Njia 5 za kukabiliana na matatizo ya kazi
Mara unapoelewa asili ya shida ya mahali pa kazi, unaweza kutumia mapendekezo haya tano ili kusaidia kusimamia. Ufanisi wa usimamizi wa shida si rahisi na inahitaji wakati na mazoezi. Lakini kuendeleza ujuzi wa usimamizi wa shida ni muhimu kwa afya yako yote na ustawi.
1. Udhibiti wa Muda wa Udhibiti na Malengo
Weka malengo halisi na muafaka wa muda wa kukamilisha kazi. Kumbuka Alice katika Wonderland Syndrome kutoka kwa kitabu Alice's Adventures katika Wonderland na Lewis Carroll? Alice anatembea kwenye misitu. Anakuja kwenye piga katika barabara. Sijui njia ya kwenda, anauliza Cat Cheshire:
"Je, ungependa kuniambia, tafadhali, namna gani nitapaswa kutoka hapa?
"Hiyo inategemea mpango mzuri mahali unataka kupata," alisema kambi.
"Sijali sana ambapo, alisema Alice.
"Basi haijalishi, alisema paka.
"-kipokuwa nikipata mahali fulani, Alice aliongeza kama maelezo.
"Oh, wewe ni uhakika wa kufanya hivyo, alisema Cat, kama wewe tu kutembea muda mrefu kutosha."
Ikiwa siku kadhaa unahisi unaendelea kutembea kwenye barabara ndefu, kisha kuweka malengo halisi ya siku yako na mwaka. Malengo halisi yanaweza kukusaidia kujisikia uongozwe na udhibiti. Vipao pia vinakupa kadi ambayo unaweza kupima kila wakati.
Kupanga ratiba zaidi ya unaweza kushughulikia ni shida kubwa. Ikiwa unajisikia mzigo na shughuli zako, jifunze kusema, "hapana." Jifunze kuondoa shughuli zozote ambazo hazihitaji kufanya na uangalie kwa makini ahadi zozote za wakati unazofanya.
Tumia mpangilio wa umeme ili kupanga kila lengo na shughuli unazohitaji kukamilisha, sio tu uteuzi wako na mikutano.
Ikiwa ripoti hiyo itachukua masaa mawili kuandika, ratiba masaa mawili kama unavyopanga mkutano. Ikiwa kusoma na kujibu barua pepe kila siku inachukua saa kwa siku, ratiba ya wakati kwa hiyo.
2. Kuangalia tena Mikutano Yote
Mkutano ufanisi hutumikia kusudi muhimu-ni fursa ya kushiriki habari na / au kutatua shida muhimu. Mikutano inapaswa tu kutokea wakati mwingiliano unahitajika. Mikutano inaweza kufanya faida yako, au inaweza kudhoofisha ufanisi wako katika kazi. Ikiwa muda mwingi wako unatumika kuhudhuria mikutano isiyofaa, wakati wa kupoteza, unapunguza uwezo wako wa kufikia malengo muhimu katika kazi.
The Wall Street Journal alinukuu utafiti ambao umekadiriwa mameneja wa Amerika inaweza kuhifadhi asilimia 80 ya muda ambao sasa wanapoteza katika mikutano ikiwa walifanya mambo mawili: kuanza na kumaliza mikutano kwa muda na kufuata ajenda .
3. Huwezi Kuwa Mambo Yote kwa Watu wote-Udhibiti Wakati Wako
Fanya muda wa ahadi muhimu zaidi na uchukua muda ili uone nini ahadi hizi ni. Msingi wa usimamizi wa muda ni uwezo wa kudhibiti matukio. Utafiti ulifanyika miaka kadhaa iliyopita ambayo ilifunua wasimamizi wa symphony kuishi mrefu zaidi kuliko wataalamu wowote. Kwa kutazama maisha haya, watafiti walimaliza kuwa hakuna kazi nyingine ambayo watu wana udhibiti kamili juu ya matukio yaliyopo.
Katika kitabu chake, Time Power , Dk Charles Hobbes anaonyesha kwamba kuna makundi matano ya matukio:
- Matukio unafikiri huwezi kudhibiti, na huwezi.
- Matukio unafikiri huwezi kudhibiti, lakini unaweza.
- Matukio unayofikiri unaweza kudhibiti, lakini huwezi.
- Matukio unayofikiri unaweza kudhibiti, lakini huna.
- Matukio unayofikiri unaweza kudhibiti, na unaweza.
Kuna mambo mawili makuu kuhusu udhibiti:
- Kila mmoja wetu ni kweli katika udhibiti na anayesilisha matukio zaidi kuliko tunavyopenda kukubali.
- Mambo mengine hayawezi kudhibitiwa. Kujaribu kudhibiti jambo ambalo haliwezi kudhibitiwa ni sababu kuu ya shida na wasiwasi.
Kwa madai ya kushindana ambayo yanapo kwa muda wako, labda huhisi kama kiasi cha siku yako si katika udhibiti wako. Sio na udhibiti ni adui wa usimamizi wa muda na sababu kubwa ya shida katika maisha yetu ya kila siku, pia.
4. Panga Maamuzi ya Muda Kulingana na Uchambuzi
Angalia jinsi unavyogawanya wakati wako kwa sasa. Je! Unapata vitu vidogo, visivyo muhimu kumaliza kwanza kwa sababu ni rahisi na kukamilika kwao kunakufanya uhisi vizuri? Au, unazingatia jitihada zako juu ya mambo ambayo atafanya tofauti kwa shirika lako na maisha yako? Matukio na shughuli zinaingia katika moja ya makundi manne. Unahitaji kutumia muda wako mwingi kwenye vitu vinavyoanguka katika makundi mawili ya mwisho.
- Si Haraka na Si Muhimu
- Haraka lakini Si Muhimu
- Si ya haraka lakini ni muhimu
- Haraka na muhimu
5. Kusimamia Upangaji
Ikiwa wewe ni kama watu wengi, hujaribu kwa sababu tatu:
- Hujui jinsi ya kufanya kazi hiyo,
- Haipendi kufanya kazi, au
- Unajihisi usio na uhakika juu ya jinsi ya kukabiliana na kazi hiyo.
Kushughulikia kupoteza kwa kuvunja mradi mkubwa katika shughuli ndogo ndogo, zinazoweza kusimamia, iwezekanavyo. Fanya orodha iliyoandikwa ya kila kazi. Andika orodha ndogo ya kazi zako za kila siku, zilizopangwa kipaumbele cha kufanya Orodha. Patie mwenyewe baada ya kukamilika. Ikiwa utajaribu, utapata kazi hiyo inakua kubwa na kubwa zaidi na isiyoweza kushindwa katika akili yako mwenyewe.