Usimamizi wa Programu ni chaguo la kazi nzuri na yenye kulipwa. Lakini inaweza kuwa jukumu changamoto pia.
Hapa kuna mambo kumi ambayo kila meneja wa mpango mpya lazima ajue kabla ya kuanza jukumu.
Usimamizi wa Programu Sio Sawa kama Usimamizi wa Mradi
Usimamizi wa mradi unakubalika kuwa wote juu ya kupanga kazi, kuandaa kazi na rasilimali, kusimamia mchakato na kutoa lengo fulani.
Ikiwa ni kufungua ofisi mpya, kuanzisha programu mpya au kujenga uwanja wa Olimpiki, miradi ina mwanzo, katikati na mwisho, na seti ya wazi ya malengo.
Programu ni tofauti sana. Bado unahitaji kuwa na watu kuandaa kazi, kusimamia rasilimali, kufanya kazi kupitia taratibu na kadhalika, lakini wanakuja ndani yako kama meneja wa programu. Kuna mengi ya kuacha kazi mbali kama mpango wa mradi lakini kazi zaidi ya kimkakati na kujenga uhusiano.
Usimamizi wa Programu ni kuhusu kushika mabadiliko yote ya kubadilisha juu ya kufuatilia kutoa kitu cha thamani kwa shirika kwa muda. Bila mtu anayefanya kazi kama meneja wa programu, yote uliyo nayo ni mfululizo wa miradi inayotolewa kwa wakati usio na wakati na bila mandhari ya kuunganisha. Meneja wa programu ni mtu ambaye huleta yote pamoja.
Kuna Kutokuwa na uhakika ... Kushughulika Na
Mipango haijulikani. Wakati unaweza kujua nini picha kubwa ni, taarifa ya maono wakati unapoanza.
Njia halisi ya jinsi ya kufika huko na miradi gani itahitajika zaidi ya miaka mitano ijayo ... vizuri, hiyo ni kitu ambacho unapaswa kufanya kazi unapoenda.
Utakuwa na mipangilio ya kina ya kile unachokijua na kujenga picha ya jinsi ya kushughulikia yote yaliyomo unapokukaribia. Panua mipango yako ya mipangilio na ufikiaji kwa kasi mpaka huwezi kwenda zaidi.
Zima muda kwa vipindi vya kawaida ili kupanga hatua zifuatazo. Unaweza pia kutumia fursa hii ili kuhakikisha kuwa bado unaendelea kufuatilia thamani ya biashara.
Tahadhari kwa Kuwaka
Wakati mradi unaweza kuwa zaidi ya mwaka mmoja au hivyo, programu zinaweza kupanua na kuendelea. Kazi ya uharibifu wa nyuklia katika tovuti ya Sellafield ya Uingereza ina hatua za kujifungua kufikia 2025 na zaidi, kwa mfano.
Wasimamizi wa programu wanahitaji kulinda timu yao dhidi ya kuchomwa. Huwezi kufanya kazi kwa kasi juu ya muda huo, ili uhakikishe kuwa wafanyakazi wako kupata muda wa kutosha. Hii inapaswa kuwa vipindi vyote vya muda mfupi katika kazi na utoaji mdogo wa muda na muda wa kutosha kutoka ofisi kwa ajili ya likizo.
Dhibiti kuondoka kwa wagonjwa kwa karibu, angalia ripoti zako za ziada zaidi na uangalie ukweli kwamba ustawi wa timu yako ni muhimu ikiwa unataka kufuta kazi na kuweka watu wako wenye vipaji kwa maisha ya programu.
Unahitaji kusimamia kasi
Unapowasilisha programu ambayo ina tarehe ya kumaliza mbali, unahitaji kusimamia kasi ya kazi. Ni vigumu kuweka kasi juu ya miaka mingi, hivyo jukumu lako kama meneja wa programu ni kuzingatia vipaumbele na miradi ili uwezekano wa matokeo ya kupimwa mara kwa mara.
Changanya mafanikio ya haraka na maendeleo ya kasi kuelekea malengo makubwa ya picha. Hii inasaidia timu kuona kwamba unasonga mbele na kuhakikisha kuwa kuna baadhi ya hadithi za mafanikio za muda mfupi zinazoshiriki ili kuweka motisha juu . Hatimaye, husaidia wawekezaji na timu ya usimamizi wa mtendaji kuona kwamba kuna maendeleo yaliyofanywa.
Treni Timu Yako kwa Mafanikio
Mipango mara nyingi hutoa riwaya fulani, ya kipekee au ya kubadilisha kwa shirika. Mojawapo ya changamoto za kufanya kazi kwa aina hiyo ni kwamba labda hawana ujuzi wa nyumba ili uweze kukamilisha kazi zote na miradi inahitajika.
Hiyo ni sawa, na inatarajiwa. Kazi yako kama meneja wa programu mpya ni kuhakikisha kwamba unaweza upskill, retrain na kuendeleza watu unao kuwa ili pamoja unaweza kushughulikia mahitaji yote ya rasilimali.
Kunaweza kuwa na maeneo fulani ambapo unahitaji tu rasilimali fulani kwa muda mdogo. Kwa mfano, huwezi kufundisha mmoja wa wafanyakazi wako jinsi ya kuwa dereva-kuinua dereva wa lori ikiwa ni ujuzi unahitaji kwa wiki moja tu, unayofungua utoaji wa kitu fulani. Lakini ikiwa unabadilisha jinsi uwepo wako mtandaoni unavyoweza kusimamiwa, labda itakuwa muhimu kuwa na stadi za maendeleo ya tovuti katika nyumba pamoja na ujuzi fulani kuhusu vyombo vya habari vya kijamii au optimization ya utafutaji. Hizi ni ujuzi ambao biashara itategemea kwa muda mrefu.
Fanya uamuzi kuhusu ni ipi kati ya haya unayohitaji kuingizwa kwenye timu na ambayo inapaswa kuwa ya nje. Kisha hakikisha programu yako inaweza kutoa kazi za mafunzo na ajira zinazohitajika kuwa tayari kusimamia matokeo kama kila mradi unafungua.
Utawala Una Ngumu Zaidi
Ikiwa umetoka kwenye historia ya usimamizi wa miradi basi utawala hautakuwa mshangao kwako. Ni njia ambayo mradi na miradi ya mpango hupangwa na kudhibitiwa ili kuhakikisha kuwa uamuzi umefanyika kwa njia sahihi na kwamba watu wa haki wanahusika. Ni muhimu kwa kuhakikisha kazi inafanikiwa kwa namna inayofaa na kesi ya biashara ya jumla na inasaidia kuweka watu kuwajibika.
Utawala pia ni njia ambayo Ofisi ya Usimamizi wa Mradi na watendaji wakubwa wanaweza kuhakikisha kwamba mpango huo unafanikiwa kutoa huduma - na hutoa njia rasmi ya kufunga miradi au programu nzima ikiwa inaweza kuonyeshwa kuwa faida hizo hazitakuwa tena kupatikana.
Utawala ni ngumu zaidi katika mazingira ya programu kuliko mazingira ya mradi. Bodi za Mradi na Makundi ya Viongozi huwa na uanachama wa ngazi ya kutekeleza. Hii inatarajiwa kama matokeo ya mwisho kutoka kwa programu ni kawaida mabadiliko ya biashara.
Mipango pia ina athari kwa biashara kama mchakato wa kawaida na shughuli za kila siku za shirika, hivyo uwekezaji ni kawaida kwa maana, na athari ya P & L. Hii pia inahitaji kiwango cha juu cha uangalizi kuliko mradi mkuu.
Panua utawala wa programu kwa mpango wako kwa kuhakikisha kuwa una watu wa haki katika kufanya maamuzi na kwa kuwa na majukumu ya wazi kwa watu katika timu.
Mipango ni ngumu sana ...
Kupanga mpango ni vigumu kuliko kupanga mradi kwa sababu kuna sehemu nyingi zinazohamia, lakini unaweza kusema kuwa ni furaha pia!
Kwa kawaida mameneja wa mradi ambao wanahusika katika mpango huo wataweka mradi wao wa mipango pamoja. Kisha timu ya usimamizi wa programu hukutana na chini ya mwelekeo wako kama meneja wa programu, mipango hiyo imeunganishwa.
Hii ni rahisi kusema, lakini si rahisi kufanya. Inahitaji kutambua utegemezi kati ya miradi na kazi za mradi. Inakuhimiza kuangalia mahitaji ya rasilimali kwa programu nzima na kuendesha shughuli zinazozunguka kulingana na upatikanaji wa watu muhimu. Na sio kazi moja tu.
Mara mpango wako wa mpango wa pamoja utawekwa pamoja unaweza kufuatilia kwenye chati ya Gantt au chombo cha programu nyingine. Kama mameneja wa mradi wako kufuatilia miradi yao kwa wakati halisi utahitaji kufanya marekebisho kwenye mpango wa mpango, kuweka kila mtu taarifa ya mabadiliko na kutafsiri nini hii ina maana kwa eneo la kazi.
... Lakini huna haja ya kupanga kila mstari
Kama meneja wa programu unategemea mameneja wa mradi wako kufanya mipango ya kina. Sio vitendo au kuhitajika kwako kufuatilia mpango na maelfu na maelfu ya kazi.
Unahitaji kupanuliwa kwa juu, miradi ya juu ya miradi, na maelezo ya kutosha kukuonyesha kama kitu kitakuwa na athari ya kiwango cha programu.
Njia rahisi zaidi ya kufanya hivyo ni pamoja na programu za programu zilizojitolea (hizi zana za kuthibitishwa kwa mradi na programu ya programu ni mahali pazuri kuanza). Kujaribu kusimamia mpango wako wa dola milioni kadhaa kwenye sahajedwali hakutakuwa rahisi.
Unahitaji Kuboresha Uwakilishaji Wako
Hata hivyo ni nzuri kwa kuwapa ujumbe, kuwa katika nafasi ya usimamizi wa programu ina maana unahitaji kupata bora zaidi.
Habari njema ni kwamba unapaswa kuwa na timu ya mameneja wa miradi, na huenda ukawa na Ofisi ya Usimamizi wa Programu ya kujitolea ili kuunga mkono mabadiliko yako ya mabadiliko.
Habari mbaya ni kwamba huenda si!
Kuna kazi nyingi za kufanya kwenye programu, na kuifanya ili kuhakikisha kuwa sehemu zote zinazohamia pamoja huenda pamoja wakati mzuri ni jitihada kubwa. Huwezi kufanya hivyo peke yake na usipaswi kujaribu. Jitahidi muda gani unahitaji kufanya uanzishaji wa programu na kisha uhakikishe kuwa na timu iliyopo ili kukuwezesha.
Ikiwa huna mtu yeyote katika Ofisi yako ya Usimamizi wa Programu, kumwomba mtu awe mkondoni kwenye timu ya usimamizi wa programu. Kuna mengi ya kufanya: mtu katika jukumu la uratibu wa mradi litawekwa kikamilifu ili kutoa usaidizi unaohitajika katika ngazi ya programu, kukufungulia kwa kushirikiana na kazi za kimkakati.
Usiogope Mgongano
Kuna vikwazo vingi kwenye mipango. Kutoka kwa miradi yenye wadau wasiwasi kuonekana wakati usiowezekana, kila siku itakupa fursa za migogoro. Tahadhari kwa vitu vinavyovunja utendaji wa mradi na uwe tayari kuingia wakati inahitajika kuzima hali ya mgogoro kabla ya kuanza .
Nini kati ya mambo haya 10 yalikuja kama mshangao kwako? Shiriki mawazo yako kwenye usimamizi wa programu kwenye kituo chako cha vyombo vya habari vya kijamii!