Unaweza Kupanga, Kuongoza, na Kusimamia Mkutano Kuzalisha Matokeo
Ikiwa unakataa mojawapo ya fursa za usimamizi wa mkutano huo, mikutano yako na timu hazitachukua matunda unayotaka kutoka wakati unapowekeza. Chukua vidokezo hivi vya usimamizi wa mkutano kumi na mbili ili kuwaongoza washiriki wako ili kufikia matokeo yaliyotarajiwa, mazuri, na ya kujifurahisha.
Nini Kufanya Kabla ya Mkutano Kuhakikisha Mkutano Ufanisi
Kazi kabla ya mkutano kutengeneza msingi wa kufikia matokeo ya mkutano. Unaweza kufanya ufuatiliaji wote unaohitajika lakini bila mpango wa mkutano wa ufanisi kuanza, matokeo yako yatakukosesha. Vidokezo hivi vitakusaidia kupanga na kutekeleza mkutano.
Panga Mkutano
Mkutano unaofaa unaozalisha matokeo huanza na mipango ya mkutano. Kwanza, kutambua kama wafanyakazi wengine wanahitaji kukusaidia kupanga mkutano. Kisha, chagua unayotarajia kukamilisha kwa kufanya mkutano. Kuanzisha malengo ya kutosha ya mkutano wako.
Malengo uliyoweka itaanzisha mfumo wa mpango mzuri wa mkutano. Kama Steven Covey anasema katika Tabia Saba za Watu Wenye Ufanisi , "Anza na mwisho mwilini." Kusudi lako la mkutano litaamua lengo la mkutano , ajenda ya mkutano , na washiriki wa mkutano ambao unahitaji kufanikisha kusudi hilo.
Hakikisha Unahitaji Mkutano
Mara baada ya kupanga mpango wako wa mkutano, hakikisha kuwa mkutano ni gari sahihi kwa kukamilisha malengo yaliyowekwa. Kuweka ratiba na kushikilia mkutano ni ghali wakati unapojibika kwa wakati wa watu wanaohudhuria, basi jitahidi kuamua kuwa mkutano ni nafasi nzuri ya kutatua tatizo, kuboresha mchakato , au kufanya mpango unaoendelea.
Unaweza kupata kwamba unaweza kufikia malengo ya mkutano na majadiliano ya barua pepe au kwa kusambaza na kuomba habari kupitia jarida la kampuni. Hakikisha mkutano unahitajika na sio rahisi zaidi kwako-utapata matokeo bora kutoka kwa washiriki wako wa kukutana wakati umewahi kuchukua sehemu ya mahitaji yao.
Hakikisha Kushiriki Sahihi katika Mkutano
Ikiwa mkutano ni njia sahihi za kukamilisha malengo yako , angalia na washiriki ambao wanapaswa kuhudhuria mkutano ili kufanikiwa. Wahudumu wanaohitajika lazima wapate kuhudhuria mkutano.
Kuahirisha mkutano badala ya kufanya mkutano bila wafanyakazi muhimu. Ikiwa mjumbe anahudhuria mahali pa muamuzi wa muhimu, hakikisha mjumbe aliyechaguliwa ana mamlaka ya kufanya maamuzi-au kuahirisha mkutano huo.
Kusambaza na Kurekebisha Kabla ya Kazi Kabla ya Mkutano
Umehudhuria mikutano ngapi ambayo ilianza na mwezeshaji wa mkutano kutoa upeo wa vidokezo au kuelekeza slide ya Microsoft PowerPoint kwa majadiliano? Kuvunja moyo? Wewe ni bet. Mkutano unakuwa kikundi cha kusoma-ndani, vigumu kuzaa kwa kufikia malengo.
Wakati madhumuni yaliyoelezwa ya kufanya mkutano ni kufanya maamuzi na kujibu maswali, kikundi kinasoma-ndani ni taka ya aibu ya wakati wa watu.
Unaweza kufanya mikutano inayozalisha zaidi na kuhakikisha matokeo kwa kutoa huduma ya awali kabla ya mkutano halisi. Kutoa kabla ya kazi, chati, grafu, na vifaa vya kusoma saa 48 kabla ya mkutano huathiri mafanikio ya mkutano. Wakati wa maandalizi zaidi unayopanga, watu walio tayari zaidi watakuwa mkutano wako.
Nyaraka ambazokusaidia kufikia malengo ya mkutano zinaweza kujumuisha ripoti; data, chati, na viungo vya habari za ushindani, mauzo ya mwezi hadi tarehe, na mipango ya uzalishaji; Slide za Microsoft PowerPoint zinazoonyesha pointi muhimu za majadiliano; na dakika ya mkutano , maelezo na kufuatilia kutoka mikutano na miradi mapema au kuhusiana.
Kabla ya kufanya kazi, hata viungo tu vinavyotakiwa kufuata kusoma habari, kusambazwa kwa wakati, na matumaini makubwa ambayo washiriki watasoma kabla ya kazi kabla ya mkutano, husaidia kuhakikisha kuwa mkutano wako unafanikiwa.
Wakati wa Mkutano wa Kuhakikisha Mkutano Ufanisi
Matumizi ya wakati wa mkutano hujenga shauku kwa mada. Inazalisha kujitolea na hisia ya kufanikisha kutoka kwa washiriki. Watu wanahisi sehemu ya kitu kikubwa zaidi kuliko changamoto zao za kila siku. Kwa hiyo, mkutano unaofaa, unaohusika ambao huweka hatua ya kufuatilia utazalisha matokeo ya mkutano.
Ufanisi wa Mkutano wa Mkutano
Kiongozi wa mkutano anaweka sauti nzuri, yenye uzalishaji kwa mahusiano kati ya washiriki wa mkutano. Uwezeshaji wa mkutano ufanisi huanza na marekebisho ya malengo, au matokeo yaliyotarajiwa, na ajenda. Mwezeshaji husaidia wanachama wa kikundi kukaa kulenga na kuzalisha.
Mipango ya mkutano na ajenda kuweka mfumo wa mkutano. Mwezeshaji wa ufanisi, ambaye anaweka washiriki kwenye ufuatiliaji, kuhakikisha kukamilika kwa matarajio yaliyotarajiwa, kutoka kwa mkutano.
Tumia Pre-Kazi katika Mkutano
Tumia au ueleze kazi kabla ya kazi na habari nyingine zinazotolewa kabla ya mkutano wakati wa mkutano. Unaimarisha haja ya washiriki kutumia muda unaohitajika mbele ili upate nyenzo ambazo ni muhimu ili kufikia matokeo yaliyotakiwa.
Washiriki wako watajiandaa kabla ya kuhudhuria mikutano yako na matokeo yako yatatoa ushahidi wa maandalizi na uongozi . Hakuna mtu anataka kuonekana asijitayarishwa, hajatikani, au hakuchangia mbele ya mwenzake.
Washiriki Kila Mshiriki katika Vitendo
Kazi ya kila kazi ina viumbe mbalimbali vinavyoonyesha mikutano. Una wafanyakazi wa kimya na watu ambao wanajaribu kutawala kila jukwaa. Ikiwa kuwezesha au kuhudhuria mkutano, unahitaji kuhusisha kila mwanachama katika kufikia malengo ya mkutano.
Hii inahakikisha kuwa kila mshiriki amewekeza katika mada ya mkutano na kufuatilia. Utafikia matokeo zaidi na kuunganisha timu nzima kuliko mtu mmoja anayejitahidi kujaribu kushinikiza kila mtu juu ya kilima.
Unda Mpango wa Kufuatilia Mkutano Ufanisi
Wakati wa mkutano, fanya mpango wa kufuatilia na vitu vya vitendo. Mipango ya ufanisi ni pamoja na yafuatayo.
- Kipengee cha hatua maalum,
- jina la mtu aliyefanya "kumiliki" kukamilika kwa kipengee cha kitendo,
- tarehe ya kutosha ya kipengee cha hatua, na
- makubaliano juu ya kile kinachofanya kukamilika kwa kipengee cha kitendo.
Jadili matukio ya maisha halisi na vikwazo vya mafanikio ambayo wanachama wa timu wanaweza kupata wakati wanajaribu kukamilisha vitu vinavyozalisha matokeo yaliyohitajika. Weka wakati wa mkutano wako ujao, ikiwa inahitajika, wakati washiriki wanahudhuria.
Baada ya Mkutano Kuhakikisha Mkutano Ufanisi
Vitendo na mipango kabla na wakati wa mkutano husababisha jukumu kubwa kukusaidia kufikia matokeo yaliyotarajiwa, mazuri, na mazuri. Matendo yako baada ya mkutano ni muhimu sana. Kufuatilia kwenye mkutano uliopangwa kufanyika sio kutosha wa uwekezaji ili kuhakikisha matokeo.
Chapisha Mkutano wa Dakika
Anza kwa kuchapisha dakika yako na mpango wa utekelezaji ndani ya masaa 24. Watu watakuwa na ufanisi zaidi kuchangia matokeo ikiwa wataanza vitu vitendo mara moja. Bado wana kumbukumbu mpya ya mkutano, majadiliano na mwelekeo wa mwelekeo uliochaguliwa.
Wanabaki shauku na tayari kuanza. Ucheleweshaji katika usambazaji wa dakika utaumiza matokeo yako tangu watu wengi wanasubiri dakika ya kufika kabla ya kuanza kukabiliana na ahadi zao.
Mkutano Ufanisi Kufuatilia
Kuheshimu na kuzingatia muda wa mwisho na kufuatilia itasaidia kufikia matokeo kutoka kwa mikutano yako. Mwisho ulianzishwa wakati wa mkutano. Kufuatia mkutano, kila mtu aliye na kipengee cha hatua anapaswa pia kupanga mpango wa kufanikiwa kwao kwa kibinafsi.
Ikiwa wanaandika hatua katika mpangaji wao, wajitolea kazi kwa mtu mwingine, au tu kukamilisha kazi, mtu anayehusika na kufuatilia.
Hivyo ni mpangaji wa mkutano. Unaweza kuboresha matokeo ya mkutano kwa kufuata na kila mtu aliye na kitu cha hatua katikati ya mikutano. Lengo lako ni kuangalia maendeleo na kuhakikisha kwamba kazi zinaendelea. Kumbuka kwamba kile unachokiuliza kuhusu kinafanywa.
Uwezo wa Kufuatilia Wakati wa Mkutano Ufuatao
Je! Umewahi kukaa katika mkutano wa kufuatilia ambao ulikuwa ni wa kila mshiriki akiwaambia kikundi kwa nini hawakuweza kutekeleza ahadi yao? Matokeo ni mbaya. Kuanzisha kawaida au desturi ya uwajibikaji kwa matokeo huanza mapema mzunguko wako wa mkutano.
Kufuatilia na mwendeshaji katikati ya mikutano husaidia, lakini kundi linapaswa kushindwa kuweka ahadi haikubaliki . Ripoti juu ya maendeleo na matokeo katika mkutano ujao na kutarajia kuwa yote yatafanyika. Vinginevyo, angalia maendeleo katika mkutano ujao na ikiwa kuna barabara halisi ya maendeleo, onyesha jinsi ya kuendelea.
Kukabiliana na mchakato wa mkutano wa kuboresha kuendelea
Kazi ya kujadiliana kila mkutano ni chombo chenye nguvu cha kuboresha kuendelea. Washiriki wanaanza kuzungumza kujadili kile ambacho kilikuwa cha ufanisi au kibaya kuhusu mchakato wa mkutano wa sasa. Wanasema pia maendeleo wanayojisikia kundi hilo linafanya juu ya mada ambayo mkutano ulifanyika.
Kuchukua kuboresha kwa kiwango kingine, timu zilizofanikiwa zilifafanua mradi wao wote pamoja na mchakato wa kuamua jinsi waliweza kuunda matokeo kwa ufanisi. Mkutano wa baadaye utaonyesha tathmini. Mikutano inabadilika kama chombo chenye ufanisi zaidi kwa kuunda matokeo ya shirika.
Hitimisho
Matokeo yanaweza kufikia na kutabirika kutoka mikutano iliyopangwa na kutekelezwa vizuri. Fuata mapendekezo haya kumi na mbili ili kuhakikisha kwamba waliohudhuria mkutano wanafikia matokeo yaliyotarajiwa, mazuri, na yenye kujitolea kutoka wakati wanaowekeza katika mikutano. Shirika lako litalipa ufanisi wako na wafanyakazi wenzako watakupenda wakati unatumia vidokezo vya mkutano bora.