Ilichapishwa mnamo 8/1/2015
Nafasi ni, wakati mtu anapouzwa kuwa jukumu la kwanza la usimamizi, itakuwa mara ya kwanza kusimamia bajeti ya idara.
Mameneja wengi mpya hupata mafunzo madogo au yasiyo rasmi kuhusu jinsi ya kuendeleza utabiri wa bajeti, kufuatilia gharama zao, au jinsi ya kufanya marekebisho ya katikati ya mwaka. Mara nyingi hutolewa lahajedwali au ripoti kutoka kwa meneja wao, au idara ya fedha, na inatarajia kujua jinsi ya kufanya, au kujifunza kwa jaribio na hitilafu.
Wakati "jaribio na hitilafu" inaweza kuwa njia bora ya kujifunza ujuzi mpya, itakuwa bora ikiwa meneja mpya hakuwa na kufanya makosa mengi mno.
Hapa kuna masomo machache yaliyojifunza kutokana na majaribio yangu mwenyewe na kujifunza kosa, ambayo ninaamini kuwa mameneja wengi wapya wanaweza kufaidika na:
Wekeza Wakati wa Kujifunza Haki Kuanzia Mwanzo
Hakuna wakati mzuri wa kuuliza maswali "ya kijinga" kuliko wakati wewe ni mpya kwa kitu na haujawahi kufanya. Bora kuuliza na kutumia muda wa kujifunza mbele, badala ya kusubiri mpaka mtu atoe makosa yako . Omba wakati kutoka kwa meneja wako (au mtangulizi kama unaweza) kutafakari falsafa ya msingi, malengo ya juu, muundo, na kila kitu cha mstari. Ikiwa shirika lako lina mtu mwenye kifedha, mwambie mtu huyo kutumia wakati pamoja nawe. Wengi watapendezwa na tayari kutoa ushirikiano wao. Baada ya yote, ikiwa wanaweza kukufundisha jinsi ya kufanya mambo kulingana na maagizo yao ya juu, utakuwa chini ya maumivu ya kichwa kwao baadaye.
Chukua "Fedha na Bajeti kwa Kozi Wasio wa Fedha"
Angalia na shule zako za chuo kikuu za biashara za chuo kikuu, chini ya "Elimu ya Usimamizi." Shule nyingi za biashara hutoa siku moja hadi tatu, kozi zisizo za mikopo. Wakati au baada ya kozi, fanya wakati wa kuchunguza ripoti ya kila mwaka ya kampuni yako, na uelewe uwiano wa fedha na ripoti mbalimbali.
Dhibiti Bajeti ya Idara yako Kama Ni Biashara Yako
Tunapofanya kazi kwa mashirika makubwa, tunatakiwa kutibu "pesa" ya kampuni kama inakua kwenye miti. Haina, na sasa ni kazi yako kama meneja kuchukua umiliki wa rasilimali za idara yako.
Kuwa Mchezaji wa Timu
Ikiwezekana, kagua bajeti ya meneja wako. Ingawa ni muhimu kuchukua umiliki wa bajeti yako, kitengo chako ni sehemu ya kipengele kikubwa. Uliza meneja wako kukuonyesha ambapo bajeti yako inaingia ndani na inasaidia picha kubwa, pamoja na uingiliano na wenzao. Kunaweza kuwa na wakati ambapo idara nyingine inahitaji fedha kwa malengo ambayo ni kipaumbele cha juu zaidi kuliko yako. Usisubiri kuulizwa au uondolewe - uwe na ufanisi na utoe ili kusaidia meneja wako wa rika. Utaonekana kama mkakati na ushirikiano .
Usiache michezo ya kijinga
Kwa sababu "kila mtu anafanya hivyo," haimaanishi kuwa sio mjinga na mbaya kwa kampuni hiyo. Mfano wa mchezo wa bajeti wa kawaida wa wajinga ambao mameneja hucheza ni "utumie au kupoteza matumizi yake." Ni wakati unakaribia mwisho wa mwaka, na bajeti yako inaendesha chini ya utabiri wako. Katika miaka iliyopita, unapotafuta, bajeti yako ya mwaka ujao iliwekwa kulingana na halisi ya mwaka huo.
Kwa hiyo, ili usiwe na bajeti yako tena, unakwenda kwenye ununuzi wa ununuzi - ununuzi wa vitu ambavyo huhitaji au kuhifadhia tu kama unavyohitaji.
Fuatilia gharama zako kila mwezi na ufanye marekebisho mazuri
Usifikiri kuwa "mtu" atawaambia unapokuwa juu ya bajeti. Kwa kweli, huenda ukahitaji kuuliza ripoti za kila mwezi au kujiunga mwenyewe. Usisubiri mpaka mwisho wa mwaka, wakati ni mshangao (kwako na bosi wako). Kwa wakati huo, ni kuchelewa sana kuchunguza na kufanya marekebisho. Kuwajibika, jipimo mwenyewe, na ueneze kwa bidii kwa meneja wako.
Kuwa wazi na Uhusishe Timu Yako
Shiriki bajeti yako na timu yako, labda hata uwapate kushiriki katika kuanzisha utabiri. Kuhusisha timu yako na kuwasaidia kuelewa mchakato wa bajeti hujenga hisia ya umiliki wa pamoja na kuhimiza wafanyakazi wako kutafuta njia za ubunifu kusimamia gharama.
Kuwa Mkakati
Sio tu kuchukua tukio la mwaka jana na kuongeza asilimia kumi hadi utabiri wa mwaka ujao. Anza na kuendeleza mkakati na malengo, na kisha uelezee rasilimali zinazohitajika kufikia malengo hayo. Ikiwa unahitaji zaidi ya mwaka jana, kisha uandae kesi ya biashara ili kuhalalisha ombi lako la ufadhili wa ziada.
Usiondoe
Wakati kusimamia bajeti ni jukumu muhimu kwa meneja, usisahau kamwe mali muhimu zaidi: watu wako! Hakikisha unatumia angalau mara tano wakati wa kuendeleza timu yako kuwa wewe ni namba za kupiga.