Ni lazima (na haipaswi) Uweka kwenye Faili ya Watumishi wa Waajiri
Kwa wengine, upatikanaji ni mdogo kwa wafanyakazi wa HR na wafanyakazi wanaweza kuomba upatikanaji wa rekodi zao. Wanasheria wanaweza pia kuwasilisha yaliyomo ya kumbukumbu za wafanyakazi kwa kesi za mashtaka na malalamiko ya Tume ya Usawa wa Ajira (EEOC) .
Mtumishi wa zamani anaweza pia kuomba nakala ya kumbukumbu za wafanyakazi wake.
Kwa matumizi haya yote na uwezo wa watazamaji wa rekodi za wafanyakazi wako, mwajiri lazima aangalie kudumisha unbiased, nyaraka sahihi ya historia ya ajira ya wafanyakazi katika rekodi za wafanyakazi wako. Kwa hiyo, tumia miongozo ya jumla ya nyaraka ambazo unabakia katika rekodi za wafanyakazi wa shirika lako.
Miongozo ya jumla kwa yaliyomo ya faili ya wafanyakazi wa wafanyakazi
- Taarifa katika kumbukumbu za wafanyakazi lazima iwe sahihi. Msimamizi au maoni ya wafanyakazi wa Rasilimali; maelezo ya random; uvumi; uvumilivu usio na msingi; maswali, ripoti, au talaka za watumishi wengine ambazo hazijatambulika; mashtaka hayakufuatiliwa, kuchunguza, na kuhitimishwa; na maelezo mengine yasiyo ya kweli, ufafanuzi, au maelezo yanapaswa kutengwa na faili ya wafanyakazi wa mfanyakazi.
Mojawapo ya mifano mbaya zaidi ya ufafanuzi wa kukataa kwamba meneja wa HR alipata kufungwa katika rekodi ya wafanyakazi, akihusisha maelezo ya mahojiano ya meneja wa kukodisha. Mmoja alisema: "Inawezekana pia mafuta ili kuinuka na kushuka ngazi kama inahitajika." Fikiria mfanyakazi, wakili, na hata wafanyakazi wa baadaye na wasimamizi wa kusoma maoni kama haya.
Katika kampuni nyingine, meneja aligundua maelezo yasiyothibitishwa kuwa mameneja na wengine waliweka kwenye mafaili ya mfanyakazi kama vile, "Mary alikasirika kwa sababu hakuwa na ufufuo.Ilipunguza kazi yake kwa makusudi kupata hata msimamizi wake." Angalia shida?
- Rekodi za watumishi lazima zifikiriwe kwa maeneo yao ya faili sahihi. Kuamua itifaki kwa kumbukumbu za wafanyakazi wa kampuni yako kulingana na sheria za serikali na Shirikisho , sheria za ajira kama Sheria ya Uwekezaji wa Bima ya Afya na Uwezeshaji wa 1996 (HIPAA) , na mbinu bora za waajiri.
Kisha, fimbo na itifaki. Hutaki kupata udhuru wa daktari wa random tucked katika faili ya wafanyakazi wakati wao ni katika faili ya matibabu. Au, unataka usawa na haki kwa ajili ya kukuza mfanyakazi katika faili ya malipo.
Pia hutaki kumbukumbu za uamuzi wa kukodisha unaohusisha kuangalia kwa historia au maelezo kutoka kwa majadiliano na waajiri wa zamani katika faili ya wafanyakazi.
- Wasimamizi, mameneja na wafanyakazi wengine ambao huweka nyaraka katika kumbukumbu za wafanyakazi wanapaswa kufundishwa kwa kuandika vyeti nyaraka. Akizungumza na mfanyakazi kumkemea kwamba mfanyakazi alikuwa mauaji kamili hayatashinda rekodi za wafanyakazi wako zawadi yoyote, lakini wasimamizi wasiojifunza wamejulikana kuandika taarifa sawa.
Bora bado, punguza ufikiaji wa faili kwa wafanyakazi wako wa HR ambao ni wajibu wa rekodi na anajua nini lazima na haipaswi kuwekwa katika faili ya wafanyakazi. - Kuwezesha habari unazoweka katika rekodi za wafanyakazi kwa pamoja na mambo mazuri na mabaya ya historia ya ajira ya mfanyakazi. Mara nyingi, rekodi za wafanyakazi zinasisitiza kila tukio baya na kukosa vipengele vyema.
- Tambua tofauti kati ya maelezo ya msimamizi wa binafsi kuhusu wafanyakazi wake wa ripoti na kumbukumbu za wafanyakazi wa kampuni. Maelezo ya msimamizi huyo hutumiwa kwa uboreshaji wa utendaji , kufuatilia miradi na kukamilika kwa lengo, na kwa hakika kuamua ufufuo na mipango ya maendeleo ya utendaji , kwa mfano, ni katika faili ya faragha ya msimamizi, sio kumbukumbu za wafanyakazi wa kampuni.
Tambua pia, haja ya kuwafundisha wasimamizi jinsi ya kuchukua maelezo na kuhifadhi nyaraka katika faili yao ya usimamizi. Vigezo sawa vya ukweli, si maoni, na mifano maalum, sio kusikia, hutumika kwa maelezo ya kibinafsi.
Maelezo ya msimamizi wa kibinafsi yanaweza kufanywa kwa mfano wa kesi, hivyo tahadhari inapendekezwa hata kwa maelezo ya faragha.Mazoezi ya wasimamizi wa kuhifadhi nakala za kumbukumbu ambazo zipo katika faili rasmi ya wafanyakazi wa kazi katika faili zao za usimamizi hazipendekezi.
- Nyaraka za kuajiri na maelezo ya mahojiano hutoa kidogo ya unary. Mazoezi bora ni kudumisha faili tofauti kwa kila nafasi unayoyajaza ikiwa ni pamoja na nyaraka zote zinazohusiana na kujaza nafasi hiyo kutoka kwa kazi iliyochapisha hundi ya kumbukumbu. Ufuatiliaji wa waombaji, barua, na maombi ni faili hii isipokuwa kwamba unapaswa kuhamisha maombi ya mfanyakazi aliyeajiriwa kwa faili ya wafanyakazi wa wafanyakazi.
Faili hii ina orodha za ukaguzi rasmi na fomu zinazojitahidi uwakilishi usio na ufanisi wa sifa za mfanyakazi na kusaidia uamuzi wako wa kukodisha mgombea aliyestahili zaidi. Maoni na maelezo ya meneja wa kukodisha yaliyochukuliwa wakati wa mchakato wa kuajiri sio katika faili hii. Rasilimali zinaweza kukusanya maelezo haya ili kudumisha nyaraka kamili juu ya uamuzi wa ajira, lakini sio katika rekodi za wafanyakazi.
- Nyaraka za kweli kuhusu maamuzi ya ajira kama vile kukuza , kuhamisha fursa ya upatikanaji , na ongezeko la mshahara ni katika kumbukumbu za wafanyakazi. Msimamizi au maoni ya HR kuhusu mfanyakazi hawana. Nyaraka za kitendo rasmi kama vile maonyo yaliyoandikwa pia ni katika faili ya wafanyakazi wa wafanyakazi.
Mifano maalum ya nyaraka zisizopaswa kuwa katika kumbukumbu za wafanyakazi
Taarifa ifuatayo haipaswi kuwekwa katika kumbukumbu za wafanyakazi. Nyaraka zinaweza kuhitaji faili tofauti, zinaweza kutambulishwa kama usimamizi au maelezo ya usimamizi, au haipaswi kuhifadhiwa na mwajiri.
- Taarifa yoyote ya matibabu ni katika faili ya matibabu .
- Maelezo ya Mishahara ni faili ya malipo .
- Nyaraka ambazo zinajumuisha Wafanyakazi wa Usalama wa Jamii au maelezo kuhusu maadili ya hifadhi ya mfanyakazi kama umri, rangi, jinsia, asili ya kitaifa, ulemavu, hali ya ndoa, imani za kidini na kadhalika haipaswi kuwekwa katika faili za wafanyakazi.
- Nyaraka za uangalizi kwa madhumuni ya kusimamia kazi ya mfanyakazi, kuweka malengo, maoni yaliyotolewa na kadhalika inapaswa kufutwa kwenye folda binafsi, msimamizi au folda inayomilikiwa na meneja.
- Vifaa vya uchunguzi ikiwa ni pamoja na malalamiko ya mfanyakazi, mahojiano ya ushuhuda, mahojiano ya mfanyakazi, matokeo, mapendekezo ya wakili, na azimio, pamoja na kufuatilia ili kuhakikisha hakuna kulipiza kisasi , lazima iwe katika faili ya uchunguzi ambayo ni tofauti na kumbukumbu za wafanyakazi.
- Funga fomu ya mfanyakazi I-9 katika faili ya I-9 au mahali , mbali na kumbukumbu za wafanyakazi wa wafanyakazi.
- Ufuatiliaji wa historia ya uhalifu ikiwa ni pamoja na historia ya jinai, ripoti za mikopo, na kadhalika, na matokeo ya kupima madawa ya kulevya katika faili tofauti ambayo wasimamizi, mameneja, na mfanyakazi hawawezi kufikia. SHRM inapendekeza aidha faili hii tofauti au inapendekeza kuwa habari hii pia inaweza kufungwa kwenye faili ya matibabu ya mfanyakazi.
- Mfanyakazi wa Msawazishaji wa Msawazishaji wa kumbukumbu kama vile fomu za kujitambulisha na taarifa za serikali hazipaswi kuwekwa kwenye faili ya wafanyakazi wala mahali popote msimamizi anaweza kufikia.
Ikiwa unafuata miongozo hii, shirika lako linahifadhi ufanisi, historia ya ajira inayofaa na kumbukumbu za wafanyakazi katika maeneo husika.
Halafu: Tafadhali kumbuka kwamba habari zinazotolewa, wakati wa mamlaka, hazihakikishiwa usahihi na uhalali. Tovuti hiyo inasomewa na sheria na sheria za wasikilizaji duniani na kazi zinazotofautiana kutoka hali hadi nchi na nchi. Tafadhali tafuta usaidizi wa kisheria, au usaidizi kutoka kwa Serikali, Serikali, au rasilimali za serikali za kimataifa, ili ufanye tafsiri na maamuzi yako ya kisheria ni sahihi kwa eneo lako. Maelezo haya ni kwa uongozi, maoni, na msaada.