Weka Mradi wa Kuendelea
Tutaangalia pia baadhi ya zana za usimamizi wa mabadiliko ambazo unaweza kutumia na jinsi uongozi wa mradi unavyoingia.
Kabla hata tunazungumzia kuhusu taratibu au zana ninayotaka kuzungumzia mtazamo wako wa kubadili.
Kukubali Mabadiliko Yanafanyika
Mabadiliko yanaweza kutokea wakati wowote wa maisha ya usimamizi wa mradi .
Njia rahisi zaidi ya kusimamia mabadiliko kwenye miradi chini ya maumivu ya kichwa ni kujua kwamba itatokea na kutayarisha.
Kuwa na mikakati iliyopo ili kukabiliana na mabadiliko kabla ya kutokea ni njia ya haraka zaidi ya kupata kila mtu kwenye ubao na nini kitakuwa tofauti.
Mchakato wa usimamizi wa mabadiliko unaoelezwa ni mahali pazuri kuanza. Ni kitabu chako cha kucheza kwa nini kitatokea ikiwa mtu anapendekeza kuwa mradi unapaswa kufanya kitu tofauti na kilichopangwa kwa sasa na njia nzuri ya kuepuka kushindwa kwa mradi.
Mchakato wa Usimamizi wa Mabadiliko
Mchakato wa usimamizi wa mabadiliko inaonekana kama hii:
- Pata taarifa kuhusu mabadiliko
- Tathmini mabadiliko ikiwa ni pamoja na kupanga mipango ya kazi gani
- Panga ushauri kuhusu kama ni muhimu kwenda mbele.
- Kisha unapata uamuzi kutoka kwa mdhamini wa mradi kuhusu kama unapaswa kuingiza mabadiliko au la.
Hebu angalia kila moja ya hatua hizo kwa upande wake.
Pata Habari kuhusu Mabadiliko
Utapokea ombi la kubadilisha mradi. Unaweza kupokea taarifa katika mamia ya njia tofauti: katika mkutano, kwenye barua pepe, kwenye simu, kwenye ukanda unapopomia nje ya ofisi jioni. Kwa hakika, utapata habari kwenye fomu ya ombi la mabadiliko, lakini unapaswa kujua kwamba katika maisha halisi wadau wengi muhimu wanafikiri kuwa kukamilisha aina hii ya makaratasi ni kazi ya meneja wa mradi. Na katika kampuni yako, inaweza kuwa.
Tumia template yako ya ombi la mabadiliko ya mradi (zaidi juu ya kwamba kwa dakika) ili upee maelezo yote ya ombi, hata hivyo kwa usahihi wanawasili nawe. Kisha kukimbia fomu iliyopita mwanzilishi ili ujue kuwa umeonyesha kwa usahihi kile ambacho wanataka.
Kumbuka kwamba mabadiliko yanaweza pia kuwa juu ya kufanya kazi nje. Je, si mara zote kudhani kuwa mabadiliko yatahusiana na kuweka kazi. Mchakato huo ni sawa na iwe ukiongezeka au kupungua kwa wigo wa mradi.
Tumia Tathmini ya Mabadiliko
Angalia ombi la mabadiliko kwa undani. Utakuwa ukiangalia athari juu ya:
- Ratiba
- Nyaraka
- Kazi iliyofanyika hadi sasa na kazi bado itafanye
- Bajeti
- Hatua za ubora
- Upeo
- Upatikanaji wa rasilimali.
Kwa mfano, mabadiliko ya programu yanaweza kuhesabiwa kwa siku 5.
Hii sio kuongeza tu siku 5 kwa ratiba kwa sababu ingeweza kushinikiza kazi nyingine na kuhamia kuwa wakati wa muda ambapo rasilimali muhimu iko kwenye likizo. Kazi hiyo ingehitaji pia kuhamishwa, kwa ujumla mabadiliko haya yangeongeza siku 8 kwa ratiba. Ingeweza kulipa dola 5k kufanya, na siku 8 za ziada zinatuvuta katika mwezi mwingine na mkataba wa wasambazaji, kwa hiyo kuna gharama za kuzingatia huko pia. Ubora unakaa mabadiliko sawa na ya wigo ili kuingiza mabadiliko mapya. Nyaraka zote muhimu zinahitajika kuorodishwa ikiwa ni pamoja na mpango wa mradi na miongozo ya mafunzo, ambayo tayari imeanza.
Kama unaweza kuona, mabadiliko rahisi ya siku 5 yanaweza kuwa na madhara makubwa. Ni muhimu kujua yote kuhusu haya kabla ukiamua kufanya mabadiliko au la, kwa kuwa picha kamili inaweza kubadilisha matokeo.
Kuandaa na Kuwasilisha Mapendekezo
Sasa unajua matokeo kamili ya mabadiliko unaweza kufanya mapendekezo kuhusu kama ni muhimu kwenda mbele.
Katika hali nyingine, haitakuwa, kwa sababu faida inayofikiri itakuwa chini ya gharama. Katika hali nyingine, kunaweza kuwa na manufaa ya kutosha huko ili kupunguza gharama ya kufanya kazi ya ziada. Katika kesi nyingine unaweza kupata kwamba mabadiliko yatakuwa na athari mbaya kwa gharama lakini hakuna chochote unaweza kufanya kuhusu hilo kwa sababu ni suala la udhibiti au kufuata, au kwa sababu nyingine za ndani kama urekebishaji wa shirika.
Pata Uamuzi
Kwa mabadiliko madogo yanayomo ndani ya kikomo chako cha idhini, unaweza kufanya uamuzi kuhusu kukubali mabadiliko au sio mwenyewe (pamoja na mchango sahihi kutoka kwa timu). Kitu chochote kikubwa kinapaswa kupitishwa na mdhamini wa mradi au bodi ya mradi.
Kumbuka kurudi na kumwambia mtu kama mabadiliko yao yamekataliwa. Unataka kuepuka kuwashawishi wadau wako wa mradi ikiwa unaweza!
Badilisha Mabadiliko ya Usimamizi
Kuna zana za usimamizi wa mabadiliko ambazo unaweza kutumia ili kufanya mchakato huu uwe rahisi zaidi na umeelezewa zaidi. Napenda kupendekeza:
- Orodha ya orodha au ramani ya mchakato inayoendeshwa kwa watu kupitia kile wanachohitaji kufanya ili kuleta mabadiliko kwenye upeo wa mradi wako.
- Fomu ya ombi ya template ya ombi. Hii inaweza kuwa mtandaoni kwa njia ya kazi ya automatiska.
Hebu tuangalie kile kinachoingia ombi la mabadiliko ya mradi ijayo.
Nini kinaingia katika Ombi la Mabadiliko ya Mradi
Fomu ya ombi la mabadiliko ya mradi inapaswa kujumuisha:
- Jina la mtu anayeomba mabadiliko ('ombi').
- Kitambulisho cha pekee, kama namba ya mabadiliko (unaweza kuongeza hii mwenyewe baadaye kama haiwezekani kwamba yeyote wa watu kuinua ombi na kutumia fomu watajua nini kuweka katika sanduku hilo).
- Maelezo ya mabadiliko yaliyopendekezwa, na maelezo mengi kama wanaweza kudhibiti.
- Jamii ya mabadiliko. Kwa hakika, utatayarisha sehemu hii ili waweze kuzingatia sanduku. Hii ni mahali pazuri kutambua kama mabadiliko ni ya kufanya na kanuni au kufuata ndani kama ni (kwa kweli) basi unaweza kupitisha hatua nyingi za kupanga na tathmini na kuendelea tu.
- 'Kwa nini' ya mabadiliko. Nini haki ya kufanya hivyo? Kwa nini muombaji anataka?
- Madhara ya mabadiliko kwa vipengele mbalimbali vya mradi ikiwa ni pamoja na wakati, gharama, ubora, wigo. Wanaweza kuwa na maelezo yote ili uweze kufanya kazi nao wakati wa hatua ya tathmini ya mabadiliko ili kujaza safu. Wanapaswa kukamilisha kwa kadri wanavyoweza. Kima cha chini unachokiangalia kwenye hatua hii ni kwao kuthibitisha ikiwa itaongeza, kupungua au kubadili vigezo vya mradi zilizopo.
Chini ya fomu ya ombi la mabadiliko itakuwa maelezo zaidi ya kujaza kama mabadiliko yanajadiliwa zaidi. Template yako lazima pia ni pamoja na nafasi ya:
- Badilisha uamuzi: Kukubali, kukataa au kuacha
- Jina la mtu anayefanya uamuzi (au kundi) pamoja na tarehe uamuzi ulifanywa na maoni yoyote ya ziada.
Mtu anayetoa ombi hayatambui matokeo bado - hakuna mtu atakaye-hivyo mabanduku haya atabaki tupu mpaka kikundi cha haki kilikutana ili kujadili mapendekezo yako na kuchukua uamuzi.
Mabadiliko na Usimamizi wa Mipango ya Mradi
Usimamizi wa upeo wa mradi ni njia kuu ambayo unadhibiti kile kilicho katika mradi na kile ambacho sio. Unapopata mabadiliko kwenye wigo wa mradi, unahitaji kufikiri juu ya jinsi inavyoathiri mradi kwa jumla. Mchakato wako wa usimamizi wa mabadiliko husaidia kufanya hivyo, na kuiweka katika mazingira, kusimamia mabadiliko ni sehemu ndogo ya upeo wa udhibiti.
Ni muhimu kuzungumza hapa kuhusu jinsi Mwongozo wa Mwili wa Usimamizi wa Mradi wa Maarifa (Mwongozo wa PMBOK ®) - Toleo la Tano linashughulikia usimamizi wa mradi kwa sababu sio intuitive kama unaweza kufikiria. Mwongozo wa PMBOK ® unajumuisha mchakato unaoitwa 'Udhibiti wa Udhibiti' katika Sehemu ya Usimamizi wa Mradi na hii ni mahali pazuri kuanza. Hata hivyo, mchakato wa usimamizi wa mabadiliko juu ya miradi inahitaji kushughulikiwa kwa njia ya kuunganishwa zaidi, na hiyo inaonekana katika maandiko. Watumiaji wa Guide ya PMBOK ® pia wanapaswa kutaja mchakato wa Utekelezaji wa Kudhibiti Mabadiliko kwa sababu hii inaelezea jinsi kila kitu kinaunganisha.
Kwa madhumuni ya kuwa PMP unahitaji kuelewa jinsi mwongozo wa PMBOK® unahusu usimamizi wa mabadiliko kama ndivyo utavyozingatiwa . Hata hivyo, unapaswa kukumbuka kwamba mchakato wa usimamizi wa mabadiliko unayotumia katika miradi yako unahitaji kuunganishwa, rahisi kufuata na kufanya kazi.
Njia 5 za Kuwasaidia Timu Yako kupitia Mchakato wa Mabadiliko
Timu yako ya mradi ni muhimu kwa mafanikio ya mradi wako, kwa hiyo inasaidia kuwa nayo wakati unaposimamia mabadiliko kwenye mradi wako.
Hapa kuna njia 5 ambazo unaweza kuwasaidia haraka kukubaliana na mchakato wa usimamizi wa mradi.
1. Ongea kuhusu mabadiliko. Wajue kuwa mabadiliko katika miradi ni ya kawaida na kwamba wanapaswa kuitarajia.
2. Shiriki mchakato. Hapo tumezungumzia mchakato wa usimamizi wa mabadiliko, lakini hii haikuja kwa kawaida kwa kila mtu. Wanachama wako wa timu hawajui nini cha kufanya na kile kinachotarajiwa kwao isipokuwa utawaambia. Weka mkutano ili ufikie mchakato nao, na uwajulishe nini jukumu lao litakuwa ndani yake.
3. fanya rahisi. Wakati mradi unapitia mabadiliko ya upeo inaweza kuharibu kabisa. Ratiba ni sahihi, bajeti inaweza kuwa tofauti, mahitaji ni ya kweli tofauti. Timu inaweza kupata mabadiliko ya kutenganisha, hasa moja kubwa au moja ambayo inachukua uamuzi ambao walidhaniwa hapo awali ilikuwa imewekwa katika mawe (ndiyo, hayo yanatokea). Fanya mchakato iwe rahisi iwezekanavyo kwao.
4. Kuwa huko kusaidia. Njia mpya ya kufanya kazi inachukua muda wa kulala. Ikiwa umewahi kusimamia mabadiliko ya mradi kwa njia isiyo rasmi (au sio yote) basi mabadiliko katika mchakato rasmi inaweza kuchukua muda kuwa 'njia tunayofanya mambo kote hapa '. Waambie timu kwamba uko huko ili kuwasaidia ikiwa wanataka kukimbia kitu kilichopita.
5. Usiogope kusema hapana. Si mabadiliko yote ni mapendekezo ya busara. Hebu timu yako ijue kwamba ikiwa wanajisikia sana kuhusu mabadiliko ambayo sio sahihi kwa mradi huu wakati huu utasimama nao katika mazungumzo na mwombaji wa mabadiliko.
Si kusimamia mabadiliko kwa ufanisi ni mojawapo ya njia ambazo unaweza kufuta mradi wako , hivyo angalia. Ukiwa na taarifa hii sasa una uwezo wa kuanza kushughulika na mabadiliko ya mradi kwa namna iliyodhibitiwa.