Jinsi (na Kwa nini) Kuandika Mkutano wa Mkutano
Dakika kwa kawaida hujumuisha:
- majina ya washiriki,
- vitu vya ajenda kufunikwa ,
- maamuzi yaliyotolewa na washiriki,
- vitendo vya kufuatilia vinavyotolewa na washiriki,
- tarehe za kukamilika kwa ahadi, na
- matukio mengine yoyote au majadiliano yenye thamani ya kumbukumbu kwa ajili ya mapitio ya baadaye au historia.
Mfano wa mkutano wa mkutano unazingatia maamuzi yaliyotolewa wakati wa mkutano na ahadi zilizofanywa na washiriki. Maamuzi yanafuatana na tarehe zinazofaa na maelezo mengine yoyote muhimu kwa ufahamu wa pamoja na washiriki wa mkutano.
Mikutano ya Mkutano kama Hati ya Historia
Kama waraka wa kihistoria, pia ni muhimu kwa kuandika mawazo muhimu au majadiliano yaliyosababisha uamuzi. Kwa mfano, kujibu maswali baadaye wakati mwanachama wa timu anasema, "ni nini tulifikiri wakati tulichagua lengo hili."
Dakika ya mkutano yenye ufanisi inaweka njia tano ambazo timu zilijadiliana na sababu muhimu kwa nini mtu alichaguliwa juu ya njia nyingine zilizopo.
Dakika ya mkutano inayofaa kwa mkutano wa kawaida wa biashara hauhitaji kurekodi mjadala kila.
Pia hawana haja, na haipaswi, wasema nani aliyesema nini. Wala, wanapaswa kuandika kile kila mshiriki asema kwa undani. Katika mfano uliopatiwa, taker ya maandishi yenye ufanisi hufupisha mjadala badala ya kuandika kila neno.
(Kujua kuwa sheria hii ni tofauti kwa aina nyingine za mikutano katika hali kama vile hatua za kisheria, kusikia mahakamani, na kadhalika.
Dakika hizi zinahitaji rekodi halisi ya mazungumzo na taarifa.) Lakini, mkutano wako wa kawaida wa mahali pa kazi sio.
Wakati na jinsi ya Kushiriki Mkutano wa Mkutano
Kwa hakika, dakika ya mkutano inashirikishwa ili kuwasiliana washiriki wa umeme kwa mwisho wa mkutano. Kwa kufanya hivyo, washiriki wana taarifa ya haraka ya ahadi zao na muda uliopangwa. Ikiwa hii haiwezekani (kwa mfano, mtungaji wa kumbuka anahitaji kusafisha makosa) mtungaji wa kumbuka anapaswa kusambaza dakika ya mkutano ndani ya masaa 24 ya mkutano.
Dakika hiyo hutumikia kama kukumbusha kwa wanachama wa timu ya ahadi zilizofanywa wakati wa mkutano. Wanasaidia washiriki kuhamisha ahadi zao za mkutano kwenye kalenda zao na kufanya orodha. Wao hutumikia kama kumbukumbu ya kitu chochote ambacho kinafaa kufikia washiriki kabla ya mkutano ujao.
(Hiyo inaweza kuondoa mojawapo ya matatizo makubwa zaidi na mikutano, kwa ujumla-kutoa maelezo katika mkutano ili washiriki watumie mkutano wa mkutano badala ya kuingiliana.) Baada ya yote, sio ushirikiano wa mkutano? Kwa kitu kingine chochote, una zana kama barua pepe na Yammer.
Utahitaji kupitilia dakika yako ya mkutano kabla ya mkutano ujao ili watu waweze kuwaangalia kwa usahihi na hatua zifuatazo.
Mkutano wa dakika ni mchangiaji wa mafanikio kwa mikutano yenye mafanikio wakati dakika ipasavyo kuandikwa na kusambazwa kwa wakati. Hii ni kweli hasa wakati timu imeunda kanuni za nguvu ambazo zinasaidia mafanikio ya biashara .
Mashirika yanawezaje kushughulikia Mkutano wa Mkutano?
Kina maana ya mafanikio ya mkutano , mtunzi wa kumbukumbu au kumbukumbu ya kumbukumbu ya mkutano wa washiriki, historia, na wafanyakazi ambao wanahitaji kujua nini kilichopita wakati wa mkutano. Bila dakika kamili ya mkutano, matarajio ya mkutano wa mafanikio yamepungua.
Mfanyakazi ambaye huchukua dakika ya mkutano mara nyingi ni mwanachama wa timu na anachukua maelezo wakati akihudhuria mkutano. Katika mikutano iliyo na mashtaka ya kisheria au serikali, taratibu, au mahitaji kama vile kusikia, inahitajika mikutano ya bodi ya ushirika, au dhamana, mtu asiyejitokeza anachukua dakika rasmi na mara nyingi anaandika kesi.
Mfanyakazi ambaye anaandika dakika lazima awe na sikio kwa maelezo ya kurekodi kwa usahihi. Mfanyakazi lazima pia mchanganyiko kwa ufanisi kushiriki katika mkutano wakati wa kurekodi dakika.
Katika mikutano mingine, mfanyakazi huyo huchukua dakika kila mkutano. Kwa wengine, nafasi ya taker ya dakika hutoka kwa mfanyakazi hadi mfanyakazi. Kama uongozi wa mkutano , jukumu la mtungaji wa kumbukumbu hujenga uongozi , mawasiliano , na ufanisi wa uongozi wa ujuzi wa uongozi.
Je, ni Mahitaji gani ya Mkutano wa Dakika ya Kumbuka?
Mahitaji ya rekodi ya kumbukumbu au ya kumbuka ni pamoja na:
- Andika usahihi maamuzi, ahadi na pointi kubwa za majadiliano yaliyotolewa kwenye mkutano.
- Rekodi vitu vya vitendo ambazo wanachama wa mkutano wamejifanya kufanya pamoja na tarehe ambayo wanachama wamejitolea kufanya. Vipengee vya hatua vina jina linalounganishwa, lakini majadiliano ya jumla hayasema ambaye alisema nini katika mikutano isiyo rasmi ya kazi.
- Kagua maamuzi makuu na kazi au ahadi za hiari na vitu vya utekelezaji mwishoni mwa mkutano ili washiriki waweze kupitia na kukubaliana juu ya matukio na ahadi kabla ya kuondoka mkutano.
- Kiongozi wa mkutano anaweza kumwomba mfanyabiashara wa kumbuka ili kurejesha mjadala mara kwa mara wakati wa mkutano.
- Katika mfululizo unaoendelea wa mikutano, mtungaji wa kumbuka anachukua dakika kutafakari dakika ya mkutano mwanzoni mwa mkutano ujao. Wahudumu wanaohudhuria wanaweza kuongeza au kurekebisha chochote ambacho hawakubaliani katika dakika.
- Kusambaza nakala ya dakika ya mkutano ndani ya masaa 24 ya mkutano imekuwa mapendekezo ya kawaida ya wasaidizi wa mkutano kwa miaka. Sasa, hata hivyo, kinasa kinachoweza kuchukua dakika hii kwenye kifaa cha elektroniki kama vile kompyuta ndogo au iPad. Kwa hiyo, mtungaji wa kumbuka atasambaza maelezo ya mkutano baada ya mapitio ya haraka ya spelling, sarufi, na ufafanuzi-mara kwa mara au ndani ya dakika ya mkutano.
Rekodi ni jukumu ambalo mkutano unapaswa kuwa na kuhakikisha kuwa matokeo ya mkutano huwasiliana na kutumiwa na washiriki. Bila maelezo, washiriki lazima kutegemea kumbukumbu ya washiriki wengine. Kuthibitishwa, hii siyo mpango mzuri.
Nyaraka za taker ya kumbuka ya mkutano ni muhimu kwa mafanikio ya mkutano, kama nyaraka ni muhimu kwa kuboresha utendaji wa wafanyakazi.