Wasimamizi bora wanaelewa umuhimu wa matukio haya, na wanaelewa kwamba kuzalisha mkutano mkuu inachukua mipango na jitihada za makusudi.
Makala hii inatoa vidokezo kumi vya kukusaidia kutumia fursa hii ya ushirikiano muhimu na timu yako. Hapa ni vidokezo vya jinsi ya kuimarisha mikutano yako ya timu.
Kuwa na Msimamo Mzuri Kuhusu Mikutano
Ni jambo moja muhimu zaidi meneja anayeweza kufanya kama kiongozi ili kuboresha mikutano ya timu. Nimeogopa jinsi wasimamizi wengi wanavyojisifu kutangaza chuki zao za mikutano. Ili kufikia matokeo mazuri, kutatua matatizo, kufanya maamuzi, kuwajulisha, kuhamasisha, kushirikiana, na kuwahamasisha, wasimamizi wanahitaji kufanya kazi na watu.
Hiyo ina maana mara kwa mara kupata watu hao pamoja katika chumba au kwenye wito wa mkutano na kuzungumza nao. Kusimamia sio juu ya kukaa katika ofisi na mlango wa kufunga kutuma barua pepe. Kama kiongozi, jaribu kuangalia mikutano kama udhihirisho wa uongozi . Uongozi ni wakati wa kuonyesha, si kitu cha kuogopa kama safari ya daktari wa meno.
Kumbuka, Wewe Una Mkutano
Usipate ajenda ya mipango kwa msaidizi wa utawala au mshiriki mwingine wa timu.
Kama kiongozi, ni mkutano wako . Ni kazi yako kupanga na kukimbia mkutano. Ili kujiweka katika sura sahihi ya akili, waulize na jibu swali linalofuata: "Baada ya mkutano huu, nitawataka watu kujifunza, kupatikana au kutatuliwa?"
Daima Tayari Agenda
Kila kitu ambacho utawahi kusoma juu ya mikutano yenye ufanisi wa kazi hujumuisha ushauri juu ya kuandaa ajenda .
Hata hivyo, bado tunaonyesha mikutano ambapo hakuna ajenda ya kupatikana. Kitendo cha kupanga ajenda husaidia kuzingatia na kutambua mada ya kipaumbele kwa mkutano.
Uliza Pembejeo kwenye Agenda
Ingawa ni wajibu wa meneja wa msingi wa kuendeleza ajenda, wanachama wa timu wanaweza kualikwa kutoa vitu vya ajenda. Tuma simu kwa mawazo siku chache kabla ya mkutano.
Spice It Up!
Weka aina ndogo katika muundo. Hapa kuna mambo machache ambayo unaweza kufanya ili kuunda mikutano yako ya timu:
- Paribisha wasemaji wa wageni
- Kusherehekea kitu
- Kufanya "kujifunza roundtable" - wana wajumbe wa timu wanapaswa kufundisha kitu fulani
- Tazama Majadiliano ya Ted ambayo yanafaa kwenye ajenda ya mkutano
- Tumia shughuli za kujenga timu
- Badilisha maeneo (fikiria kuchukua mkutano off-site)
- Kuleta chakula cha kujifurahisha au cha kuvutia
- Tuna mkutano wa "ajenda moja"
- Uliza sasisho za pande zote za umeme
- Jumuisha timu katika kutafakari
- Kubadili viti; kubadili kitu chochote ili kuvunja monotoni
Ruhusu Baadhi ya "Nyeupe Nyeupe" kwa Uumbaji na Uingiliano wa Msawazito
Usiingie vitu vingi katika ajenda ambazo hujitahidi kuzikamilisha. Badala yake ,acha chumba mwishoni kwa majadiliano ya pekee. Ikiwa mkutano unakaribia mapema, basi kila mtu aende mapema.
Watu hufurahia kupatikana wakati pia.
Tumia Mikutano ya Timu Ili Kushirikiana
Badala ya kugawana habari tu, jaribu kutatua tatizo au kufanya kazi na kikundi wakati wa kufikia uamuzi. Ndiyo, ni changamoto na inaweza kuwa mbaya, lakini ndio ambapo tunapata thamani zaidi kutoka mikutano.
Weka
Kuwa kiongozi wa mkutano sio juu ya mamlaka ya kutisha au kutumia nguvu. Kudanganya mtu kwa kuchelewa mbele ya timu ni mfano wa kufanya hivyo. Kuwa na hisia ya ucheshi na unyenyekevu.
Fuatilia
Weka wimbo wa vipengee vya vitendo na uhakikishe watu kufanya kile wanachosema watafanya. Inashangilia kuonyesha mkutano ujao na kupata nusu ya timu haikujishughulisha kufanya kile walichofanya kwenye mkutano wa mwisho. Fuatilia kabla ya mkutano na ushikilie watu binafsi kuwajibika kwa ahadi zao.
Kuwa Kiongozi Mfano wa Mfano
Mikutano ya timu sio wakati wa kuruhusu watetezi wako na kurudi nyuma na timu yako. Jiweke mwenyewe na timu yako kwa viwango vya juu vya maadili, ambayo inamaanisha hakuna utani usio na rangi, ukichukua wanachama wa timu, wasiwasi, na hofu, au kuwapiga idara nyingine au usimamizi. Fikiria kuhusu kiongozi wa aina unayotaka kujulikana kwa, kisha uonyeshe kila mkutano kuwa kiongozi.
Chini Chini
Nafasi ya kukutana na kufanya kazi na timu yako ni jambo lenye kutisha kupoteza. Ni muhimu kwamba uendelee nidhamu ya kupanga na kuongoza mikutano ambayo watu wanapendelea na kushinikiza mipango mbele.
Iliyasasishwa na Sanaa ndogo