Jinsi ya Kusimamia Mradi wako wa kwanza kwa ufanisi

Hongera! Umewekwa tu katika malipo ya mradi mpya muhimu. Kwa wazi, bosi wako anatoa fursa hii kama kura ya ujasiri katika ujuzi wako. Na wakati wewe ni msisimko, hii ni mara yako ya kwanza kuwa wajibu kwa mradi wa jumla na ni kidogo ya kutisha

Maswali kadhaa yanayotokana na akili yako:

• Ninaanzaje?
• Je! Ni hatua gani zinazohitajika kuhamisha mradi kutoka kwa uanzishwaji kufungwa?

• Ninajengaje timu ya mradi wa juu?
• Ninaomba nani msaada kwa mchakato huu? Je! Kuna mfadhili mtendaji?

Chapisho hili linalenga katika kusaidia mtu yeyote mpya kuongoza mpango wa mradi , kamati, au timu kwa shughuli ambayo ni ya kipekee kwa shirika. Ikiwa unaandaa chama cha likizo au kuongoza mipango mpya ya maendeleo ya bidhaa, zana na michakato ya usimamizi wa mradi zipo kuwezesha uwezekano wako wa mafanikio zaidi.

Kwanza, kuelewa hatua 5 za mchakato wa mradi:

Wakati mimi kukuhimiza kusoma zaidi juu ya kila hatua ya 5 kwa kina, kujua kwamba ni:

1. Uzinduzi: kukata mradi.
2. Kupanga: kupanga mipango yote ya mradi.
3. Utekelezaji: kwa kweli kufanya kazi.
4. Kusimamia na kudhibiti: kazi yote unayofanya wakati wa mradi kufuatilia maendeleo.
5. Kufunga: kukamilisha na kutoa mradi na kuahirisha timu hiyo.

Hatua hizi zinafanana na kila mradi.

13 Hatua za Msingi kwa Mradi wa Novice:

1. Kufafanua Upeo: Kwanza, na muhimu zaidi, hatua katika mradi wowote unafafanua upeo wa mradi huo . Ni nini unapaswa kukamilisha au kuunda? Lengo la mradi ni nini? Sawa muhimu ni kufafanua nini kisichoingizwa katika upeo wa mradi wako. Ikiwa huna ufafanuzi wa kutosha kutoka kwa bosi wako, onyesha upeo mwenyewe na upeleke tena juu ya uthibitishaji. Wakati mfano ni kidogo mbali na mada ya biashara, tunaweza wote kuhusiana na mapokezi ya harusi. Katika kupanga mapokezi ya harusi, unaweza kuwa na upeo wako: kuandaa mapokezi ya harusi kwa wageni 100, kamili na chakula cha jioni, bar wazi, keki ya harusi na bendi ya kuishi kwa kucheza kwa tarehe fulani kwa gharama usizidi $ 20,000.

1. Kuamua Rasilimali Zilizopatikana: Ni watu gani, vifaa, na fedha gani utakavyopatikana kwako kufikia malengo ya mradi? Kama meneja wa mradi, huwezi kuwa na udhibiti wa moja kwa moja wa rasilimali hizi lakini utahitaji kusimamia kupitia usimamizi wa matri .
2. Kuelewa wakati wa mradi: Mradi unapaswa kukamilika lini? Unapoendeleza mpango wako wa mradi unaweza kuwa na mabadiliko fulani katika jinsi unavyotumia muda wakati wa mradi, lakini muda uliopangwa mara nyingi hupangwa, kama ilivyo katika mapokezi ya harusi. Ikiwa unapoamua kutumia saa za ziada ili upate ratiba, lazima upige kwamba dhidi ya mapungufu ya bajeti yako.
3. Unganisha Timu Yako ya Mradi: Pata watu kwenye timu yako pamoja na uanze mazungumzo. Wao ni wataalamu wa kiufundi. Ndiyo sababu msimamizi wao wa kazi aliwapa mradi huo. Kazi yako ni kusimamia timu.
4. Maelezo ya Kazi, Sehemu ya 1: Je! Ni vipande vipi au vipengele ambavyo vinapaswa kuundwa ili kukamilisha mradi? Kwa mfano, mapokezi ya harusi inahitaji kiwango cha juu: ukumbi wa mapokezi, chakula, kinywaji, keki, wageni, na burudani. Bila shaka, kila moja ya vipengee vingi vinaweza kupunguzwa kwenye vitu vingi vya ziada. Hiyo ni hatua inayofuata.
5. Maelezo ya Kazi, Sehemu ya 2: Katika mfano wa mapokezi ya harusi hapo juu, huenda una timu au mtu anayehusika na vipengele tofauti. Kazi na washiriki wa timu yako ili ueleze maelezo muhimu ili kufikia kila kipengee kikubwa. Mtu mwenye malipo ya vyakula lazima aelewe chaguo, mapungufu ya gharama, na kufanya uchaguzi unaounga mkono kufikia upeo . Weka hatua ndogo katika kila hatua kubwa. Ni ngazi ngapi za kina unayoingia katika hatua zaidi na zaidi ya kina inategemea ukubwa na utata wa mradi wako.

1. Kuendeleza Mpango wa awali: Kusanya hatua zako zote katika mpango. Njia nzuri ya kufanya hivyo ni kutumia meza ya mbele ya kutambua ni vitu gani vinavyotakiwa kutangulia vitu vingine. Mazoea ya kawaida ya usimamizi wa mradi wito kwa kuendeleza kinachojulikana kama mchoro wa mtandao na kutambua njia muhimu . Ingawa hii inaweza kuwa zaidi ya mahitaji yako au ngazi ya ujuzi, suala la msingi ni kufuatilia shughuli kwa haki na kisha ugawaji rasilimali kwa shughuli. Maswali ya kuuliza ni pamoja na: Nini kinatokea kwanza? Hatua inayofuata ni nini? Ni hatua gani zinaweza kuendelea kwa wakati mmoja na rasilimali tofauti? Ni nani atakayefanya kila hatua? Itachukua muda gani? Kuna vifurushi vingi vya programu vyema vinavyoweza kupakua maelezo mengi kwa wewe. Waulize wengine katika nafasi sawa na kile wanachotumia.
2. Unda Mpango Wako Msingi: Pata maoni juu ya mpango wako wa awali kutoka kwa timu yako na kutoka kwa wadau wengine wowote. Badilisha marekebisho yako na ratiba za kazi ili ufanane na mradi kwa wakati unaofaa. Fanya marekebisho yoyote muhimu kwa mpango wa awali wa kuzalisha mpango wa msingi.

1. Omba marekebisho ya Mradi: Kuna karibu hakuna wakati, fedha, au talanta ya kutosha iliyotolewa kwa mradi. Kazi yako ni kufanya zaidi na rasilimali ndogo kuliko watu wanatarajia. Hata hivyo, mara nyingi kuna mipaka iliyowekwa kwenye mradi ambayo sio kweli. Unahitaji kufanya kesi yako na kuiwasilisha kwa bosi wako na kuomba mipaka hii isiyo ya kweli kubadilishwa. Uliza mabadiliko wakati wa mwanzo wa mradi. Usisubiri mpaka ukiwa shida kuuliza mabadiliko unayohitaji. Hata hivyo, kama mradi wako unahusisha harusi, usitarajia kuwa na mafanikio kuomba mabadiliko mengi muhimu!
2. Kazi Mpango Wako, lakini Usifariki Kwa: Kufanya mpango ni muhimu, lakini mpango unaweza kubadilishwa. Una mpango wa kuendesha gari kila siku asubuhi. Ikiwa makutano moja yanazuiwa na ajali, hubadilika mpango wako na kwenda njia tofauti. Fanya sawa na mipango yako ya mradi. Mabadiliko yao kama inahitajika, lakini daima kuweka wigo na rasilimali katika akili.
3. Kufuatilia Maendeleo ya Timu Yako: Utakuwa na maendeleo mafupi mwanzoni mwa mradi, lakini kuanza kisha kufuatilia kile kila mtu anachofanya. Hiyo itafanya iwe rahisi kupata masuala kabla ya kuwa matatizo.
4. Andika Kila kitu: Weka rekodi. Kila wakati unapobadilika mpango wako wa msingi, Andika jinsi mabadiliko yalivyokuwa na kwa nini ilikuwa muhimu. Kila wakati mahitaji mapya yanaongezwa kwenye mradi kuandika ambapo mahitaji yaliyotoka na jinsi ratiba au bajeti ilivyorekebishwa kwa sababu yake. Huwezi kukumbuka kila kitu, kwa hiyo uandike ili uweze kuziangalia kwenye ukaguzi wa mwisho wa mradi na ujifunze kutoka kwao.
5. Weka kila mtu aliyefahamika: Weka wadau wote wa mradi habari ya maendeleo kila wakati. Wajue juu ya mafanikio yako kama unakamilisha kila hatua muhimu, lakini pia uwajulishe kuhusu matatizo mara tu wanapofika. Pia, endelea timu yako habari. Ikiwa mabadiliko yanazingatiwa, waambie timu kuhusu wao mbali sana kama unaweza. Hakikisha kila mtu kwenye timu anajua kile ambacho kila mtu anafanya.

Chini Chini

Huna haja ya kuwa meneja rasmi wa mradi wa kuongoza mpango wa mradi. Hata hivyo, unapaswa kutumia zana na mantiki ya usimamizi wa mradi kwenye kazi ya kufafanua malengo yako, maelezo ya kazi, kujenga timu, na kutekeleza na kufuatilia kazi. Bora ya mafanikio!