Kama ilivyo na faili zote za mfanyakazi, fungua upatikanaji isipokuwa kwa wale wanaohitaji kujua
Faili ya malipo huwawezesha wafanyakazi wa uhasibu kulipa mfanyakazi bila kupata habari za siri ya mfanyakazi. Wafanyakazi wa uhasibu wanaweza kuweka rekodi za kulipia ambapo kuna maana ya kulipa mfanyakazi.
Katika matukio ambapo malipo na uhasibu hutolewa, hii ni mazoezi yaliyopendekezwa zaidi kwa rekodi za malipo ya mfanyakazi.
Faili ya malipo ya mipaka ya upatikanaji wa habari kwa wafanyikazi wa siri. Faili ya mishahara ya wafanyakazi huwawezesha wafanyakazi wa uhasibu na fedha kuwa na habari wanayohitaji kulipa mfanyakazi mahali papo. Eneo linapaswa kuwa salama na nje ya kufikia wafanyakazi wengine.
Unahitaji kumvutia wafanyakazi wa hesabu ukweli kwamba taarifa katika faili za malipo ni ya siri na haipaswi kugawanywa bila ruhusa na kusaini kutoka kwa wafanyakazi wa HR. Wala wasimamizi wa wahasibu hawapaswi kushiriki habari yoyote kuhusu mfanyakazi anayefufua, matangazo, mabonasi, na maelezo mengine yoyote ambayo ni ya siri kuhusu wafanyakazi.
Rasilimali za Binadamu hazihitaji kufuatilia upatikanaji wa uhasibu kwa faili za malipo ya wafanyakazi. Kama ilivyopendekezwa kwa faili zinazohusiana na mfanyakazi kama vile wafanyakazi na faili za matibabu, unapaswa kupunguza upatikanaji wa faili ya malipo.
Watu tu ambao wanahitaji kuwa na habari ya kufanya kazi zao wanapaswa kuona yaliyomo.
Yaliyomo ya Picha ya Wafanyakazi wa Mishahara
Hii ni iliyopendekezwa, lakini sio kamilifu, orodha ya yale yaliyo katika faili ya malipo ya wafanyakazi.
- Barua ya sadaka iliyosainiwa na meneja wa kukodisha, Rasilimali, na mfanyakazi
- Patia idhini iliyosainiwa na Rasilimali za Binadamu na meneja wa kukodisha wakati mkataba wa mfanyakazi ulipo
- Fomu ya W-4
- Karatasi na idhini zinazohusiana na faida yoyote ya mfanyakazi inayohusisha utoaji wa malipo
- Fomu ya idhini ya amana ya moja kwa moja
- Fomu za uhasibu wa muda
- Nyaraka za kila wiki kila wakati
- Kumbukumbu za saa za saa, ambako zinatumiwa
- Kumbukumbu za kuhudhuria
- Maombi ya kulipa gharama ikiwa ni pamoja na nyaraka na risiti za kusafiri na matumizi mengine ya mamlaka
- Fomu za kulipa mafunzo na risiti za malipo, vitabu, na kadhalika
- Fanya fomu za ombi mapema
- Nyaraka za mkopo wa Kampuni na ratiba ya malipo
- Maagizo ya mapambo na rekodi
- Idhini ya kutolewa kwa habari binafsi
- Karatasi inayohusiana na kila mfanyakazi kuongeza
- Karatasi yanayohusiana na bonus yoyote , kugawana faida , au tuzo ya utambuzi
- Fomu za W-2
- Uidhinishaji wa vitendo vingine vya malipo ambayo kampuni yako inaruhusu
Pia Inajulikana kama faili za mfanyakazi , rekodi za mfanyakazi , faili za rasilimali za kibinadamu, nyaraka
Susan Heathfield hufanya kila jitihada za kutoa sahihi, ya kawaida-akili, usimamizi wa Rasilimali za Binadamu, mwajiri, na ushauri wa mahali pa kazi kwenye tovuti hii, lakini yeye si mwendesha mashitaka. Maudhui yaliyo kwenye tovuti haipaswi kupatikana kama ushauri wa kisheria. Tovuti hii ina sheria na kanuni za ajira na sheria za ajira ulimwenguni pote hutofautiana kutoka hali hadi nchi na nchi, hivyo makala haiwezi kuwa na uhakika kwa wote kwa mahali pa kazi.
Wakati wa shaka, daima unatafuta ushauri wa kisheria. Taarifa kwenye tovuti hutolewa kwa mwongozo tu.