Kwa ufafanuzi, miradi ni mipango ya muda na ya kipekee, kinyume na shughuli za shughuli za kawaida. Na wakati kampuni nyingi zinategemea mameneja wa mradi wenye mafunzo, kuthibitishwa na mipango yao, stadi za mradi zinahitajika kwa wataalamu wote.
Makala hii hutoa utangulizi wa kupanga mradi kwa mtaalamu yeyote anayependa kupitisha mazoea ambayo yanafanya kazi vizuri kwa mameneja wa mradi wa kitaaluma.
Kuchukua muda wa kufafanua kweli na kupanga mpango wako:
Wasimamizi wa miradi wanaelewa kuwa sehemu kubwa ya muda wa mradi hutumiwa katika kupanga . Wengi wetu tuna tabia ya kukimbilia kuanza kazi, ambayo katika ulimwengu wa miradi ni sawa na kuruka kusoma maelekezo kwenye samani mpya ambayo umenunua kutoka kwa mmoja wa wale "wajikusanya wenyewe" wauzaji. Uwezekano ni, kukimbilia kufanya kazi bila kusoma maelekezo itasababisha matatizo makubwa wakati fulani katika jitihada zako.
Badala ya kukimbilia moja kwa moja kwenye kazi, ni muhimu kufuta masuala machache muhimu:
- Je! Unafanya nini hasa? Kuwa maalum iwezekanavyo.
- Inapaswa kukamilika wakati gani?
- Ni rasilimali gani (watu, vifaa, na bajeti) una uwezo wa kufikia, kukamilisha mradi?
Vipengele vitatu vya juu ni vipengele vya msingi vya taarifa ya wigo. Kila meneja wa mradi anafanya kazi ili kufafanua wigo kabla ya kuanza kazi.
Kuchunguza Mpango wa Chama cha Likizo ya Kampuni:
Taarifa ya upeo wa sampuli kwa chama cha likizo ya kampuni inaweza kusoma kama ifuatavyo:
Lengo letu ni kupanga na kutoa chama cha likizo ya kampuni kwa wafanyakazi 100 na wengine wao muhimu kabla ya mwisho wa Desemba, kwa gharama isiyozidi $ 10,000. Mpango na uratibu wetu utajumuisha kamati ya wanachama 4 inayoongozwa na Mkurugenzi Mtendaji. Chama kinajumuisha bar wazi, chakula cha mlo, dessert na burudani.
Tu kuchukua wakati wa hila kauli hiyo rahisi lakini muhimu inatoa mwongozo wenye nguvu kwa timu inayohusika katika mradi huo. Kila mtu anaelewa hali ya mradi huo, wakati, rasilimali na bajeti.
Kuvunja upeo chini ya vitengo vya kazi vya siri:
Wasimamizi wa Mradi huunda kitu kinachojulikana kama muundo wa kuvunjika kazi kuelezea kwa maneno wazi, yanayotumika, kazi yote ya mradi ambayo inapaswa kukamilika na mtu kwa wakati fulani. Katika hali yako, uharibifu wa kazi unaweza kujumuisha:
- Tambua eneo.
- Thibitisha upatikanaji wa chumba na uifunge kwa amana.
- Chagua chaguo la chakula.
- Thibitisha bar na nini bar inajumuisha.
- Tambua chaguo la dessert.
- Unda na usambaze mialiko na uchaguzi wa chakula.
- Kumaliza uchaguzi wa chakula kulingana na mialiko iliyorejeshwa.
- Chagua aina ya burudani.
- Kagua chaguzi za burudani na chagua.
- Thibitisha kuweka chumba cha kulia.
- Vipaji vya meza za ununuzi kwa wageni.
- Kuratibu na kutoa tukio hilo.
Wasimamizi wa miradi wataendeleza uharibifu huu wa kazi ya mradi bila kuzingatia rasilimali au muda, lakini zaidi katika muundo wa kutafakari. Mara kazi yote inayohitajika ili kufikia upeo wa mradi imetambuliwa, ni wakati wa kuiweka kwa utaratibu, kuwapa majukumu na kuomba makadirio ya muda na gharama kutoka kwa wanachama wako wa timu.
Kujenga Mpango wa Mradi kutoka Uharibifu wa Kazi:
Baada ya kukamilisha uharibifu wa kazi rahisi uliotambuliwa kwenye ukurasa uliopita, lazima sasa:
- Hakikisha kuwa vitu vyote muhimu kufikia upeo wa mradi vimegunduliwa.
- Thibitisha ambaye atashughulikia vitu gani vya kazi na kuunda matrix ya jukumu akielezea kazi kuu za kazi ya chama kinachohusika.
- Omba kila mwanachama wa timu kutafute kazi zao, kutambua makadirio ya muda na gharama, muda uliopangwa wa kumbuka, muhtasari mahitaji ya rasilimali na uhakikishe kuwa wamefafanua kabisa kazi wanayopaswa kuwajibika.
Mara baada ya hatua za juu zimekamilishwa, timu ya mradi inapaswa kufanya kazi pamoja ili kufuatilia matukio kwa utaratibu sahihi, akibainisha migogoro yoyote ya rasilimali au changamoto za kupanga ratiba. Kumbuka: meneja wa mradi angekamilisha hatua hii kwa kuendeleza mchoro wa mtandao , kuhesabu njia muhimu na kisha kupanga ratiba, mara kwa mara kwa msaada wa programu ya kompyuta.
Kwa mradi wako mdogo kwa kutumia mbinu zisizo rasmi, mbinu rahisi ya baada ya kumbuka aina ya kuweka vitu katika mlolongo inaweza kuwa yote ambayo ni muhimu. Utaratibu huu utakuwezesha kuendeleza picha kamili ya hatua zinazohusika na muda uliopangwa wa kupanga na kutoa chama cha likizo kubwa!
Hebu Kazi Ianze:
Sasa kwa kuwa umechukua muda wa kupanua vizuri mradi huo, kutambua kazi kuu, mlolongo kazi na tathmini ya wakati na mahitaji ya rasilimali, uko tayari kuweka timu kufanya kazi kwa majukumu yao yaliyopewa. Jukumu lako kama meneja wa mradi usio rasmi ni kufuatilia kazi, kuunga mkono wanachama wa timu na kusaidia kutambua na kutatua matatizo wakati yanapojitokeza. Meneja mradi mzuri hukutana mara kwa mara na wanachama wa timu kupima maendeleo na kutambua na kusafiri hatari zinazojitokeza.
Chini Chini:
Mbinu sawa zilizoelezwa hapo juu zinaweza kutumika kwa hali yoyote ya mradi katika idara yako au kitengo cha biashara. Kuendeleza wigo wazi, kutambua kazi, kugawa rasilimali, kuendeleza makadirio na ratiba, na kisha kufuatilia na kudhibiti kazi. Mazoea yako yatatambuliwa na kukubaliwa na mameneja wa miradi ya kitaaluma mahali pa kazi yako, na matokeo yako yatakuwa bora zaidi kuliko kuruka kwenye kazi bila kufikiria. Bora ya mafanikio na mpango wako wa pili!
-
Iliyasasishwa na Sanaa ndogo