muda iliyoundwa kutengeneza bidhaa, huduma au matokeo." Wakati mradi utabadilisha jinsi shirika linavyofanya biashara, bidhaa za mwisho za mradi zinaingizwa katika kazi ya kila siku na kwa hiyo huboresha kazi ya shirika kwa kudumu.
Inaweza kuonekana rahisi, lakini sio. Mabadiliko ni ngumu, na miradi inaweza kukimbia barabara kwa urahisi sana. Kila siku huleta matatizo ambayo yanatishia maendeleo ya mradi na mafanikio ya mwisho. Ili kupambana na hatari hii, miradi inahitaji vipengele vingine muhimu. Na vitu vifuatavyo vilivyowekwa, mradi una fursa kubwa ya mafanikio.
01 Msaidizi wa Mradi wa Committed
Msaada wa mradi ana majukumu manne ya msingi kuhusiana na mradi huo. Kwanza, wasaidizi wa mradi huo. Yeye hufurahia timu ya mradi kwa hadharani na kwa faragha. Pili, mdhamini anaunga mkono meneja wa mradi . Wakati meneja wa mradi anahitaji vikwazo kuondolewa, anaomba mdhamini wa msaada kwa sababu mdhamini ana fungu la shirika ili kufanya mambo yatokee. Tatu, mdhamini anaweka rasilimali kwa kuwapa moja kwa moja au kufanya kazi na watu wengine wa ngazi ya juu ili kupata rasilimali. Wakati mdhamini ni bingwa mwenye nguvu wa mradi, wenzao wa mdhamini wana uwezekano wa kuchangia rasilimali zinazofaa. Nne, mdhamini huwezesha uamuzi. Wakati timu ya mradi imeshuka, mdhamini anaweza kuhamisha uamuzi au kupiga gorofa kufanya uamuzi.
Mfadhili anakaa taarifa kupitia mawasiliano ya mara kwa mara na meneja wa mradi. Wawili hufanya kazi pamoja ili kuamua wakati mdhamini anahitaji kuingia na kutekeleza kwa nguvu zaidi wajibu wa mdhamini katika kusaidia meneja wa mradi. Kwa mfano, meneja wa mradi anaweza kuwa na shida ya kupata taarifa kutoka idara ya fedha ya shirika. Mfadhili wa mradi anaweza kumkaribia afisa mkuu wa kifedha juu ya hali hiyo na kuuliza kuwa kazi ya kupata habari inalenga zaidi juu ya kazi za kushindana.
02 Kufuta Malengo na Upeo
Kabla ya kazi ya mradi ni kufanyika au hata iliyopangwa, mdhamini wa mradi lazima aeleze malengo na upeo wa mradi huo. Malengo ni mambo makuu ambayo mradi unapaswa kukamilisha. Chukua mradi wa kukuza programu, kwa mfano. Idara ya rasilimali za kibinadamu inatumia programu inayojulikana ya biashara inayoweza kusimamia malipo. Shirika linataka kuongeza moduli kwa usimamizi wa kujifunza. Malengo ya mradi huo ni kuboresha programu ya usimamizi wa kujifunza kwa mahitaji ya biashara ya shirika na kuunganisha na mfumo wa malipo ya zilizopo.
Upeo hufafanua vigezo vya mradi huo. Inaendelea na mfano wa mradi wa programu; upeo wa mradi huu ni mdogo wa kuleta mfumo wa usimamizi wa kujifunza na kuunganisha na mfumo wa malipo. Mara nyingi, ni muhimu kutambua vitu ambavyo havikuwepo ili kuelewa kilicho katika upeo. Kwa mradi huu, kuongeza vidonge vingine havikuwepo. Idara ya uhasibu haiwezi kuja kwa meneja wa mradi na kuomba bili, akaunti inayopokea au modules zinazolipiwa akaunti.
Kuongeza moduli mara moja mradi umefafanuliwa inaruhusu wigo huenda . Wadhamini wa mradi mzuri na mameneja wa miradi walinda dhidi ya upeo na wanasita kuongeza wigo wa mradi wa katikati. Kuongezeka kwa wigo wa mradi huongeza haja ya mradi wa rasilimali kama muda na fedha. Zaidi ya hayo, kufanya kazi kwa wigo wa ziada unaweka ubora wa bidhaa za kazi katika hatari.
03 Meneja Mradi Mzuri
Wasimamizi wa miradi huwa na tabia zifuatazo zinazowasaidia kuhamisha mradi huo. Wasimamizi wa miradi ni wapangaji. Wanafikiri juu ya mlolongo wa kazi na kujua nini kinahitajika kutokea baada ya timu kukamilisha kazi iliyopo. Wanafanya mipango mzuri lakini pia wanajua wakati wa kubadilika na kugeuka kutoka kwenye mpango. Wasimamizi wa miradi ni waaminifu. Kwa mafanikio yao kulingana na kazi ya wengine, mameneja wa miradi wanahitaji watu kuamini nia yao nzuri na uwezo. Uaminifu ni muhimu hasa katika uhusiano kati ya meneja wa mradi na mdhamini wa mradi. Mameneja wa mradi huwa na kutetemeka kwa sababu idadi kubwa ya kazi yao inahusisha kuwasiliana.
Wanawashikilia watu kuwajibika kwa ahadi zao. Hapa ni mfano. Msimamizi wa timu ya mradi wa mradi aliiambia meneja wa mradi kuwa mwanachama wa timu angeweza kujitolea saa nne kwa wiki kwa mradi huo. Mjumbe huyo wa timu amekosa mikutano miwili ya kila wiki kwa mstari na hakufanya maendeleo yoyote juu ya kazi zake zilizowekwa katika muundo wa kuvunjika kazi. Baada ya mkutano wa kwanza uliopotea, meneja wa mradi alikutana na mwanachama wa timu kujadili kutokuwepo na muda uliopotea. Mwanachama wa timu alisema alikuwa na vipaumbele zaidi. Meneja wa mradi alifikiri kuwa hii haikuwa ya kweli, hivyo baada ya mkutano wa pili uliopotea, msimamizi wa mradi alikutana na msimamizi wa mwanachama wa timu. Msimamizi huyo aliiambia meneja wa mradi angehakikisha kuwa tabia ya mwanachama wa timu ingegeuka.
04 Washiriki waliohusika
Washiriki katika mradi huo ni watu ambao wamevutiwa na mafanikio ya mradi lakini sio wanachama wa timu ya mradi. Hawafikiri juu ya mradi kila siku kama meneja wa mradi au wanachama wa timu ya mradi, lakini wanataka kuwa katika kitanzi juu ya maamuzi muhimu na maendeleo ya jumla kuelekea malengo ya mradi.
Wadau wana motisha yao ya kukaa kinyume na shughuli za mradi, lakini ni jukumu la meneja wa mradi kuwaingiza katika zizi kwa njia zinazoendelea kazi kuelekea malengo ya mradi. Katika matukio mengi, kufanya hivyo kunahusisha uwiano mkali kati ya kupata pembejeo mingi na kupata pembejeo kidogo sana. Wadau hawawezi kuzingatia uamuzi wowote. Hiyo ingeweza kukua chini ya mradi na kufanya kila uamuzi kupigana. Kinyume chake, wadau hawawezi kufungwa kwa sababu kipengele kikubwa cha kila mradi ni kuridhisha wadau.
Wajumbe wa Timu ya Mradi wa Kujitolea
Wanachama wa timu ya mradi hutimiza kazi ya mradi huo. Mara nyingi, wajumbe wa timu ya mradi wanapewa mradi juu ya majukumu yao ya kawaida maana hakuna kupungua kwa kazi nyingine ili kulipa fidia kwa kazi ya ziada iliyoletwa na mradi huo. Wasimamizi wa miradi wanaweza kusaidia wanachama wa timu kujadiliana na wasimamizi wao juu ya suala hili, lakini meneja wa mradi hawana udhibiti wa wanachama wa timu ya mradi wa wajibu wana nje ya mradi huo.
Kujitolea kwa wanachama wa timu kwa mradi ni muhimu sana. Bila kujitolea, muda ulioingizwa, na bidhaa za kazi si za ubora mzuri. Washiriki wa timu ya kujitolea huhamasishwa kutekeleza malengo ya mradi kwa wakati, ndani ya bajeti na hadi matarajio ya ubora.