Ufanisi wa Ukaguzi wa Mradi Ni
Ukaguzi wa mradi ni kawaida zoezi rasmi.
Hali isiyo rasmi isiyojulikana inajulikana kama ukaguzi wa rika. Hii ndio ambapo mwenzako anaangalia juu ya mradi wako na nyaraka zinazohusiana na anakupa maoni juu ya wapi unapaswa kutumia muda kidogo zaidi.
Ukaguzi wa Mradi ni rasmi kwa kuwa kwa kawaida huwa na seti ya maswali yaliyoelezwa na hufanyika na mtu ambaye anafanya jambo hilo mara kwa mara.
Ambao hutoa Ukaguzi wa Mradi
Mtu anayefanya ukaguzi wa mradi anaweza kuwa meneja mwingine wa mradi (labda mtu mwenye ujuzi mkubwa katika miradi inayoendesha) lakini ni uwezekano mkubwa kuwa mtu kutoka Ofisi ya Mradi ambaye anaendesha ukaguzi mara kwa mara.
Itakuwa mtu ambaye anaweza kujishughulisha kuwa si wa maana hivyo haitakuwa msimamizi wako wa mstari au mdhamini wa mradi. Inaweza hata kuwa timu ya watu, kulingana na ukubwa wa mradi.
Jinsi ya Kuandaa kwa Ukaguzi wa Mradi
Kitu cha kwanza, na kuu, kitu cha kupangwa ni kuwa na nakala za hati yako ya mradi kwa mkaguzi wa ukaguzi kuchunguza.
Ikiwa una mratibu wa mradi , waulize kukusanya pamoja pakiti ya hati (vyema elektroniki). Unapaswa kuwa na habari zako zote kwa urahisi lakini hata kama unafanya, hatua hii bado inaweza kuchukua muda. Kwa kiwango cha chini, hakikisha kuwa una mpango wa mradi , logi ya hatari , logi ya suala, bajeti , na ratiba inapatikana kwa mkaguzi.
Ni nani wanaohitaji kuhusishwa
Hii inategemea aina ya mambo ambayo mkaguzi anahitaji kuangalia. Wewe, kama meneja wa mradi, utahitaji kutumia muda pamoja nao. Anatarajia wanachama wako wa timu pia watatumiwa kuzungumza na mkaguzi.
Kumbuka kwamba wanapotea kazi zaidi juu ya kazi zinazohusiana na ukaguzi, wakati mdogo wanaofanya kazi ya mradi, kwa hiyo huenda ukabidi upya baadhi ya shughuli na uendelee kufanya kazi polepole wakati wa ukaguzi.
Mradi wa Ukaguzi wa Mradi unachukua muda gani
Hakuna kipindi cha muda maalum cha ukaguzi wa mradi. Katika miradi mikubwa, utapata inachukua muda mrefu. Katika miradi madogo, mkaguzi anaweza kufanyika ndani ya masaa machache. Mara tu unapojua kwamba mradi wako utafuatiliwa, waulize timu yako ya ukaguzi kwa muda gani wanatarajia kazi yao ya kuchukua.
Nini Ukaguzi Unaangalia
Ikiwa uchunguzi uliitwa kwa sababu ya wasiwasi fulani, kama vile kushindwa kufikia malengo ya ubora, basi unatarajia kuchunguza eneo hilo kwa undani. Ukaguzi wa kawaida utaonekana kwa upana katika maeneo mbalimbali ya usimamizi wa mradi na utoaji wa mradi unaofanya kazi. Itashughulikia wakati, gharama na ubora wa mradi wako, na ushiriki wa wadau.
Lengo la ukaguzi ni kujua kama mradi utafikia malengo yake au la.
Ikiwa mkaguzi anahisi kwamba kwa kuzingatia utendaji wa sasa mradi hauwezi kufikia malengo hayo, yeye ataweka mapendekezo ya hatua.
Mapendekezo yanategemea kile kinachopatikana
Mapendekezo katika ripoti ya mkaguzi hutegemea kile walichopata. Wanatarajia kuwa chanya na kupigwa kwa njia ambayo inapaswa kukuwezesha kuwatumia kwa urahisi. Wanapaswa kuwa vitendo.
Wakati mmoja uliokithiri, mkaguzi anaweza kupendekeza kuwa mradi wako umefungwa, ingawa hii ingeweza kutokea tu kama walihisi kwamba hakuwa na nafasi yoyote ya kwamba mradi wowote utafanya kazi kutoka hatua hii mbele ingeweza kutoa aina yoyote ya thamani kwa shirika.
Angalia ukaguzi wako wa mradi kama uzoefu mzuri. Inapaswa kukupa onyo mapema ya ishara yoyote ambayo mradi wako uko katika shida na ni fursa ya kufanya kazi na mtaalamu wa mradi wa uzoefu.
Utekelezaji wa mapendekezo yao unapaswa kukufanya wewe, timu yako na mradi wako ufanikiwa zaidi, na hiyo inaweza kuwa jambo jema tu.