Jinsi ya Kupanga Mkutano wa Kampuni

Mpango wa Mradi wa Mkutano wa Kampuni ya Kuanzisha

Hongera! Kampuni yako itafanya mkutano kwa kundi la wafanyakazi waliochaguliwa kutoka ngazi zote za kampuni. Mkurugenzi Mtendaji amekupa wajibu wa Meneja wa Mradi kwa tukio hilo. Vidokezo hivi na mpango wa mradi wa sampuli huonyesha njia moja Meneja wa Mradi anaweza kutekeleza mpango wa mradi wa mkutano wa kampuni au mradi huo mzuri.

Panga kabla ya Mradi

Hatua yako ya kwanza ni kupanga mpango.

Unaanza kwa kujadili tukio hilo na wadau. Ikiwa hii ilifanyika mwaka jana, ni nini kilichoenda sawa? Ni nini kilichosababisha? Nani aliyeweza kusimamia mradi na wanaweza kukusaidia kuepuka vikwazo mwaka huu? Kwa kuwa Mkurugenzi Mtendaji alitoa mradi kwako, anataka nini nje ya tukio hilo? Tukio hilo litakuwa lini? Wapi? Bajeti ni nini?

Unganisha habari nyingi iwezekanavyo. Hii itakuwa mifupa ambayo hujenga mpango wa mradi.

Jenga Timu

Ni rasilimali nyingine gani unahitaji kufanya mradi huu ufanikiwe? Je, kuna watu katika idara nyingine ambazo zinaweza kukusaidia kufanya tukio hili lifanikiwa? Unahitaji kufanya nini kupata msaada? Unaweza tu kuuliza au unahitaji kupata idhini rasmi kutoka kwa bosi wao? Je! Unahitaji muda gani kutoka kwao? Ni stadi gani maalum unayohitaji kuwapa? Je, mtu mwingine anaweza kutoa ujuzi huo ikiwa mtu unayotaka haupatikani?

Kwa kuwa hii ni mkutano wa kampuni nzima, HR inaweza kusaidiaje?

Unahitaji msaada kutoka Idara ya Vifaa? Je, ni kuhusu Idara ya Masoko? Unahitaji msaada katika eneo hilo?

Panga Agenda

Mara baada ya kujua mkutano utaendelea muda gani, unapoanza kujaza vitalu vya muda. Je! Unahitaji msemaji wa ufunguzi? Je, itakuwa nani? Je! Utawaweka washiriki pamoja au utawavunja katika vikundi vidogo kwa sehemu ya programu?

Je! Unasema wapi wasemaji wengine wengi? Ni nani atakayeweka vikao vidogo kama unapotea?

Je! Tukio hilo litachukua zaidi ya siku moja? Je, utafungaje Siku ya Kwanza? Je! Utafunguaje tena siku ya pili?

Je, utafungaje mwishoni? Je! Unahitaji hotuba ya kufunga? Je! Utashughulikiaje vifaa vya watu kuangalia nje ya hoteli ikiwa unasoma moja?

Pata nafasi

Pata kujua ni watu wangapi wanaokuja. Kisha kuamua jinsi kubwa ya nafasi unayohitaji. Tukio lifanyika wapi? Je! Kuna nafasi katika ofisi ya ushirika au unahitaji nafasi kubwa? Je, Mkurugenzi Mtendaji anahitaji mkutano uliofanyika mbali na tovuti ili watu waweze kuzingatia, au je, anataka ifanyike ofisi ili kupunguza gharama?

Ni mali ipi katika eneo lako inaweza kutoa nafasi unayohitaji? Je hoteli karibu na uwanja wa ndege ni uchaguzi mzuri wa kupunguza muda wa kusafiri kwa watu wanaokuja kutoka nje ya mji au unapaswa kupata kitu nje ya mji ambacho kitakuwa kizito?

Je, mahali pa tofauti hulipa malipo kwa vituo vyake? Je! Wao ni pamoja na nini unahitaji kununua na kuletwa ndani? Je, watawapa mtu binafsi kwa ajili ya wewe kufanya kazi na? Sera yao ni nini kuhusu vifaa na watu kutoka nje?

Pindua

Baada ya kukusanya majibu kwa angalau maswali mengi haya, unaweza kuanza kuweka mpango wa mradi.

Kumbuka kwamba kile tunachoonyesha hapa ni orodha ya kazi za mradi, muundo wa kuvunjika kazi (WBS) tu. Haijumuishi yoyote ya kutegemeana kati ya kazi au muda. Wale wataongezwa baadaye.

Mpango wa Mradi wa Mkutano wa Kampuni

Katika Jinsi ya Kupanga Mradi Kutumia Vyombo vya Msingi vya Usimamizi wa Mradi , tujajadili mawazo nyuma ya mipango ya mradi na kutumia ujuzi wa usimamizi wa mradi wakati wa mchakato wa mipango. Hapa ni jinsi mfumo wa kuvunjika kazi wa mpango wa mpango (WBS) unaweza kuangalia mradi wa kupanga mkutano wa kampuni:

1. Mpangilio wa Mradi

1. Thibitisha bajeti
2. Jadili na Mkurugenzi Mtendaji kuanzisha malengo ya mradi
3. Wasiliana na Meneja wa Mradi wa awali (PM) kwa vidokezo
4. Tambua orodha ya wadau
5. Wasiliana na wadau kwa pembejeo.
6. Weka tarehe iliyopendekezwa ya tukio hilo
7. Tambua ni wapi wasemaji / watazamaji wanaohitajika

1. Kuamua wafanyakazi wangapi wanaohitajika
2. Kuamua wafanyakazi wangapi ambao watahudhuria
3. Weka mahali iwezekanavyo kwa ajili ya tukio hilo

2. Jenga Timu ya Mradi

1. Pata jibu kutoka kwenye Masoko
2. Pata kutoka kwa HR
3. Angalia kama Ununuzi utawapa mtu aidie
4. Uulize Susan kushughulikia maelezo ya wasemaji wote
5. Pata rep kutoka Vifaa
6. Ratiba mkutano wa timu ya mradi wa kukomesha

3. Kuendeleza Agenda

3a Mpango wa Siku moja

1. Weka wakati wa kuanza
2. Weka muda, kupanga mahali na utunzaji wa usajili
3. Weka urefu wa kikao cha asubuhi
4. Weka urefu wa mazungumzo
5. Tumia idadi ya wasemaji zinahitajika kwa kikao cha asubuhi
6. Wapiga wasemaji
7. Panga mapumziko ya asubuhi (muda na urefu)
8. Panga upya wa chumba cha mkutano wakati wa mapumziko (maji, takataka, nk)
9. Panga mapumziko ya chakula cha mchana (muda, urefu, mahali, orodha, ambao hulipa)
10. Panga kikao cha mchana (urefu, idadi ya wasemaji)
11. Pata wasemaji wa mchana
12. Mpango Siku ya kufunga moja (wakati, nani, urefu)

3b Mpango wa Siku mbili

1. Weka wakati wa kuanza
2. Weka urefu wa kikao cha asubuhi
3. Tumia idadi ya wasemaji zinahitajika kwa kikao cha asubuhi
4. Wapiga wasemaji
5. Panga mapumziko ya asubuhi (muda na urefu)
6. Panga upya wa chumba cha mkutano wakati wa mapumziko (maji, takataka, nk)
7. Panga mapumziko ya chakula cha mchana (muda, urefu, mahali, orodha, ambao hulipa)
8. Panga kikao cha mchana (urefu, idadi ya wasemaji)
9. Pata wasemaji wa mchana
10. Panga Hotuba ya Kufunga (wakati, nani, urefu)
11. Panga muda wa kuangalia na hoteli

4. Panga nafasi

1. Kuamua idadi ya waliohudhuria
2. Panga mpangilio wa mipaka (safu dhidi ya meza)
3. Tathmini nafasi inahitajika
4. Kuchunguza maeneo yaliyopatikana kwa kiasi hicho cha nafasi (gharama, eneo, huduma zinajumuishwa)
5. Hesabu idadi ya wasemaji kila siku na jumla
6. Tambua idadi na aina ya wafanyakazi wa msaada wanaohitajika
7. Angalia wangapi waliohudhuria / wasemaji / wafanyakazi watahitaji vyumba
8. Kujadili gharama na tarehe na sehemu zilizopo
9. Mkataba wa saini na eneo lililochaguliwa

5. Shirikisha Tukio

1. Kumaliza maelezo yote na eneo la tukio
2. Hakikisha waliohudhuria wanaambiwa
3. Julisha wasemaji wote wa mada na mada wakati / siku
4. Wajulishe wafanyikazi wote wa kazi na mabadiliko
5. Pata RSVP kutoka kwa waliohudhuria
6. Mjulishe wahudumu badala kama inahitajika

6. Kufuata

1. Pata mazungumzo ya rasimu kutoka kwa wasemaji wote
2. Tathmini mazungumzo ya mwisho
3. Pata lebo ya jina kwa washiriki wote, wasemaji, wafanyakazi
4. Ununuzi vifaa na zawadi yoyote kwa washiriki
5. Thibitisha kwa eneo la tukio

7. Tathmini na Kiwango

1. Tuma uchunguzi wa kuridhika kwa washiriki wote
2. Tuma ukaguzi wa mapitio kwa wasemaji wote
3. Tuma asante kwa wasemaji wote na wafanyakazi
4. Shika mkutano wa karibu na timu ya mradi

Mipango zaidi

Mfumo wa kuvunjika kazi kwa mpango wa mradi (WBS) hapo juu unaonyesha sampuli kwa kupanga mkutano wa kampuni. Ni tu muhtasari. Timu ya mradi bado itahitaji kufanya kazi kwenye vitu hivi na kupanua kwa wengi wao. Kwa kuongeza, wangehitaji kufanya kazi wakati unaohitajika kwa kila kazi, umuhimu wa jamaa wa kazi na mahusiano / mahusiano kati ya kazi.