Hizi Tips 10 Zitafanya Wafanyakazi Kufahamu Mikutano Yako
Watu wanapendezwa, lakini mikutano yenye ufanisi zaidi hutazama mawazo yao yenye kuchochea mawazo na majibu, vielelezo vya sauti na ushiriki. Vidokezo hivi huleta ufanisi.
- Anza mikutano yako, mawasilisho na vikao vya mafunzo na mchezaji wa barafu au shughuli ya joto. Katika mkutano mkubwa au mkutano mfupi, mchezaji wa barafu inaweza kuwa swali moja ambalo linawafanya watu kufikiri na kuzungumza na jirani yao. Kwa mfano, waulize swali linalosababisha watu kuinua mikono yao. Urefu wa mvunjaji wa barafu unategemea urefu wa mkutano wako, hivyo mpango wa busara.
- Piga njia zako za usilishaji. Ikiwa msemaji anazungumza kwa wasikilizaji, katika muundo wa hotuba, hata vichwa vya nia wanapenda nod. Waulize watu kuzungumza katika vikundi vidogo.
Tumia vifaa vya redio-visual kama video, slides, na maonyesho ya PowerPoint na picha. Ikiwa unasema juu ya mchakato mpya wa uchoraji, onyesha wafanyakazi wako kabla na baada ya kupakia sehemu. Pitia kote tafiti za mteja chanya na kadi za maoni. - Paribisha wasemaji wageni kwa ushiriki wa watazamaji na msisimko. Wateja wako wana kura ya kusema kwa wafanyakazi wako kuhusu mahitaji yao na mahitaji ya ubora. Shirika moja la mteja ambalo lina washirika na mashirika yasiyo ya faida, vyama vya usaidizi huwa na wasemaji wa wageni kutoka kwa mashirika yanayopokea mchango wao. Wasemaji kutoka kwa mashirika ambao wafanyakazi wako wanaunga mkono kifedha ni dhiki.
- Kuhimiza maswali ili kupata majadiliano kwenda. Waulize watu kuandika maswali yao kabla ya mkutano na wakati wa mkutano. Ruhusu muda wa maswali yaliyoelekezwa kwa msemaji kila unapoenda.
Ikiwa huwezi kujibu swali mara moja na kwa usahihi, waambie watu utakayorudi nao wakati una jibu sahihi. Ikiwa maswali huzidi muda, ratiba mkutano juu ya mada.
- Njia ya kukutana mara nyingi, lakini muhimu, na mafanikio ni kuuliza kila msemaji kurudia kwa sauti kila swali alilolizwa. Mtu anayeuliza swali basi anajua msemaji alielewa swali hilo. Watu wengine wanaohudhuria mkutano wanaweza kusikia na kujua swali, pia, si tu kuzingatia swali - labda vibaya - kutoka jibu la msemaji.
- Weka malengo kwa mkutano wako wa mara kwa mara. Huwezi kutoa kila kipengele cha biashara ya kampuni katika mkutano wa saa moja. Kwa hiyo, fikiria mambo muhimu, wakati unaotumiwa na utumie muda wa mkutano juu yao. Kuzingatia maslahi ya wengi waliohudhuria pia.
Kumbuka, una njia nyingine za kuwasiliana na taarifa za kampuni zinazojumuisha programu kama vile Yammer, Google Hangouts, GoToMeting, Skype kwa Biashara, Flowdock, barua pepe, na IM. Mawasiliano ya habari ya kampuni ya kimkakati haifai kufanyika katika mkutano. - Kuunda ajenda kwa makini. Tambua mahitaji na maslahi ya washiriki wengi. Anza na habari njema ambayo itawafanya waliohudhuria kujisikie vizuri.
Futa utaratibu wa wasemaji kwenye ajenda kila mwezi. Hutaki watu wanasumbuke kwa usawa. Shirikisha vitu muhimu katika ajenda ili watu wasipate mwisho wa mkutano, au fikiria vitu vya mwisho si muhimu. - Makala katika Wall Street Journal, miaka michache iliyopita, alisema kuwa mameneja wa Marekani ingehifadhi asilimia 80 ya wakati wanapoteza katika mikutano ikiwa walifanya mambo mawili kwa usahihi. Wa kwanza mara zote alikuwa na ajenda. Ya pili ilikuwa kuanza kwa wakati na kuishia kwa wakati . Nitaongezea kwamba unahitaji kuruhusu kila msemaji muda wa muda wa kufunika mada yao. Waweke kikomo cha wakati wao - vizuri.
- Tengeneza mazingira ya kimwili ili watu wawe makini na maudhui ya mkutano. Hakuna mtu anayeketi nyuma au kwa upande wa wasemaji wako. Hakikisha kuna viti kwa washiriki wote, na ikiwa inachukua maelezo inahitajika, uso wa kuandika pia, pia. Fanya vielelezo vya uhakika vinavyoonekana, na kwamba watu wanaweza kusikia. Unaweza kuhitaji kutumia kipaza sauti. Unaweza kupitisha props au sampuli kuzunguka chumba kwa kuangalia.
- Kamwe usifanye nguvu ya chakula katika mkutano. Chakula hupunguza anga, husaidia watu kuhisi vizuri, husaidia watu kuendeleza viwango vya nishati nzuri na hujenga ushirikiano wa timu. Hakikisha unakidhi mahitaji mbalimbali ya kundi lako na chakula unachotumikia. Kwa mfano, kutoa matunda na mtindi pamoja na donuts. Kutoa mbwa wa moto wa mboga na kosher na safu za kawaida.
Nini Unahitaji kwa Mkutano Mafanikio:
- Spika kusimama au meza
- Kipaza sauti
- Ajenda
- Vielelezo