Viongozi Juu: Sheria za Shirikisho na Sheria za Serikali zinaweza kutofautiana
Hapa ni miongozo ya msingi kwa kutunza rekodi ya HR. Kumbuka, hata hivyo, sheria za hali zinaweza kutofautiana na miongozo hii. Ikiwa sheria za serikali na sheria za Shirikisho zinapigana, daima kuweka kumbukumbu kulingana na mahitaji yoyote ni ya muda mrefu.
Ni bora kuweka kitu kwa muda mrefu sana kuliko muda mrefu.
Idara ya Kukodisha: Mwaka 1
Unahitaji kuokoa ufuatiliaji huo wote, maelezo ya mahojiano, maombi, na maandishi ya kazi, na hata rekodi ya utafutaji wako kupitia mfumo wako wa kufuatilia mwombaji kwa mwaka mmoja baada ya uamuzi wa kufanya kazi ya kufanywa. Kwa hiyo, unapohojiwa na mwombaji, na mchakato mzima unakuja kwa muda wa miezi mitatu, sio mpaka uamuzi wa mwisho wa kukodisha unafanywa kuwa saa inapoanza kuandika.
Kwa nini una kufanya hivyo? Ikiwa mtu yeyote anawahi kuuliza uamuzi wako wa kukodisha, unahitaji kuonyesha kwamba hakuwa na ubaguzi kinyume cha sheria kwa njia yoyote , sura, au fomu. Sheria kama Sheria ya Wamarekani na Ulemavu , Title VII na wengine wengi wanahitaji uonyeshe wewe. Kudumisha kumbukumbu hizi husaidia kufanya hivyo.
Kumbukumbu za Madawa ya Madawa: Mwaka 1 au Miaka 5 kwa Kazi za Usafiri
Ikiwa unahitaji kupima madawa ya kulevya kabla ya ajira , ni sehemu ya rekodi ya kukodisha na unapaswa kuweka nakala ya matokeo kwa mwaka mmoja.
Ikiwa unafanya upimaji wa ziada wa madawa ya kulevya, iwe kwa sababu ya tukio la kazi au kama sehemu ya hundi ya random, unahitaji pia kuhifadhi kumbukumbu hizi kwa mwaka mmoja. Hata hivyo, ikiwa unakabiliwa na idara ya kanuni za usafiri, basi sura ya chini ya kumbukumbu za madawa ya kulevya ni miaka mitano.
Mishahara / Timecards, nk: Miaka 3 Kima cha Chini, Miaka 5 Baada ya Kumalizika Ilipendekezwa
Sheria inahitaji uhifadhi kumbukumbu hizi kwa miaka mitatu, lakini madai ya hivi karibuni yanamaanisha kuwa ni busara kwa wewe kuwaweka kwa muda mrefu.
Unataka kudumisha rekodi ya kiasi gani kila mfanyakazi alipwa kulipwa, na ni saa ngapi walifanya kazi kwa umiliki wao wote katika kampuni yako. Weka rekodi zako kwa angalau miaka mitano baada ya mfanyakazi kuacha, bila kujali sababu.
Kwa wafanyakazi wa msamaha, bila shaka, huna haja ya kudumisha rekodi za wakati, kama malipo yao ni sawa bila kujali idadi ya masaa ya kazi. Hata hivyo, ikiwa umewahi kumfanya mfanyakazi awe msamaha wakati anapaswa kuwa sio msamaha, kumbukumbu za saa hizi za kazi zinaweza kukuongoza kwa kulipa mkopo wa ziada .
Hakikisha kuwa unajumuisha jinsi kampuni hiyo ilivyolipa kulipa. Kwa mfano, unahitaji kufuatilia kama ilikuwa mshahara wa moja kwa moja, mshahara pamoja na tume, muda wa ziada, kazi ya kipande, au kulipa saa moja kwa moja.
Unahitaji kufanya hivyo si tu kwa maswali ya kulipia na kodi lakini maamuzi mengine mengi hutegemea idadi ya saa zilizofanywa. Kwa mfano, kustahiki kwa FMLA inategemea idadi ya masaa uliofanywa mwaka. Ikiwa una mfanyakazi aliyepunguzwa wakati wa sehemu, huenda unataka kufikiria kuhitaji kurekodi muda ili kuamua usawa wa FMLA. Pia unahitaji kuwa na uwezo wa kuthibitisha kwamba ulilipa wafanyakazi wako kwa saa zote walizofanya.
Fomu ya I-9: Miaka 3 Baada ya Kuajiri, Mwaka 1 Baada ya Kumalizika, Yoyote ni Baadaye.
Weka fomu ya I-9 ya mfanyakazi, iliyohifadhiwa tofauti na kumbukumbu za wafanyakazi wako, kwa miaka mitatu baada ya kuajiri mfanyakazi na kwa mwaka mmoja kufuatia kukomesha ajira, chochote baadaye.
Taarifa ya Afya / Pensheni: Miaka 6
Unahitaji kuweka kumbukumbu zako za mipango yako kwa faida zako kwa kipindi cha chini ya miaka sita. Mahakama imesema kuwa ikiwa mfanyakazi anawasihi, akisema kuwa yeye anastahili pensheni ya juu, kwa mfano, ni jukumu la mwajiri kuhakikisha kwamba hawana deni zaidi, si wajibu wa mfanyakazi wa kuthibitisha kwamba wanafanya. Weka maelezo yote ya Mpangilio wa Muhtasari.
Ikiwa una wafanyakazi wa zamani ambao wanastahiki COBRA , na kuongeza faida zao za afya, unapaswa pia kuweka kumbukumbu hizo kwa miaka sita tu kuwa salama. Sheria haina kutaja uhifadhi, lakini kwa kuwa hii inaweza kutumika chini ya Sheria ya Usalama wa Mapato ya Waajiriwa (ERISA) sheria hii inahitaji kuhifadhiwa kwa miaka sita. Ili kuwa upande salama, usitupe kumbukumbu hizo.
Kumbukumbu za FMLA: Miaka 3
Wakati mfanyakazi anaomba FMLA , unahitaji kuweka karatasi hiyo, hata kama unakataa kuondoka. Hakikisha kuwa unafuatilia kuondoka kwa kila mfanyakazi - wakati ulianza na ni muda gani unatumiwa. Ikiwa mfanyakazi ana FMLA ya kati, hakikisha ufuatilia kila kuondoka na uandikishe nambari ya saa zilizotumiwa. Nyakati na idadi ya masaa zinapaswa kuandikwa. Kumbuka, kuondoka kwa muda mfupi kunaweza kutumika kwa saa chache kwa siku, au siku chache kwa wiki. Andika yote na uhifadhi kumbukumbu hizo.
Kumbuka, hii si orodha kamili na inatumika tu kwa sheria za Shirikisho. Unaweza kuwa chini ya sheria za ziada za uhifadhi wa kumbukumbu ikiwa, kwa mfano, wewe ni mkandarasi wa Shirikisho au hali yako ina viwango tofauti. Unapokuwa na shaka, usitupe.
Unaweza kupata rasilimali za ziada juu ya kuhifadhi kumbukumbu na taarifa za lazima katika Shirika la Usimamizi wa Rasilimali za Binadamu (SHRM).
Halafu: Tafadhali kumbuka kwamba habari zinazotolewa, wakati wa mamlaka, hazihakikishiwa usahihi na uhalali. Tovuti hiyo inasomewa na sheria na sheria za wasikilizaji duniani na kazi zinazotofautiana kutoka hali hadi nchi na nchi. Tafadhali tafuta usaidizi wa kisheria, au usaidizi kutoka kwa Serikali, Serikali, au rasilimali za serikali za kimataifa, ili ufanye tafsiri na maamuzi yako ya kisheria ni sahihi kwa eneo lako. Maelezo haya ni kwa uongozi, maoni, na msaada.