Jinsi ya Kuandika RFP

Unda RFP ambayo Itatapata Matokeo

Ombi la pendekezo

, wakati mwingine huitwa RFP au RFQ kwa "ombi la quotation," ni waraka masuala ya kampuni wakati anataka kununua bidhaa na inataka kufanya maelezo yake ya kutosha kwa umma. Hii ni kawaida wakati kampuni kadhaa zitajitikia kazi au kazi na inakaribisha bei zaidi za ushindani. Lakini jitihada zako zinaweza kutoa zabuni ambazo ni kupoteza muda wako, au mbaya zaidi, hakuna zabuni kabisa, ikiwa hutayarisha kwa usahihi RFP.

Hapa ni jinsi ya kwenda juu yake kwa mafanikio mazuri.

Ugumu: Wastani

Muda Unaohitajika: Mara nyingi huchukua siku kadhaa

Hapa ni jinsi gani:

1. Kufanya kazi yako ya nyumbani: Fikiria kile unachohitaji, unataka nini, na iwezekanavyo kabla ya kuanza kuandika RFP yako. Usiondoe RFP kwa mashine ambayo inaweza kuzalisha vilivyoandikwa 1,500 kwa saa ikiwa haujawahi kuuzwa zaidi ya 25 kwa mwezi. Hakuna hatua katika utoaji wa RFP kwa gari la kuruka wakati mjumbe anaweza kupata njia ya trafiki haraka kwa baiskeli.
2. Tofautisha kati ya mahitaji yako na mahitaji yako: Ikiwa unataka kununua programu ambayo inaweza kupeleka picha kati ya makao makuu na vans yako kwenye tovuti ya kazi, unaweza kutaja idadi ya picha unayohitaji kwa kila pili, ukubwa wa picha unazohitaji, na azimio muhimu. Hakika, inaweza kuwa nzuri kuwa na picha hizo katika rangi, lakini ni muhimu sana? Ikiwa unahitaji hasa maalum, tumia maneno kama "mapenzi," "atakuwa," na "lazima." Hii inaonyesha kwamba haya ni mahitaji. Maagizo ambayo ni "anataka" tu yanapaswa kutambuliwa kwa maneno kama "inaweza," "inaweza," na "hiari."

1. Chagua kile mshindi atakavyoonekana : Mapendekezo unayopata katika kukabiliana na RFP yako yatatofautiana. Kila kampuni inayojibu itakuwa na nguvu tofauti na udhaifu. Baadhi watazingatia gharama ya chini. Wengine wataingia katika ubora bora . Bado, wengine watatoa kipengele kamili cha vipengele. Panga mbele mbele unachotafuta - gharama ya chini kabisa, utoaji wa haraka zaidi au mchanganyiko wa mbili.

1. Panga waraka : Kitu chochote unachoandika kwa ajili ya biashara kinapaswa kupatiwa mawazo mengi na inapaswa kupangwa. Somo ni mahali pazuri kuanza. Kwa kiwango cha chini, utahitaji sehemu za utangulizi, mahitaji, vigezo vya uteuzi, wakati na mchakato. Wengi wa sehemu hizi watakuwa na vifungu.
2. Andika utangulizi : Hii ndio ambapo utaelezea wahusika ambao hufanya nini kwa kuchapisha RFP na nini unatarajia kufikia kwa kufanya hivyo. Utangulizi unaweza pia ni muhtasari wa pointi muhimu kutoka kwa sehemu nyingine, ikiwa ni pamoja na tarehe ya kutolewa. Kuanzishwa kwa RFP kwa mfumo wa maambukizi ya picha inaweza kusoma kitu kama hiki: "Kampuni ya XYZ inapendekeza mapendekezo ya mfumo wa kuaminika, rahisi kutumia uwezo wa kupeleka picha kutoka ofisi kuu hadi vans popote katika eneo la mji mkuu. lazima ipokee Jumatatu, Machi 5, 2007, saa 8am PST. "
3. Eleza mahitaji : Sehemu hii ni moja ya muhimu zaidi na inachukua muda mwingi. Utahitaji kutaja ukubwa na uwazi wa picha zinazopitishwa na kasi muhimu. Kuwa maalum, lakini usiwaambie zabuni jinsi unataka kazi kufanyike isipokuwa hiyo ni muhimu. Unaweza kutaka kuvunja sehemu hii hadi kwenye vifungu vya mfumo. Kwa mfano: a) ukubwa wa picha na ubora b) maambukizi (ambayo yanaweza kujumuisha kasi zote zinazohitajika na mahitaji yoyote ambayo husababisha maambukizi salama) na c) chaguzi zinazohitajika (ambapo unaweza kuandika rangi kama chaguo muhimu).

1. Vigezo vya Uchaguzi : Hapa ndio unapowaambia wasahidi jinsi utakavyochagua jitihada za kushinda. Unaweza kufuta kiasi au kidogo kama unavyopenda. Ni wazo nzuri la kuingiza hukumu kama, "Mtayarishaji wa kushinda, ikiwa ni chochote, atachaguliwa tu kwa hukumu ya Kampuni ya XYZ." Baadhi ya RFP za serikali ni maalum sana juu ya vigezo vya uteuzi, lakini wengi wa RFP za kibiashara hazi sahihi. Huenda unataka kuunda lahajedwali ambazo zinazopa kila mmoja jitihada za aina mbalimbali za kila kikundi, kisha uwe na timu kuchagua jitihada bora zaidi kutoka kwa wale wenye alama tatu.
2. Muda : Sehemu hii inaelezea makampuni ambao wanataka kutoa zabuni kwenye RFP yako ni lazima wapate kutenda haraka na kwa muda gani utaratibu unatarajiwa kuchukua. Kuwa na busara wakati wa kuweka muda wako. Usiulize mapendekezo kwa mifumo ngumu kisha uwape wazabuni siku chache tu kujibu. Kutoa muda mrefu kutayarisha jitihada ikiwa RFP yako ni kubwa, ikiwa ununuzi wako ungekuwa ngumu, au unahitaji jibu zaidi. Hii pia ni wapi unaweza kuwaambia wazabuni muda gani utaratibu wa tathmini utachukua, watakapofahamishwa ikiwa wamefanikiwa, na ni lazima wapate kutoa muda gani.

1. Mchakato: Tumia sehemu hii kuelezea jinsi utaratibu utakavyofanya kazi, kwa kutuma RFP kutoa mkataba na kuanza kazi. Sehemu hii inaweza kusema, "Bids ni kutokana na tarehe iliyotajwa katika Hatua ya 8 hapo juu.Byote zote zitarekebishwa ili kuhakikisha zinakidhi mahitaji yote na yanasikiliza.Alizo zote za msikivu zitapatikana katika makundi ya X (unaweza kutaja makundi kama unataka) na zabuni za juu tatu zitatathminiwa na timu ya pendekezo ili kuchagua mtejaji wa kushinda na mwingine. Majadiliano na zabuni ya kushinda wanatarajiwa kusababisha tuzo ya mkataba ndani ya wiki mbili. "
2. Chagua jinsi ya kutuma RFP : Wengi RFPs ni barua pepe nje, lakini hawana kuwa. Unaweza kutuma RFP kwa barua pepe, au unaweza kuiweka kwenye tovuti ya kampuni yako. Tu hakika kutaja jina au namba ambazo wazabuni wanapaswa kutumia ili kutambua RFP wanayasikia.
3. Chagua nani atakayepokea RFP: Huenda umewafahamisha wasambazaji ambao unataka kununua. Kampuni yako inaweza hata kuwa na orodha ya wachuuzi wa kupendeza. Ikiwa sio, unaweza kupata wachuuzi iwezekanavyo kupitia mtandao wako wa kitaalamu , kwa kutafuta mtandao, au kwa kuuliza wachuuzi waaminifu wa vifaa vingine kwa mapendekezo yao. Usipunguze orodha yako ya nani anayepokea RFP yako kwa makampuni tu "kubwa" au "waanzisha" wauzaji. Unaweza kupata mawazo bora zaidi na bei nzuri zaidi kutoka kwa wachuuzi wadogo ambao mara nyingi wanapenda zaidi kushinda biashara yako.
4. Tuma RFP.