Njia 5 za Kutambulisha Kazi ya Mradi na Kawaida Kazi
Ninapozungumza na watu katika timu, mara nyingi wananiambia kuwa hawajui ikiwa wanafanya kazi kwenye mradi au 'tu' kufanya biashara kama kazi ya kawaida. Majukumu yote yanahitajika katika shirika na halali, lakini inaweza kusaidia kuelewa unachofanya kazi ili uweze kuona vizuri zaidi ambapo inafanana na shirika kwa ujumla.
Hebu tufafanue tofauti ili uwe na ujasiri katika mradi ni nini na sehemu ya biashara kama kawaida. Kuna tofauti tano kuu kati ya kazi ya mradi na biashara kama kazi ya kawaida. Mara nyingi utaona 'biashara kama kawaida' iliyofupishwa kama BAU.
Miradi Mabadiliko ya Biashara; BAU Inatambua Mabadiliko
Kwanza, kuna tofauti katika jinsi mabadiliko yanavyotumika.
Biashara kama shughuli za kawaida zinaendesha biashara. Wanaweka taa juu. Wao hutumikia wateja, na wao hupiga malengo. Timu za BAU pia ni wa kwanza kujua wakati taratibu zilizopo za biashara hazifanyi kazi na hazifaa tena kwa madhumuni. Wakati hilo linatokea, timu za BAU ndizo zinazotambua haja ya mabadiliko.
Meneja, kama sehemu ya mapitio ya kimkakati, anaweza kuonyesha nini mabadiliko yanahitajika kwa ajili ya mgawanyiko huo au kitengo cha biashara kufikia malengo yao. Au, cheche mkali katika idara inaweza kuweka maoni ya mabadiliko kupitia mpango wa mapendekezo ya mfanyakazi.
Kwa upande mwingine wa wigo, unaweza kuwa na kesi kamili ya biashara iliyozalishwa na meneja mwandamizi kutoa mabadiliko ambayo yanahitajika kusaidia mgawanyiko wao kufikia malengo yao kwa mwaka.
Siyo tu kuratibu michakato ya biashara. Wale wanaofanya kazi katika kazi za BAU wanaweza pia kutambua kuwa mabadiliko ni muhimu kwa sababu ya mabadiliko katika mfumo wa udhibiti au kama sehemu ya hali ya ushindani kwa shirika.
Wafanyakazi wa zamani wanafanya kazi ya kutoa mkakati, na wanajua wanachotaka kuwa tofauti kwenda huko.
Miradi ni utaratibu wa kutekeleza mabadiliko hayo. Miradi hutoa mabadiliko na kupitia kazi za BAU kwa kutumia usimamizi wa mradi. Tutafafanua ni usimamizi gani wa mradi zaidi. Shirika la mradi linafanya kazi katika kutoa mabadiliko ambayo timu za BAU zimegundua. Hii hutokea mara moja tu kupitia mchakato wa idhini ya mradi ambayo kwa kawaida ni kesi ya biashara na idhini ya usimamizi wa mwandamizi.
Hiyo sio kusema kwamba watu katika jukumu la mradi hawawezi kamwe kupendekeza maboresho kwa mazoezi ya biashara, lakini watakuwa wakifanya hivyo chini ya jukumu lao kama mfanyakazi badala ya sehemu ya mradi wao wa mradi.
Mgawanyiko huu, ambayo utasikia pia kwa muhtasari kama 'mabadiliko ya biashara, kukimbia biashara,' inaonekana mwishoni mwa miradi pia. Mabadiliko ambayo mradi hutumia ni kutoa pato. Hiyo inaweza kuwa kipande cha programu mpya, jengo, huduma mpya au kitu kingine chochote. Timu ya BAU ni wajibu wa kuchukua hiyo na kufanya matumizi mazuri ya kutoa faida za biashara. Kwa maneno mengine, mradi unatoa uwezo wa kupata faida, na shughuli za BAU hutumia uwezo huo kupata faida.
Miradi ya Kusimamia Hatari; BAU Inashughulikia Hatari
Kwa biashara kama kazi za kawaida kuwa za ufanisi, utapata kwamba timu za BAU zinatafuta kupunguza hatari zote kwa shughuli. Kuchukua kutokuwa na uhakika nje ya biashara kwa ufanisi bora wa shirika na michakato inayoweza kurudia ni jambo jema.
Kwa asili yao ya kuwa ya kipekee na isiyo uhakika, miradi inahitaji sehemu ya hatari. Kampuni hiyo inafanya kidogo ya kukimbia ndani ya haijulikani kwa kufanya mradi, kwa kuwa inapoanzisha mabadiliko na kutangaza kitu ambacho hakikuwa hapo awali.
Kwa hiyo, timu za mradi zinaingia hatari kwa njia tofauti kwa upande wa BAU wa shirika. Wasimamizi wa mradi wanatafuta kusimamia hatari, wote chanya na hasi , ili kupata matokeo bora. Hiyo inaweza kujumuisha kupunguza hatari ili kujaribu kupunguza uwezekano wa kwamba utafanyika, lakini inajumuisha mikakati mingine ya usimamizi wa hatari pia.
Haiwezekani kwamba utawahi kuzima hatari kwenye mradi, lakini unaweza kufanya hivyo kwa sababu nzuri za kazi za kazi yako ya BAU.
Miradi Ni Muda-Imefungwa; BAU Inaendelea
Miradi ina mwanzo, katikati na mwisho. Huu ni mzunguko wa maisha ya mradi . Kwa kweli, tabia inayofafanua zaidi ya mradi ni kwamba inaisha. Meneja wa mradi na timu ya mradi hufanya kazi kwenye mradi wakati huu. Kisha timu hiyo imevunjwa wakati wa kufungua na awamu ya karibu mwishoni.
BAU haina kuacha. Unaweza, bila shaka, kufuta kazi au kuacha mchakato ikiwa haifai tena kwa biashara - ingawa hiyo itaweza kusimamiwa kama mradi !. Kazi ya BAU hutoa kazi inayoendelea bila tarehe ya kumalizika.
Miradi Inaweza Kuwa Capital; BAU mara nyingi hawezi kuwa
Miradi inaweza kuhamishwa na mara nyingi BAU haiwezi - unategemea gharama za uendeshaji kwa biashara yako inayoendelea kama kazi ya kawaida. Kwa maneno mengine, matibabu ya uhasibu kwa miradi na 'nyingine' kazi ni tofauti.
Fedha ya mradi mara nyingi inahusiana na kuleta mali katika huduma, maana ya gharama zinaweza kutajwa. Katika hali nyingine, kulingana na wapi ulimwenguni na kanuni za uhasibu wa ndani, unaweza hata kuchukua gharama za mradi chini ya mstari.
Gharama za BAU kwa kawaida huchukuliwa kuwa kazi (matumizi ya matumizi) na zinazingatiwa katika akaunti na faida na kampuni.
Fedha ya mradi na ufadhili wa biashara, kwa ujumla, ni eneo maalumu sana hivyo ni vizuri zaidi kuchukua ushauri kutoka kwa wataalam wako wa Fedha kabla ya kufanya maamuzi yoyote juu ya nini lazima na haipaswi kuwa capitalized katika shirika lako. Sheria za uhasibu hutofautiana kutoka nchi hadi nchi, na hata kutoka shirika hadi shirika ambapo biashara binafsi ina taratibu fulani na njia za kufanya mambo.
Ikiwa na shaka, daima angalia!
Miradi inahusisha Vikundi vya Msalaba; BAU inahusisha Timu za Kazi
Hatimaye, kuna tofauti kubwa katika uundaji wa timu za mradi. Miradi huwa na kuhusisha timu nyingi za tahadhari za wataalam zilizoletwa pamoja ili kutoa pato fulani. Kujua jinsi ya kuwahamasisha timu ya mradi ni muhimu kwa sababu wakati mwingine miradi huanza bila lengo la kuwasilishwa kwa kila mtu. Ikiwa watu hawana ufahamu wazi wa wanachofanya kazi, basi huwa hawatendi kazi yao bora.
Timu za mradi zinaundwa na watu kujaza majukumu fulani. Hizi sio majina ya kazi lakini nafasi ndani ya mradi na majukumu tofauti. Majukumu makuu kwenye timu ya mradi ni:
- Msaidizi wa Mradi
- Meneja wa mradi
- Mtoaji Mkuu (shirika linalohusika na kufanya kazi, ambayo inaweza kuwa timu ya ndani kama IT au mkandarasi wa nje au muuzaji)
- Wateja (hii inaweza kuwa mteja wa ndani kama vile meneja wa idara tofauti, au, katika shirika la huduma za mteja, mteja ambaye hutoa mradi)
- Wataalam wa Matter Subject (watu wameletwa kwenye timu ama kwa muda wa mradi au sehemu yake ambao hutumia utaalamu wao kuchangia mafanikio ya mradi).
Pata maelezo zaidi juu ya majukumu katika timu ya mradi .
Kazi ya BAU, kwa upande mwingine, inasimamiwa na timu za kazi. Wao ni wataalamu kwa haki zao lakini wameunganishwa pamoja kama mgawanyiko na kawaida na kuingiliana chini ya kazi kwa idara nyingine kuliko timu za mradi.
Kwa kawaida ni wazi sana wanapaswa kufanya kazi na malengo kwa timu. Watakuwa na malengo ya wazi na maono kwa jukumu idara inayocheza katika kampuni hiyo. Mfano utakuwa timu ya huduma za wateja, ambao hufanya kazi kama sehemu ya mgawanyiko wa huduma za mgawanyiko wa huduma za wateja na barua pepe kutoka kwa wateja kuhusu bidhaa yako.
Ni ngumu: kuna kuingiliana. Kwa mfano, kiongozi wa timu katika kituo hicho cha wito wa wateja ni mtaalamu katika uwanja wao. Wanaweza kuwekwa kwenye timu ya mradi kusimamia mfuko wa kazi na rasilimali zinazohusiana na kutoa sehemu ya mradi unaohusiana na wasiliana na wateja. Lakini katika kazi yao ya mradi, wanachukua nafasi ya Mtaalam wa Matatizo ya Mada, sio Kiongozi wa Timu ya Huduma za Wateja. Kama mwanachama wa timu ya mradi, watakuwa na jukumu la sehemu yao ya bajeti ya mradi na kuwa na kiwango cha juu cha busara karibu na jinsi kazi inafanyika kufikia malengo ya mwisho. Wanaweza kuwa hawa katika nafasi yao ya BAU.
Migogoro Kati ya BAU na Miradi
Kazi ya mradi na kazi ya BAU inaweza kukaa vizuri kwa kila mmoja, lakini mara nyingi zaidi kuliko kuna mvutano. Inatokea kwa sababu miradi hujaribu kubadilisha hali ya hali. Hali ya hali inafanya kazi vizuri sana, na watu hawana, kwa sehemu kubwa, kama mabadiliko, kwa hiyo daima kutakuwa na mvutano huko.
Pili, unapouliza watu kujiunga na timu yako ya mradi, wanaweza kuteseka kutokana na mgogoro wa uaminifu. Ni jukumu lao la kwanza kwa kazi zao za siku au mradi? Kusudi malengo na kujitolea kwa nguvu kwa mradi kutoka kwa usimamizi inaweza kusaidia hapa, pamoja na kuweka mistari ya mawasiliano wazi ili waweze kujua nini vipaumbele vya kampuni na timu vinapaswa kuwa.
Tatu, kutunza biashara ni daima kipaumbele. Ina maana ya timu za mradi ambazo zinaweza kuona kukataa fedha zao, rasilimali muhimu zilizopelekwa nyuma ya kazi za BAU na maracales kuchelewa kwa sababu kazi ya kufanya na kuweka shughuli za kila siku za shirika linaloendelea ni kuunganisha lengo.
Wasimamizi wa miradi wanaweza kuchanganyikiwa na hili lakini daima huenda kuwa kama hiyo, na lazima iwe. Hakuna hatua katika kutoa mradi wa ajabu kama kampuni imekwisha bunduki wakati huo huo na hakuna mtu aliyeachwa kutumia kile ulichojenga!
Kwa miongozo hii katika akili, ni lazima iwe rahisi kuona ikiwa unafanya kazi kwenye miradi au BAU au wote wawili.