Muhimu wa Usimamizi wa Mkutano - Simama PAT
Baadhi ya mameneja huajiri PAT
njia ya mikutano, inayohitajika, Penda, na imeframe ya T. Kuwahamasisha washiriki na mambo haya muhimu ya muktadha kabla ya kikao huhakikisha kuwa watu wanajitolea kushiriki na kuunga mkono nia ya jumla ya mkutano. Toleo la wazi la PAT husaidia kuhakikisha kikao cha uzalishaji.
Unapaswa kuwa na uwezo wa kufafanua kusudi la mkutano kwa sentensi 1 au 2 kwa zaidi. "Mkutano huu ni kupanga kampeni mpya ya masoko" au "mkutano huu ni kupitia sera mpya ya meli ya kushughulikia kurudi." Kusudi linasaidia kuhakikisha kila mtu anajua kwa nini wanapo, nini kinachohitajika, na jinsi ya kuongoza maendeleo na kuendesha kwa hitimisho.
Weka ajenda. Andika orodha unazoenda kuchunguza / kuzungumza / kukagua. Ninapenda kugawa kikomo cha muda kwa kila kitu cha ajenda (angalia chini) na kutambua mtu ambaye anajibika kwa kuzingatia majadiliano. Weka muda wa muda; wakati mdogo kuweka wakati wa mwanzo na mwisho.
Mimi pia kupendekeza kuweka muda kwa kila kitu katika ajenda. Hizi zinapaswa kuwa jumla ya muda wa mkutano wa jumla.
Anza Mikutano Yako Wakati
Ikiwa unafanya kazi katika mojawapo ya tamaduni hizo ambako watu huingia kwenye mikutano hadi wakati wa dakika tano au kumi baada ya muda uliopangwa kufanyika, ni wakati wa kuanza mwenendo mpya.
Kampuni moja inawahimiza mameneja wake kufunga mlango wakati wa mwanzo uliopangwa kufanyika, na wale ambao ni marehemu hawakaribishwa kuhudhuria. Ingawa hii inaweza kuwa ya kivuli zaidi kuliko unayotaka kutenda, haipaswi kuwa na sifa yoyote juu ya kuleta mkutano ili uamuru, upitie lengo na kuthibitisha matarajio na muda.
Usisubiri kwa wasimamizi wa kuonyeshwa. Mtu anapofika marehemu, usirudi na uhakiki kile kilichofunikwa. Endelea na mada yako ya mkutano. Hii itakuwa ngumu kwa kuimarisha na kuboresha hali mbaya ya yeye / kufika kwake kwa wakati katika mkutano ujao.
Ikiwa mratibu wa mkutano / mfadhili haonyeshi kwa wakati, fikiria mkutano kufutwa na kurudi kwenye kazi. Kipindi cha kusubiri dakika tano hadi saba ni busara. Vidokezo ni, mratibu wa mkutano alifanya shida zisizotarajiwa na angependa usipoteze muda wako umngojea.
Weka mkutano juu ya kichwa
Kazi nzuri ni kumpa mtu jukumu la kuweka kila mtu kwenye kufuatilia wakati wa mkutano. Mara nyingi, majadiliano yanayotoka na kisha kuharibu kwa maoni ya maoni, mawazo, ukweli, na hisia. Badala yake, washiriki jukumu na ujulishe kila mtu anayehudhuria kuwa mtu huyu ataingiliana ikiwa na majadiliano yatakapoondoa ajenda na mjadala maalum wa majadiliano.
Katika baadhi ya makampuni, jukumu hili linaelezewa kama "Trafiki Cope," kwa wengine, "Mtunza Mada." Bila kujali lebo, jukumu linasaidia sana katika kuimarisha ufanisi na ufanisi wa mikutano yako.
Ikiwa mada ya ziada yanatokea ambayo sio ajenda lakini ni muhimu kujadili, wale wanapaswa kuwa alitekwa wazi na kuwekwa kwenye "kura ya maegesho" kwa ajili ya kuzingatia baadaye na mjadala au kwa mkutano wa nje. Mmiliki wa mkutano ana haki ya kuruhusu majadiliano madogo yanayojitokeza ikiwa inasaidia mkutano wa jumla wa mkutano.
Weka na Usambaze Vidokezo vya Mkutano / Dakika
Mtu, isipokuwa mratibu wa mkutano, anapaswa kuweka dakika ya mkutano. Kurekodi nzuri ya dakika itajumuisha:
- Mkutano wa wakati, tarehe, mahali
- Maelezo ya kusudi
- Nakala ya ajenda
- Orodha ya waliohudhuria na orodha ya wale wasiohudhuria
- Orodha ya muhtasari wa hitimisho, vitu vya kazi, majukumu na tarehe za kukamilika. Wachapishaji wengi hutumia ajenda kama mwongozo wa orodha ya hitimisho na vitendo.
- Mkutano wa kufuatilia ulioandaliwa ikiwa unahitajika.
Kwa kweli, usambaze maelezo ya mkutano haraka iwezekanavyo baada ya kumalizika kwa mkutano na kabisa ndani ya siku moja ya biashara. Dakika na maelezo hutumikia kama kumbukumbu muhimu kwa washiriki pamoja na chanzo cha habari kwa wadau wengine au, kwa wale waliopotea mkutano. Dakika ni chombo kikubwa cha kujiingiza kuwakumbusha watu na timu za vitendo vyao vya kufuatilia.
Njia ya Chini Kwa Sasa:
Inawezekana kuwa mkutano utasababisha matokeo mazuri, kusaidia kuendeleza miradi na watu mbele, si tu kuzingatia hilo. Baadhi ya bidii na kuimarisha kwa makini mbinu za usimamizi wako wa mkutano zitasaidia kuboresha tabia yako ya kuendesha gari.
-
Iliyasasishwa na Sanaa ndogo