Waajiri Smart Wanahifadhi Faili 4 tofauti kwa Kumbukumbu ya Waajiriwa
Faili za Wafanyakazi wa Kumbukumbu za Waajiriwa
Faili ya wafanyakazi inasimamiwa kwa kila mfanyakazi. Faili hizi za wafanyakazi zina nyaraka za siri na zinaweza kusimamiwa na kudumishwa na wafanyakazi wa Rasilimali.
Faili za watumishi ni kumbukumbu kuu za mfanyakazi zinazotumiwa na mwajiri, mfanyakazi, na meneja wa mfanyakazi, katika baadhi ya makampuni.
Kwa wengine-na hii ndiyo njia iliyopendekezwa-upatikanaji wa faili ya wafanyakazi wa kazi ni kikwazo kwa HR na mfanyakazi chini ya usimamizi.
Nyaraka za kawaida katika faili ya wafanyakazi ni pamoja na maombi ya ajira , fomu ya kuwasiliana na dharura ya familia, historia ya uhalifu wa kumbukumbu, hatimaye, mfanyakazi wa kupokea kitabu cha mfanyakazi amesajiliwa, at-atafuta sahani karatasi, ukaguzi wa mara kwa mara, tathmini ya kazi, au utendaji mpango wa maendeleo, vyeti vya mafunzo na ushahidi wa mahudhurio, na taarifa za mawasiliano ya kibinafsi kuhusu kila mfanyakazi.
Sio faili zote za wafanyakazi zina nyaraka sawa lakini faili zote za wafanyakazi zina nyaraka ambazo zimefanana. Nyaraka za utendaji wa mfanyakazi sio faili ya wafanyakazi isipokuwa inahitajika hatua ya kisheria, tuzo, au ishara nyingine ya mafanikio makubwa.
Maelezo ya kila siku ya utendaji ni ya faili ambayo mameneja wanatafuta kufuatilia utendaji, malengo, na michango ya wafanyakazi wao.
Faili za Mishahara ya Kumbukumbu ya Wafanyakazi
Faili za Mishahara pia huhifadhi rekodi za mfanyakazi. Faili za Mishahara zina historia ya ajira ya wafanyakazi, idara, mabadiliko ya fidia, mapambo, mikopo, na taarifa nyingine muhimu ili kulipa mfanyakazi na kuweka nakala ya historia ya fidia ya mfanyakazi.
Faili ya malipo ni pia na historia ya fomu za serikali kama vile W-2, W-4, na usalama wa kijamii unaohifadhi hati zinazojazwa na mfanyakazi. Faili pia itakuwa na maelezo ya mfanyakazi ya habari na ruhusa ya kuondoa malipo kutoka kwa malipo ya mfanyakazi.
Files za Matibabu ya Kumbukumbu ya Waajiriwa
Faili ya matibabu ya mfanyakazi pia inasimamiwa na mwajiri. Kumbukumbu ya mfanyakazi katika faili ya matibabu haipatikani kwa mtu yeyote isipokuwa Rasilimali za Binadamu amechagua wafanyakazi na mfanyakazi ambaye kumbukumbu zake zinachukuliwa katika faili. Faili za matibabu zina vidokezo vya daktari, karatasi za maombi ya FMLA, maelezo ya mtihani wa madawa ya kulevya, inahitajika habari za kimwili, na nyaraka zingine zinazohusiana na afya ya mfanyakazi au familia yake.
Faili za matibabu, kwa sababu ya usiri wa rekodi za mfanyakazi, hupokea kiwango cha juu cha hifadhi salama na usiri. Inashauriwa kuwa faili za matibabu zinapaswa kuwekwa kwenye vifungo vya faili vifungwa ambavyo vimefungwa kwenye chumba ambacho haipatikani kwa wafanyakazi zaidi ya wafanyakazi wa HR waliochaguliwa.
I-9 Files ya Kumbukumbu ya Waajiriwa
Kumbukumbu za wafanyakazi wa nyumba za Faili za I-9 zinazohifadhiwa kwa wafanyakazi wote katika faili moja ambayo ni tofauti na rekodi nyingine za wafanyakazi.
Waajiri huweka rekodi hii ya mfanyakazi tofauti na rekodi nyingine za wafanyakazi ili kudumisha siri ya mfanyakazi kutoka kwa viongozi wa serikali na vyombo vingine vyenye mamlaka ya kuchunguza mfanyakazi wa I-9 .
Kuweka I-9s katika sehemu tofauti itahakikisha kwamba ikiwa umechaguliwa kwa ukaguzi wa Shirikisho la I-9, wafanyakazi wa serikali hawataweza kupata rekodi nyingine yoyote kuhusu mfanyakazi au kazi yake na shirika lako isipokuwa halisi Fomu ya I-9. Uchunguzi huu unaongezeka kila mwaka ili uhakikishe kwamba wafanyakazi wako wamejaza fomu za I-9 vizuri au unaweza kuwa chini ya faini na uwezekano wa jela wakati.
Upatikanaji wa Kumbukumbu ya Waajiriwa na Wafanyakazi
Wafanyakazi wanaweza kuona rekodi zao za wafanyakazi kwa kuwasiliana na wafanyakazi wa Rasilimali wakati wa masaa ya biashara ya kawaida.
Hakuna mfanyakazi anayeweza kubadilisha au kuondoa hati yoyote katika rekodi zake ambazo zinapaswa kutazamwa mbele ya mtu wa wafanyakazi wa HR.
Unahitaji kuwa na wafanyakazi wa rekodi ya kutazama sera katika kitabu chako cha mfanyakazi na ufuatie bila ubaguzi kuhusiana na maombi ya wafanyakazi ili kuona faili zao.
Ikiwa mfanyakazi atatoa ombi la maandishi kwa nakala ya kumbukumbu zao za wafanyakazi baada ya kuondoka kazi yako, unahitajika kuwapeleka nakala.
Mara kwa mara, utakutana na mfanyakazi ambaye anastaafu juu ya aina gani ya rekodi za mfanyakazi zinalindwa na idara yao ya Rasilimali. Hawa ndio wafanyakazi ambao wana uwezekano mkubwa wa kuomba nakala ya faili zao za mfanyakazi. Tena, bila ubaguzi , fanya nakala ya faili na uitumie. (Huenda utapata maoni ambayo mfanyakazi alishangaa na jinsi nyaraka ndogo za wafanyakazi wa HR zinavyohifadhi.)
Katika mamlaka fulani, ni halali kumlipa mfanyakazi kwa gharama ya kurudia na kupeleka faili.
Halafu: Tafadhali kumbuka kwamba habari zinazotolewa, wakati wa mamlaka, hazihakikishiwa usahihi na uhalali. Tovuti hiyo inasomewa na sheria na sheria za wasikilizaji duniani na kazi zinazotofautiana kutoka hali hadi nchi na nchi. Tafadhali tafuta usaidizi wa kisheria , au usaidizi kutoka kwa Serikali, Serikali, au rasilimali za serikali za kimataifa, ili ufanye tafsiri na maamuzi yako ya kisheria ni sahihi kwa eneo lako. Maelezo haya ni kwa uongozi, maoni, na msaada.