Mradi wa Utawala: Ufafanuzi
'Utawala' katika suala la usimamizi wa mradi inahusu sera, taratibu, viwango, taratibu, na miongozo ambayo huamua jinsi miradi inavyoongozwa, inakimbiwa na kudhibitiwa na shirika lako.
Utawala unaweza kuwa wa kina na 'uzito' kwa urasimu, au mchoro na "mwanga" (katika hali hiyo labda haifai).
Wasimamizi wanapaswa kuzingatia kiwango cha haki cha utawala kwa mazingira na utamaduni wao. Kuhakikisha kuwa sera zako za utawala zinafaa kwa sababu ni muhimu kwa kuhakikisha kuwa zinafaa.
Utawala unaanza juu. Bodi ya kampuni inapaswa kujitolea kwa wazo la utawala bora na ukweli kwamba miradi inapaswa kusimamiwa vizuri, ndani ya miongozo maalum. Mtazamo huu na viwango ambavyo vinavyotarajiwa vitachuja chini ya Bodi ya Mradi na viongozi wa mradi (na timu za programu, ambako zipo).
Kwa nini Mradi wa Utawala wa Mradi
Mradi wako mdhamini na wadau wengine muhimu wanataka kujua kwamba unatumia bajeti ya mradi kwa njia sahihi. Wanataka kuona kwamba unafuatilia maendeleo ya mradi wako kwa ufanisi na unaingia katika kusimamia hatari ya mradi kama inavyohitajika.
Lakini umuhimu wa utawala mzuri wa miradi unaendelea zaidi kuliko hiyo.
Utawala unahitajika kwa wateja, hasa wale walio katika sekta ya umma.
Serikali na wasimamizi huuliza (na wakati mwingine, kutekeleza) viwango fulani kwa miradi fulani. Utawala sio tu suala la ndani: makampuni mengi yanayotumika katika masoko yaliyosimamiwa yatakiwa kufuata mwongozo kutoka kwa sheria za nje, kama Sarbanes-Oxley. Utawala wa mradi hufanya sehemu ndogo ya kuwa na uwezo wa kuthibitisha kwamba kampuni yako inafanya kazi kwa ufanisi na ndani ya uongozi na kanuni maalum kwa sekta yako.
Utawala wa mradi pia husaidia:
- Kuboresha kurudi kwa uwekezaji na kufuatilia uwekezaji huo kwa ufanisi
- Pata kununua katika miradi
- Epuka sababu za kawaida kwa nini miradi inashindwa
- Kuwasiliana kwa ufanisi zaidi
- Tangaza hali ya juu katika miradi, na iwe rahisi kuelezesha utendaji
- Kupunguza hatari
- Kuendeleza na kuwahamasisha wafanyakazi katika mazingira mazuri
Je, Utawala wa Mradi Unaonekana Kama
Kwa hiyo sasa tunajua utawala wa mradi ni nini, inaonekanaje katika mradi? Hapa ni aina ya shughuli zinazoonyesha utawala katika mazingira ya mradi:
- Kuna mzunguko wa maisha ya usimamizi wa mradi ambao unajumuisha pointi zilizoelezwa kwa idhini. Hizi zinaonyesha ambapo uwezekano wa mradi huo umejadiliwa na uamuzi unafanywa kuhusu kuendelea na kazi au la.
- Miradi ina kesi ya wazi ya biashara, na kesi za biashara zina habari za kutosha ili kuwezesha timu za usimamizi kufanya maamuzi sahihi.
- Maamuzi hayo yameandikwa kwa usahihi na yanawasiliana.
- Watu wanaofanya kazi kwenye miradi wamefafanua majukumu na majukumu.
- Kuna utamaduni wa kujifunza kwa kuendelea ambayo inaruhusu timu za mradi kuendelea kuboresha na kuzungumza masomo yaliyojifunza katika mazingira yasiyo na lawama.
- Kuna taratibu na taratibu zinazowezesha timu za mradi kuchunguza mradi wao na kuomba msaada wa kujitegemea ikiwa inahitajika.
- Wadau wanahusika na wanaamini mchakato.
- Timu za mradi zinaundwa na watu ambao wana uzoefu na wanaohitimu katika majukumu husika.
Utawala wa miradi unahusishwa na miundo ya utawala katika shirika kwa ujumla. Ikiwa unafikiri kuwa lengo kuu la utawala wa mradi ni kuhakikisha kwamba miradi inafanywa kwa njia sahihi, unaweza kuona jinsi inaunganisha utawala wa kifedha katika kiwango cha ushirika, usimamizi wa hatari ya ushirika na zaidi.
Utawala wa mradi unapaswa kuunganishwa katika michakato yako ya sasa ya shirika. Kwa maneno mengine, usijenge mchakato mpya wa usimamizi wa kifedha wakati una tayari unaofanya kazi katika maeneo mengine! Tumia kile kilichopo sasa na taratibu za kampuni za tweak ili kuwafanya wawe wafaa kutumia mazingira ya mradi.
Maeneo ya Mtazamo wa Utawala wa Mradi
Unapoanza kuangalia ndani yake, utaelewa kuwa utawala wa mradi unenea kwa vipengele vyote vya usimamizi wa mradi.
Hata hivyo, kuna maeneo muhimu ya uongozi ambapo utawala ni muhimu sana.
- Methodolojia na Utaratibu: Hizi zinasaidia kutoa kazi kwa uaminifu na kwa ustawi.
- Usimamizi wa Maarifa: Hii ni muhimu kwa ajili ya mafunzo ya kujifunza na kuhakikisha kwamba shirika linajifunza kutokana na uzoefu wa mradi. Usimamizi wa ujuzi ni muhimu ikiwa unataka kuacha kufanya makosa sawa mara nyingi.
- Ukomavu wa Usimamizi wa Mradi: Kama ukomavu wa usimamizi wa mradi wako unavyoongezeka, hivyo uwezo wako wa kutoa kwa ufanisi.
- Kiwango cha Juu cha kununua: Kujitoa kwa utawala wa mradi huanza juu. Ikiwa una msaada wa usimamizi, hii itashuka chini ya ngazi zote za biashara na njia ya utawala itakuwa endelevu zaidi.
- Utamaduni Msaada: Utamaduni wa msaada, sio lawama, utahakikisha kuwa mameneja wa mradi wana mazingira mazuri ambayo yanaweza kustawi. Utamaduni unaounga mkono, unaongozwa na Ofisi ya Usimamizi wa Mradi au Mkurugenzi wa Mradi, itasaidia mameneja wa mradi kufikia malengo yao na yale ya mradi huo.
Nini cha kufanya ikiwa hakuna kiwango cha kampuni
Mameneja wengi wa miradi katika mashirika madogo wanajikuta wanaendesha miradi katika mazingira ambayo yanaunga mkono, na ambapo kuna kununua kwa dhana ya usimamizi wa mradi, lakini bila miundo rasmi ya shirika ambayo hutolewa.
Katika hali hiyo - na sio tu kwa mashirika madogo - utaunda mfano wa utawala wa mradi kutoka mwanzo. Ikiwa hakuna mbinu ya utawala wa mradi ambayo unaweza kuzima rafu na kufaa mradi wako, utahitaji kujenga mwenyewe.
Hiyo si vigumu kama inaweza kuonekana!
Anza kwa kuanzisha misingi:
- Unda waraka wa majukumu na majukumu
- Hakikisha una mdhamini wa mradi
- Hakikisha kuwa na Bodi ya Mradi au kikundi cha uendeshaji na kupanga mikutano ya kawaida ambayo unachukua na kusambaza dakika
- Weka mchakato wa usimamizi wa hatari
- Weka mchakato wa usimamizi wa mabadiliko
- Kujenga pointi katika ratiba yako ya mradi ambapo unatazama uwezekano wa mradi dhidi ya malengo ya awali ya kesi ya biashara (mwisho wa kila hatua ya awamu ni hatua ya asili ya kuweka hundi hizi).
Hatimaye ni jukumu la mdhamini wa mradi kuhakikisha kuwa kuna utawala wa kutosha, lakini mameneja wa mradi pia wanaweza kuchukua jukumu kubwa katika hili.
Utawala unaweza kuwa mojawapo ya masomo mazuri katika usimamizi wa mradi lakini ni moja ya muhimu zaidi. Ndio njia ambazo timu za usimamizi wakuu zinajua kuwa unafanya kazi nzuri na inawahakikishia kuwa mradi unafungua kama unapaswa. Pia hutoa hundi na mizani muhimu kwa wasimamizi kujua kwamba fedha zinatumika kwa njia zinazofaa na zinazohusiana na kesi ya biashara.