Ijapokuwa ufafanuzi huu unaweza kuonekana kuwa mgumu, wakuu wa usimamizi wa mradi ni kwa kweli mizizi kwa akili na mazoea ya kawaida.
Ikiwa unataka kutoa usimamizi wa mradi kwa wateja wako au lengo lako ni kuwa meneja wa mradi, fikiria msingi wa usimamizi wa mradi kwa hatua kwa hatua. Kabla ya kuanza, tambua kama huduma unayotaka kutoa (au kazi uliyoifanya) ni mradi wa kweli.
Usimamizi Mkuu dhidi ya Usimamizi wa Mradi
Je, unaamuaje ikiwa kitu ni au si mradi? Ili kuondokana na hili, tofauti na maeneo mawili ya usimamizi katika usimamizi wa kazi (au wa jumla) na usimamizi wa mradi.
Uendeshaji au usimamizi wa jumla ni operesheni inayoendelea ya kazi. Mfano mmoja ungekuwa kama una teknolojia ya kampuni na una mteja ambao unatoa usaidizi wa ziada na unaendelea kusimamia akaunti yao ya kila mwaka kwa kuunga mkono huduma zao na kuwapa ripoti ya shughuli za kila wiki. Ikiwa utafanya hivyo kwa miaka mitano na kuwa na mkataba unaoweza upya na mteja, kazi yako inaendelea na kwa ujumla ni kazi.
Ikiwa, hata hivyo, mteja wako anataka kutekeleza mfumo mpya wa usimamizi wa bidhaa na wana mwaka mmoja kuendeleza mfumo mpya na kukuuliza uongoze maendeleo yake, mteja wako amekuhusisha katika mradi.
Vivyo hivyo, ikiwa unafanya kazi na rasilimali za kibinadamu na kazi yako ni kusimamia bajeti ya idara na kusimamia washirika wadogo, basi una kazi ya kazi kwa sababu ni kazi inayoendelea ambayo haijamaliza kumaliza.
Kwa upande mwingine, ikiwa una kazi sawa ya HR na mkurugenzi wa idara yako anauliza utekeleze programu mpya ya kuajiri (na inakupa muda wa mwisho na bajeti) na inakufanya uwe meneja wa mradi, basi hii ni mradi kwa sababu ina tarehe ya mwanzo na mwisho na kazi hutokea mara moja tu.
Kuangalia Mradi Wako Katika Sehemu Tatu
Kwa sasa kwamba unaelewa kiini cha kile kinachofanya mradi, unaweza kuchunguza kwa karibu usimamizi wa mradi. Kutumia mpango wa kuajiri kwa mfano, sasa unajua kuna haja ya mradi, hatua inayofuata inaelezea upeo, muda, na bajeti inahitajika.
Usimamizi wa mradi ni kupanga, kupanga, na kudhibiti upeo, bajeti, na wakati wa mradi wa mpango wa kuajiri. Ili kusaidia kutazama mradi, futa piramidi rahisi. Kila mstari wa piramidi inawakilisha sehemu moja kuu ya mradi (yaani, wigo, wakati na bajeti). Nafasi tupu katikati ya piramidi ni ubora wa bidhaa iliyotolewa. Piramidi ni chombo muhimu kukumbuka wakati unapanga mradi wako kwa sababu kama sehemu zako tatu kuu zinapokua au kushuka, ubora wa bidhaa huathiriwa.
Upeo wa Mradi
Kufafanua wigo ni mara nyingi ngumu na ngumu sehemu ya usimamizi wa mradi.
Maelezo ya mradi haijulikani mwanzoni mwanzo, kwa hivyo kulinganisha shughuli na kazi zinazohitajika ili kutekeleza mradi kuchukua mawazo. Upeo huo una shughuli zote na kazi ambazo zitafanyika ili kuzalisha bidhaa ya mwisho utakayoifungua. Kufafanua upeo wa mradi utakusaidia kuamua muda na bajeti unayohitaji ili kumaliza mradi. Njia nzuri ya kuanza ni kuandika tu kile unachofikiri kinachohitajika ili kukamilisha kazi. Kisha, wasiliana na wengine ili kupata maoni kamili ya shughuli zote zinazohusika.
Muda wa Mradi
Mara baada ya kuanzisha upeo wa awali, unaweza kuanza kugawa muda kwa kila shughuli na kazi, na kwa kuongeza, kuangalia picha zilizo kubwa zaidi. Jiulize mambo ambayo yatatokea kwa wakati mmoja na ambayo yatatokea kwa usawa.
Pia, makini sana kwa watu wangapi wataangalia shughuli za mradi kwa sababu hii itaathiri wakati itachukua ili kukamilisha hatua. Inashangaa kwa muda gani kazi rahisi inaweza kuchukua wakati watu watatu wanapaswa kuipitia. Baada ya kuhesabu muda itachukua ili kukamilisha shughuli za ziada na kazi, uko tayari kujenga ratiba ya mradi wa timu ya mradi kufuata.
Bajeti ya Mradi
Kwa sasa, umeanzisha nini (upeo) na urefu (muda) wa mradi, Sasa ni wakati wa kuamua bajeti. Mengi kama kuhesabu muda wa mradi, mara nyingi utawasiliana na wengine, ikiwa ni pamoja na idara inaongoza kuamua bajeti sahihi. Bajeti ina masuala mengi ikiwa ni pamoja na matumizi ya watu na vifaa vinavyohusika katika shughuli zilizofanyika na kwa muda gani (yaani, watu) zitahitajika na vifaa vinavyotumiwa.
Mawasiliano ni Muhimu
Mara nyingi mteja (au bosi) anataka mradi kukamilika ndani ya muda uliotanguliwa na bajeti bila kuzingatia upeo wa mradi huo. Tatizo na hili ni kwamba karibu kila wakati, upeo wa mradi hauwezi kukamilika kwa sababu wakati na bajeti vikwazo. Kwa hiyo, sehemu ya usimamizi wa mradi ni kujadili masharti ya mradi wa mradi na mteja au bosi. Katika mchakato wa mazungumzo, pamoja na urefu mzima wa mradi huo, mawasiliano bora ya wazi ni ujuzi muhimu zaidi unayohitaji. Kwa wazi zaidi unawasiliana changamoto njiani, mteja wako mwenye furaha au bosi atakuwa.