- Upeo
- Hatari
- Mawazo
Makala hii inatoa muhtasari wa maneno matatu muhimu ya usimamizi wa mradi na inajumuisha viungo na mapendekezo ya kusoma zaidi.
Upeo
Katika usimamizi wa mradi, upeo ni seti ya mipaka inayoelezea kiwango cha mradi.
Upeo unaelezea kile kitakayotolewa kwa wateja kwa matokeo ya mpango wa mradi.
Kuelewa upeo inaruhusu meneja wa mradi na timu ya mradi kuelewa kile kinachoanguka ndani au nje ya mipaka ya mradi huo. Ikiwa kitu "si katika upeo" haifanyi kazi katika kazi ya mipango ya mradi huo . Shughuli zinazoanguka ndani ya mipaka ya taarifa ya upeo zinachukuliwa "kwa upeo" na zinahesabiwa katika ratiba na bajeti. Ikiwa shughuli iko nje ya mipaka, inachukuliwa "isiyo ya upeo" na haikupangwa.
Ikiwa wewe ni meneja wa mradi au sehemu ya timu ya mradi, utahitaji kuzingatia kama kitu kinachokuwepo au cha nje kama unaendelea.
Kwa mfano, fikiria kuwa mteja amekuomba unda tovuti. Unapoelezea wigo (au kuweka mipaka) ya mradi huo, unaonyesha vitu vifuatavyo kwa upeo:
- Utengenezaji wa tovuti na diagramming ya wireframe
- Uanzishwaji wa kitanda cha mtihani
- Inakiliana na fungu la waya la kupitishwa
- Uboreshaji wa maandishi ya kichwa cha tovuti
- Kupima na kufuta upya kabla ya kufanya tovuti ya umma
Wakati wa mradi huo, mteja anauliza uingize maelezo ya video ya kampuni. Video haijainishwa katika upeo wa mradi huo na kwa hiyo haitokewi.
Wakati unaweza kuwa na furaha kufanya kazi ya video kwa malipo ya ziada, hii itahitaji marekebisho kwa upeo na gharama na muda wa makadirio ya mradi huo.
Kwa kutokuwepo kwa hati ya wazi na iliyokubaliana, hati ya video inaweza kuwa na ugomvi kati ya timu yako na wawakilishi wa wateja. Taarifa ya wazi ya upeo ilikuwezesha kufuta hali hiyo na kukabiliana na mabadiliko kwa njia ya utaratibu.
Kwa jinsi gani unaamua ni nini au nje ya wigo? Utabiri kwanza kutaja maelezo yote ya mradi unaowajua kwa sasa kulingana na majadiliano na mteja au mmiliki wa mradi. Kisha unataka kufanya mawazo muhimu ambayo itafanya gari lililozingatiwa ndani au nje ya wigo.
Mawazo
Wakati fulani katika maisha yako labda umeambiwa, "Usifanye mawazo." Hata hivyo, kufanya mawazo katika usimamizi wa mradi ni shughuli za kila siku. Mawazo yanasaidia kufafanua upeo na hatari na uangalie vizuri makadirio yako kwa muda na gharama. Bila shaka, ni muhimu kuandika na kuthibitisha mawazo yako.
Fikiria jambo rahisi, kama vile kuunda kitabu. Hebu sema rafiki yako ana wazo la kitabu cha meza ya kahawa na amekuomba udhibiti mradi. Ombi lake la kwanza ni kwa bajeti ili aweze kupata fedha.
Unapofafanua upeo, ni wazi kwamba rafiki yako hajui maelezo mengi, ikiwa ni pamoja na hesabu ya ukurasa, kuingizwa kwa picha, mtindo wa kufunika na uzito wa karatasi itatumiwa kwa kurasa hizi. Kwa kuwa mambo haya yote yataathiri utata na ufanisi wa uzalishaji, utahitaji kufanya maoni juu ya vipimo na kuthibitisha mawazo hayo kama kukubalika au kutokubalika na rafiki yako.
Baada ya mazungumzo zaidi, rafiki yako anakuambia ana mpango wa kuingiza picha 50 kwenye kitabu. Unaweza kuweka dhana yako kwenye picha 50 au, unatarajia kwamba nambari hii itaongeza kwa muda, unaweza kufanya dhana kwamba kutakuwa na kurasa kati ya 75-90 na picha.
Unaweza kuona jinsi mawazo yanaathiri moja kwa moja ratiba pia. Kwa mfano, fikiria unaongoza mradi katika bustani ambayo inahusisha kujenga swing kuweka.
Wakati wa kuanzisha mradi wako unapewa wanachama wa bajeti na waliopewa, mmoja wao anayesimamia vifaa. Unapotengeneza ratiba yako unamwomba mtu mwenye malipo ya vifaa wakati saruji itakapokuja. Mtu huyu anajibu kwamba hajui wakati saruji itakuja lakini anaamini kuwa itakuwa kati ya Juni 1 na Juni 10. Unapojenga upeo wako na ratiba, unafanya dhana kwamba saruji itakuja hakuna baadaye baada ya Juni 10. Hii mfano unaonyesha faida mbili kwa kufanya mawazo.
Faida ya kwanza ni kwamba dhana ya kupokea saruji kabla ya Juni 10 inakuwezesha kupanga shughuli ambazo hutegemea saruji ya kufika. Faida ya pili ni kwamba hutoa mtu mwenye malipo ya vifaa kwa muda wa mwisho wa kutoa saruji, ambayo anaweza kumpeleka kwa muuzaji wake. Imejenga wakati usiofaa wa mradi kuendelea.
Kufanya mawazo huweka vigezo ambazo mara nyingi hurekebishwa wakati wa mradi wa kusaidia timu ya mradi katika kukaa ndani ya upeo, wakati na ndani ya bajeti. Lakini nini hutokea wakati mawazo ni sahihi? Hii ndio hatari inayoingia.
Hatari
Mara baada ya kujenga upeo wako na kutambua mawazo ambayo yana nyuma ya upeo na makadirio, unataka kuanza kuanza kuchunguza maeneo ya hatari . Hatari ni sawa katika usimamizi wa mradi kama ilivyo katika ulimwengu wa kweli; ni hatari au nafasi ambayo inaweza kuharibu. (Kumbuka: Taasisi ya Usimamizi wa Mradi na Mwili wa Usimamizi wa Mradi wa Maarifa-PMBOK hutoa ufafanuzi wa kina wa hatari na aina na kutambua mfumo wa usimamizi wa hatari ya mradi.)
Mradi wote una hatari na kama wewe ni meneja wa mradi au mmiliki wa mradi, si tu wajibu wako wa kutarajia hatari lakini pia ni kazi yako kuwasiliana na athari za hatari hizo kwa timu ya mradi na kujiandaa ili kupunguza hatari.
Hatari inakuja katika digrii mbalimbali. Wakati mwingine hatari inaweza tu maana mradi utaendesha tofauti tofauti au kuchukua kurejea ndogo zisizotarajiwa. Katika hali nyingine, hata hivyo, hatari inaweza kusababisha matokeo mabaya ambayo hugeuza mradi wako juu ya kichwa chake.
Hebu tumia mazingira ya uwanja wa michezo kutoka mfano wa saruji hapo juu. Moja ya hatari ni kwamba saruji haikufikiri tarehe ya kudhani ya Juni 10. Ni madhara gani ya hatari hii? Shughuli zote za mrithi zinazofuata baada ya saruji imemwagizwa huchelewa kama matokeo ya tatizo hili.
Hatari inaweza kuwa nzuri pia. Fikiria athari kwa mradi ikiwa saruji inaonyesha mapema zaidi kuliko ilivyotarajiwa. Ingawa hii inaonekana kama matokeo mazuri, bado inajenga tatizo kwa muda na ugavi wa hatua zote nyingine katika mradi huo.
Mameneja wa miradi hufanya kazi na timu zao za mradi ili kuzingatia na kutambua hatari zilizopo. Wanachukua mchakato hatua zaidi na kuangalia ukali wa uwezekano wa hatari na uwezekano wa tukio. Zaidi ya hayo, wao huwatambua watu hao wanaofaa zaidi kutambua wakati hatari hutokea na wao huendeleza mipango ya kuepuka hatari.
Makampuni mengi yana nyaraka za hatari zaidi ambazo zimeendeleza kwa muda na uzoefu na miradi mingine. Baadhi ya viwanda wamekusanya maelezo ya hatari ambayo hutumiwa kama mwanzo wa uchambuzi wa hatari. Viwanda nyingi zinafanya uchambuzi wa kina wa takwimu kwa mipango ya hatari pia.
Chini Chini
Masharti: upeo, mawazo, na hatari, ni muhimu katika ulimwengu wa usimamizi wa mradi. Tumia makala hii kama hatua ya mwanzo kuchunguza suala hili na nyingine muhimu ya usimamizi wa mradi kwa undani zaidi.