Vidokezo vya Kujua wakati, kwa nini, jinsi gani, na nini cha kuchapisha katika utendaji wa wafanyakazi
Nyaraka ni muhimu kwa wasimamizi na wafanyakazi wa HR kwa sababu unahitaji kufanya jitihada kubwa za kurekodi matukio yote katika historia ya ajira ya wafanyakazi wako-matukio mazuri na mabaya ya utendaji.
Hapa ndio maana mameneja na wafanyakazi wa HR watataka kuandika kwa makini matukio yote.
Kwa nini Kumbukumbu?
- Nyaraka hutoa ushahidi kwamba masuala ya utendaji yalijadiliwa na mfanyakazi kwa mtindo wa wakati na ufupi.
- Nyaraka hutoa historia ya kuboresha kwa mfanyakazi au kushindwa kuboresha utendaji kwa muda. Ni kielelezo na maelezo sahihi ya vitendo vya mfanyakazi, matendo ya meneja, na matukio wakati yanapojitokeza.
- Nyaraka hutoa ushahidi ambao unasaidia maamuzi ya usimamizi kuchukua hatua mbaya kama vile nidhamu au kukomesha na mfanyakazi.
- Nyaraka hutoa ushahidi kwamba mfanyakazi anastahili kukuza au fursa zilizopo juu ya wafanyakazi wengine ambao pia wanastahiki.
- Nyaraka hutoa ushahidi kuthibitisha ongezeko la mshahara , hupungua, au kwa nini mfanyakazi hakupokea kuongezeka.
- Katika tukio la kesi, hati kamili na kamili hulinda maslahi ya mwajiri. Nyaraka zinaweza kusaidia hatua za usimamizi kwa kumaliza mfanyakazi asiyefanikiwa . Pia inaweza kuthibitisha kuwa mfanyakazi huyo amezimishwa kwa sababu ambazo ni za kisheria kinyume na wengine kama vile ubaguzi haramu .
Nini Ili Kuchapisha
Wasimamizi wanapaswa kurekodi utendaji wa mfanyakazi, michango mzuri na kushindwa kwa utendaji. Wanahitaji kumbukumbu ya kile mfanyakazi alichofanya na alisema na kile meneja alichofanya na alisema akijibu wakati wa mkutano au mazungumzo.
Unahitaji kusajili makubaliano yoyote yaliyofanywa wakati wa mazungumzo, malengo yaliyowekwa , uboreshaji unahitajika na unatarajiwa, na mstari wa wakati wa kuboresha.
Nyaraka zinapaswa pia kuwa na ahadi ambazo meneja hufanya ili kumsaidia mfanyakazi.
Jinsi ya Kudhibiti
Nyaraka inapaswa kuandikwa wakati au baada ya mkutano au mazungumzo na mfanyakazi. Kwa wakati wowote unapaswa kusahau kuandika mazungumzo siku ambayo ilitokea. Kusubiri mpaka baadaye huathiri ubora wa nyaraka kwa sababu inategemea kumbukumbu.
Mmoja wa mameneja mabaya zaidi ya makosa ni kufanya kuamini kwamba wanaweza kujenga upya historia ya ushauri wa wafanyakazi kama inahitajika. Hakuna mtu wa HR ambaye ana uzoefu wowote wa nyaraka nzuri, wakati unaohimiliwa na rekodi ya upya. Wasimamizi ambao hujenga upya kutoka kwenye kumbukumbu huleta hatari isiyohitajika na isiyokubalika kwa kampuni yao kwa sababu historia iliyofanywa haitasimama katika kesi inayohusika.
Unahitaji nyaraka zako ili kuonekana kitaaluma, vyema, na kupangwa. Andika nyaraka kama unavyozungumzia historia kwa mtu wa tatu. Huwezi kujua nani anayeweza kusoma nyaraka zako siku moja, hivyo hakikisha kwamba inaonyesha utaalamu wako. (Nyuma ya kitambaa cha kitambaa, bahasha, au kumbuka kwa fimbo haifai kama nyaraka za kitaaluma.)
Nyaraka zako zinapaswa kwenda kwa meneja mpya wa mfanyakazi ikiwa mfanyakazi anapata kazi mpya-au unafanya-katika shirika lako.
Kwa kumbukumbu yako na kumjulisha meneja mpya wa mfanyakazi, unahitaji kuweka jina na jina la mfanyakazi, jina lako na kichwa, na tarehe kamili katika hati yoyote.
Andika nyaraka ambazo ni kweli, haki, kisheria, lengo, kamili, na thabiti. Epuka maoni (Mike ni mjanja Alice ni wavivu Tom alikuwa amelala.), Jina-wito, kurekebisha (John ni jerk Mark ana tatizo la mtazamo), na kuandika (Mary hana jukumu.) George sio timu mchezaji.).
Epuka pia kujaribu kutafsiri tabia ya mfanyakazi. (Marsha haipaswi kupenda kazi hii Paula inaonekana kuwa juu ya kichwa chake.) Punguza matumizi yako ya maneno ya ufafanuzi kama vile adjectives na matamshi (polepole, kibaya, hasira, kibaya, kibaya). Eleza tabia na vitendo maalum vya mfanyakazi, si maoni yako au tafsiri yake.
Katika nyaraka, kinachohitajika ni rekodi sahihi ya mazungumzo. Funga na ukweli na uandike tu kile ulichosema na kile mfanyakazi alisema. Hakikisha kwamba nyaraka zako hazijulikani na hupata ukweli sawa. (Katika hali yoyote ya kisheria, makosa katika matukio yoyote yaliyoandikwa yanafanya mtuhumiwa wa nyaraka.)
Hatimaye, fungua makubaliano yoyote, ahadi, misaada, uboreshwaji zinahitajika, pointi za kuzingatia, na maelezo mengine ambayo yanaweza kuingizwa kwenye kumbukumbu. Thibitisha kuwa unaweka tarehe na wakati wa muda uliopangwa na tarehe zilizotokana ili kutokuelewana kutatokea.
Jua sera ya hati ya idara yako ya HR, ambayo itakuambia nini nyaraka zinahitajika kuwekwa kwenye faili ya wafanyakazi wa wafanyakazi. Nyaraka zingine za vitendo vya kisheria zinapaswa kuingizwa.
Ambapo Hifadhi Documentation ya Waajiriwa
Kwa kuwa nyaraka kuhusu wafanyakazi ni ya siri na ya faragha kwa mfanyakazi, unahitaji kutunza kwamba nyaraka yoyote inabakia siri kwa meneja, HR, na msimamizi wa pili anayeweza kuwa mfanyakazi. Hivyo, kuweka nyaraka kwenye gari la pamoja la kompyuta haipendekezi. Nyaraka zilizoandikwa na nyaraka za meneja zilizochapishwa zinafaa zaidi kuhifadhiwa.
Ikiwa unafuata miongozo hii, unapoenda kwa HR kuomba usaidizi katika kukataa, kumaliza, au kuhamisha mfanyakazi kwa kazi na uwezo bora zaidi , HR atakusaidia kutatua tatizo au kuboresha hali. Wakati HR atakuambia hati, hati, hati au hawezi kukusaidia, utakuwa na misingi yako yote iliyofunikwa.
Halafu: Tafadhali kumbuka kwamba habari zinazotolewa, wakati wa mamlaka, hazihakikishiwa usahihi na uhalali. Tovuti hiyo inasomewa na sheria na sheria za wasikilizaji duniani na kazi zinazotofautiana kutoka hali hadi nchi na nchi. Tafadhali tafuta usaidizi wa kisheria, au usaidizi kutoka kwa Serikali, Serikali, au rasilimali za serikali za kimataifa, ili ufanye tafsiri na maamuzi yako ya kisheria ni sahihi kwa eneo lako. Maelezo haya ni kwa uongozi, maoni, na msaada.