Sanaa na Sayansi
Usimamizi ni sanaa na sayansi. Ni sanaa ya kufanya watu kuwa na ufanisi zaidi kuliko wangekuwa bila wewe.
Sayansi ni jinsi unavyofanya hivyo. Kuna nguzo nne za msingi: mpango, kupanga, moja kwa moja, na kufuatilia.
Kuwafanya Kuwa na Ufanisi zaidi
Wafanyakazi wanne wanaweza kufanya vitengo 6 katika mabadiliko ya saa nane bila meneja. Ikiwa ninawaajiri kuwadhibiti na bado wanafanya vitengo 6 kwa siku, ni faida gani kwa biashara yangu ya kukuajiri? Kwa upande mwingine, ikiwa sasa hufanya vitengo 8 kwa siku, wewe, meneja, una thamani.
Ulinganisho huo huo unatumika kwa huduma, au rejareja, au mafundisho, au aina yoyote ya kazi. Je, kikundi chako kinaweza kushughulikia simu zaidi ya wateja kuliko wewe? Ununuzi wa bidhaa za juu? Kuwapa ujuzi kwa ufanisi zaidi? nk Hiyo ni thamani ya usimamizi - kufanya kikundi cha mtu binafsi ufanisi zaidi.
Mpango
Usimamizi huanza na kupanga. Usimamizi mzuri huanza na mipango mema. Na mipangilio sahihi kabla ya kuzuia ... vizuri, unajua yote ya hiyo.
Bila mpango, hutafanikiwa kamwe. Ikiwa utatokea kwa lengo, litakuwa na bahati au nafasi na haiwezi kurudia.
Unaweza kuifanya kama pwani-pwani, hisia za usiku, lakini hutawahi kuwa na rekodi ya ufanisi wa mafanikio ambayo yamefanyika.
Tambua nini lengo lako ni (au kusikiliza wakati bosi wako atakuambia). Kisha fikiria njia bora ya kufika huko. Una rasilimali gani? Unaweza kupata nini?
Linganisha nguvu na udhaifu wa watu binafsi na rasilimali nyingine. Je, wataweka wafanyakazi wanne juu ya kazi ambayo inachukua gharama ya masaa 14 chini ya kukodisha mashine ambayo inaweza kufanya kazi sawa na mfanyakazi mmoja katika masaa 6? Ikiwa unabadilisha mabadiliko ya kwanza kutoka saa 8 asubuhi kuanza saa 10 asubuhi, wanaweza kushughulikia kukimbilia jioni mapema ili usipate kuajiri mtu wa ziada kwa ajili ya mabadiliko ya pili?
Angalia hali zote zinazowezekana. Panga kwao. Fikiria hali mbaya zaidi na mpango wa pia. Tathmini mipango yako tofauti na uendelee kile, kwa hukumu yako bora, itafanya kazi bora na utafanya nini ikiwa haifai.
- TIP : Mojawapo ya zana za upangazaji wa usimamizi mara nyingi hupuuzwa. Waulize watu wanaofanya kazi kwa pembejeo yao.
Panga
Kwa kuwa una mpango, unapaswa kufanya hivyo. Je, kila kitu tayari tayari mbele ya kikundi chako ili vitu vyenye haki vitakuja kwenye kikundi chako kwa wakati ufaao? Je! Kundi lako limeandaliwa kufanya sehemu yake ya mpango? Je! Shirika la chini lime tayari kwa kile kikundi chako kitakupa na kitakapofika?
Je! Wafanyakazi hufundishwa? Je! Huhamasishwa? Je! Wana vifaa wanavyohitaji? Je, kuna sehemu za vipuri zinazopatikana kwa vifaa? Je! Ununuzi uliamuru vifaa?
Je! Ni vitu vyenye haki? Je! Itafika hapa kwenye ratiba inayofaa?
Je, kisheria hakikisha kila kitu kinachohitajika kutekeleza mpango ni tayari kwenda au itakuwa wakati unahitajika. Angalia nyuma ili kuhakikisha kwamba kila mtu anaelewa jukumu lao na umuhimu wa jukumu lao katika mafanikio ya jumla.
Moja kwa moja
Sasa flip kubadili "ON". Waambie watu wanachohitaji kufanya. Tunapenda kufikiria sehemu hii kama kufanya orchestra. Kila mtu katika orchestra ana muziki mbele yao. Wanajua ni sehemu gani inayocheza kipande na wakati. Wanajua wakati wa kuja, nini cha kucheza, na wakati wa kuacha tena. Kondokta hutaja kila sehemu ili kufanya muziki upate. Hiyo ni kazi yako hapa. Umewapa wanamuziki wako wote (kazi) muziki wa karatasi (mpango). Una idadi ya wanamuziki (wafanyakazi) katika kila sehemu (idara), na umetayarisha sehemu kwenye hatua kwa hivyo muziki utasikia vizuri (umepanga kazi).
Sasa unahitaji tu kugonga podium kwa upole na baton yako ili kupata mawazo yao na kutoa uvunjaji.
Kufuatilia
Kwa kuwa una kila kitu kinachozunguka, unapaswa kushika jicho kwenye vitu. Hakikisha kila kitu kinaendelea kulingana na mpango. Ikipokuwa si kwa mujibu wa mpango, unahitaji kuingia ndani na kurekebisha mpango, kama vile mtendaji wa orchestra atakapobadilisha tempo.
Matatizo yatatokea. Mtu atakuwa mgonjwa. Sehemu haitatolewa kwa wakati. Mteja muhimu ataenda kufilisika. Ndiyo sababu ulianzisha mpango wa dharura mahali pa kwanza. Wewe, kama meneja, unapaswa kuwa na ufahamu wa kile kinachoendelea ili uweze kufanya marekebisho yanayotakiwa.
Hii ni mchakato wa iterative. Wakati kitu kisichokuwa sawa, unahitaji Mpangilio, Panga rasilimali ili uifanye kazi, Waongoze watu ambao wataifanya iwezekanavyo, na uendelee Kuangalia athari za mabadiliko.
Kusimamia Inaweza Kuwa Uzoefu Mzuri sana
Kusimamia watu si rahisi. Hata hivyo, inaweza kufanyika kwa ufanisi. Na inaweza kuwa uzoefu mzuri sana. Kumbuka kwamba usimamizi, kama ujuzi mwingine wowote, ni kitu ambacho unaweza kuboresha na kujifunza na kufanya.