Na Jinsi Unaweza Kuwajenga
Uliposikia kuhusu kitabu cha Stephen Covey, Hifadhi 7 za Watu wenye Ufanisi . Leo hebu tuangalie tabia 10 ambazo mameneja wa miradi yenye mafanikio hushiriki.
Nimeona tabia hizi zimeelezwa mara kwa mara katika tathmini za utendaji na katika ukaguzi wa mwisho wa mradi ambapo mteja, timu au mdhamini hutoa maoni kwa meneja wa mradi.
Huna haja ya kuwa na uzoefu wa miaka 10 ili ufanyie mafanikio kila wakati. Kwa kubadilisha tabia zako na kuchanganya ujuzi wako unaweza kuboresha kwa kiasi kikubwa uwezekano wa mradi wako kuwa mafanikio (na jiweke wakati usio na shida sana katika kazi pia).
Na katika utaratibu wowote (mbali na namba 10) hebu kuanza!
Kutumia Timu ya Haki
Wasimamizi wa mradi wa ufanisi zaidi na wenye mafanikio wanajua uwezo wa wanachama wa timu yao. Ina maana kwamba wanaweza kugawa kazi sahihi kwa watu wa haki.
Kutumia rasilimali isiyofaa kwenye kazi inaweza kuongoza kuchukua muda mrefu au kufanywa vibaya. Inasaidia kujua uwezo na udhaifu wa watu wanaofanya kazi na wewe ili uweze kuwatenga bora kwa kazi za mradi.
Kusimamia Masuala ya Mradi
Miradi yote inakabiliwa na masuala mara kwa mara. Wasimamizi wa mradi wa mafanikio usiruhusu kuwa wasiwasi. Wanajua mchakato wa usimamizi wa suala na pia jinsi ya kukabiliana na matatizo wakati wanapoondoka.
Unaweza kufanya hivyo pia. Mara baada ya kujua jinsi ya kutathmini suala la mradi, utaona kuwa usimamizi wa suala unakuwa tabia rahisi ya kuingilia katika utaratibu wako wa kila wiki. Weka kando wakati wa kuingia shida yako ya suala kila wiki, na utaona hivi karibuni kuwa ni kazi rahisi ya kukaa juu ya matatizo ya kusimamia.
Kukabiliana na Mabadiliko
Miradi imeundwa kubadili mambo, lakini aina hiyo ya mabadiliko inachotokea kwa watu wengine! Ni vigumu kusimamia mabadiliko ambayo yanakusudiwa kwa timu ya mradi, kuondosha ratiba ya mradi wa kina na kuunda kazi mpya na rundo zima la sasisho la nyaraka.
Wasimamizi wa mradi wa mafanikio wana mchakato wa usimamizi wa mabadiliko wanayofuata. Kufuatia hatua zilizoelezwa hufanya iwe rahisi kugeuza hatua yoyote katika tabia kwa sababu imeundwa na kurudia.
Mchakato wa usimamizi wa mabadiliko inaonekana kama hii:
- Pata taarifa kuhusu mabadiliko
- Tathmini mabadiliko
- Kuanzisha kazi gani itakuwa kufanya mabadiliko
- Panga ushauri kuhusu kama ni muhimu kwenda mbele.
Kisha unapata uamuzi kutoka kwa mdhamini wako kuhusu ikiwa unapaswa kuingiza mabadiliko au la.
Kumbuka: Unaweza kuidhinisha baadhi ya mabadiliko madogo mwenyewe kwa muda mrefu kama wao ni ndani ya kiwango chako na ngazi za mamlaka.
Wasimamizi wa mradi wa mafanikio wanajua kuwa kukabiliana na mabadiliko ni sehemu ya kazi na wana mpango wa kukabiliana nao kama na wakati wanapoondoka.
Kusimamia Gharama za Mradi
Ni uwezekano mkubwa kwamba mradi wako utaingiza gharama, hata kama huna udhibiti kamili juu ya mfuko wa mfuko wa fedha. Kuwa na uwezo wa kusimamia mambo ya kifedha katika udhibiti wako lazima iwe tabia.
Ikiwa hutakaribia mara kwa mara na kwa kawaida, utapata kazi inakuwa kubwa sana haiwezekani kufanya vizuri.
Mameneja wa mradi wa ajabu hukaa juu ya gharama na mifumo ya kufungua ambayo inafanya kazi kwa ankara, quotes, na makadirio. Pata tabia ya kutumia programu yako ya bajeti (hata kama hiyo ni sahajedwali tu).
Huwezi kusimamia gharama zako za mradi mpaka utakapokuwa na mpango wa unachotumia. Soma hii juu ya jinsi ya kuunda bajeti ya mradi ili uweze kuanza.
Teambuilding
Timu ya mradi inawezekana haitakufanyia kazi kwa nini basi ni sehemu ya ufuatiliaji wa tabia za mameneja wa mradi wenye mafanikio?
Ni kwa sababu unawahitaji kufanya kazi kwa ufanisi pamoja na unahitaji watu wanaohusika katika mradi wawe haraka kufikia hatua ambapo wanaaminiana. Ukipata hivyo kupitia kujenga timu.
Tahadhari kwa hali ambapo timu yako inaanguka. Tabia ya uonevu , hasa, haikubaliki.
Kuelewa Mchakato
Tabia ya sita ya mameneja wa miradi yenye mafanikio ni kwamba wanaelewa taratibu zilizopo ndani ya nyanja zao za udhibiti.
Hiyo inamaanisha kwamba wanajua taratibu za kazi zinazohitajika kufuatiwa. Hawana kupoteza muda kujaribu kufanya jinsi ya kuandika kesi ya biashara kwa sababu wanajua kwamba kuna utaratibu wa hilo na wanaweza kufuata hatua.
Wasimamizi wa mradi wa mafanikio sio watumwa wa mchakato. Wao wanajua wakati wafaa kufanya ni kufuata mchakato. Wanajua wakati ni vyema kuifanya kidogo ili kufanya kazi kwa ujumla iwe rahisi kwa kila mtu. Mfano wa kwamba itakuwa kuondoa usimamiaji kutoka kwa mradi mdogo kwa kuimarisha taratibu ipasavyo.
Inasasisha Ratiba
Mipango ya mradi haipaswi kushoto kwa nafasi, na mameneja wa mradi wenye mafanikio zaidi yatakuwa ni tabia ya kuangalia mara kwa mara ratiba zao za usahihi na kuzibadilisha.
Kuna njia nyingi za kufuatilia maendeleo ya mradi wako, lakini jambo muhimu zaidi ni kwamba unafanya! Ikiwa unajitahidi kufanya tabia hii mwenyewe, basi soma mkutano mfupi katika diary yako na wewe mwenyewe na ratiba yako mara moja kwa wiki. Tumia wakati huo huo kila wiki na uchukue dakika 30 uhakike wapi na wapi unapaswa kuwa. Fanya marekebisho muhimu, waambie timu na uendelee na mradi huo.
Kumbuka: Ikiwa mabadiliko yako ya ratiba yanaathiri tarehe ya mwisho ya mradi huo au tarehe ya kujifungua kwa hatua kuu kisha kuzungumza na mdhamini wako. Haupaswi kubadili misingi ya mpango wako uliowekwa chini bila kupitia mchakato rasmi wa idhini.
Kusimamia Hatari ya Mradi
Kujua nini cha kujumuisha katika rejista yako ya hatari ni jambo moja, lakini mara kwa mara kukiangalia na kufanya kazi kwa hatari zinazotolewa ni tofauti.
Haitoshi kutumia mwanzo wa mradi wako kutambua hatari na kisha usifikiri juu yao tena. Usimamizi wa hatari unahitaji kuwa sehemu ya tabia zako za mradi kwa sababu bila ya hayo utaona kuwa hatari hugeuka kuwa masuala na kukuta matatizo kwako.
Ni eneo lingine ambapo taratibu za kawaida na kusafiri upangaji wa kawaida kufanya uchunguzi wa hatari unaweza kusaidia. Unaweza kuiingiza kama sehemu ya mikutano yako ya timu. Tengeneza tabia ya kuchunguza hatari zako na timu, karibu na kila kitu ambacho hakina tishio na vitendo kwa wale unayotaka kupunguza.
Wakati wa kufuatilia
Wasimamizi wa miradi wanajua mengi juu ya usimamizi wa muda wa mradi , lakini huenda kuwa katika uwanja wa ratiba na mipango. Tunachozungumzia ni kufuatilia muda mara kwa mara, kila siku. Tunazungumzia mara nyingi.
Mara nyingi timu za mradi sio nia ya kutumia nyakati za wakati ikiwa hazijafanya. Vifaa vingi vya programu za usimamizi wa mradi vina kufuatilia wakati unaozalishwa katika bidhaa. Hiyo inaweza kuwa rahisi kuanzisha kubadili kwa kufuatilia wakati kama timu.
Ikiwa wewe au ukifuatilia wakati wa timu yako (ambayo inashauriwa) ni muhimu kujua wakati wakati wako unaenda kwa siku. Unapaswa kuwa na tabia ya kuweka maelezo ya jinsi unavyotumia muda wako. Itasaidia kuelewa ikiwa unatumia muda kwenye kazi za mradi wa kipaumbele. Unaweza kufikiri kwamba wewe ni, lakini wewe? Nyaraka za mara kwa mara au wakati wa kurekodi wa fomu fulani itasaidia, hata kama ni logi ya saa moja kwenye gazeti.
Kutoa Mabadiliko ya Biashara
Hatimaye, tabia inayofanya mameneja wa miradi kufanikiwa zaidi ni uwezo wao wa kulinganisha matokeo ya mradi kwa matokeo ya biashara. Mradi wako uliundwa ili kufikia kitu cha kushangaza kwa kampuni, na umefanya hivyo. Kubwa.
Lakini ikiwa watumiaji hawatumii bidhaa yako au programu ya haraka hutoka tarehe au wateja hawajavutiwa kama wewe ndiye mradi wako umepoteza muda.
Timu za mradi wa mafanikio zaidi zinahakikisha kuwa zinajua matokeo gani ya biashara wanayojenga. Wao hujenga suluhisho ambalo hutoa mabadiliko ya biashara katika mtindo endelevu. Wao wanaojifungua wakati mradi huo umekamilika hutumiwa kikamilifu na kukubalika kabisa na mteja. Ni mafanikio kwa sababu imejengwa kuwa mafanikio tangu mwanzo.
Kuelewa malengo ya biashara ni vigezo muhimu kwa meneja wowote wa mradi ambaye anataka kufanya athari kwa wateja na wadau. Ikiwa unaweza kuonyesha kuwa umetoa kitu cha thamani, basi ni rahisi kuonyesha athari unayo na thamani ya kuleta kampuni.
Fanya kuwa tabia ya kuwauliza wadau wako thamani gani ya biashara wanayotarajia na jinsi wanataka kutumia chochote ambacho mradi wako unawapa. Wazungumze nao kuhusu jinsi wanavyofafanua mafanikio. Unaweza kujenga hii katika mchakato wa kurudia wakati wa mwanzo wa kila mradi.
Je! Una Mazoea Mingi Ya Mafanikio?
Baada ya kusoma orodha, ni ngapi ya tabia hizi tayari unazo? Kuna pengine mambo hapa ambayo unafanya leo na wengine unaowajua unapaswa kufanya juhudi zaidi ya kufanya mara kwa mara. Habari njema ni kwamba kujenga tabia mpya ni rahisi ikiwa una nia ya kufanya hivyo. Hivi karibuni mambo haya yatakuwa ya pili, na utakuwa vizuri katika njia ya kuwa mojawapo ya mameneja wa mradi wa mafanikio katika kampuni yako.
Je, ndio zipi unayoanza kuanza kufanya kazi na kujenga katika ratiba yako ya kila wiki?
Kusoma zaidi
Mimi kupendekeza kusoma Nguvu ya Tabia na Charles Duhig.