Maswali ambayo Inasaidia Ufanisi, Uwezo wa Maonyesho, na Kuunda Ripoti
Kuwasiliana kwa ufanisi inahitaji vipengele vyote vya kuwasiliana kikamilifu kwa "maana ya pamoja," maana yangu ya mawasiliano. Ni muhimu hasa wakati maswali yanaulizwa na kujibiwa.
Vipengele katika Mawasiliano
Kuna vipengele vitano kwa mawasiliano yoyote na ya sita ambayo ni mazingira ya jumla ya mahali pa kazi ambapo mawasiliano hufanyika. Vipengele vya mawasiliano ni:
- Mtu hutuma ujumbe. Mtumaji lazima atoe ujumbe wazi na kwa maelezo ya kutosha ili mpokeaji atoe maana na mtumaji.
- Mandhari ya ujumbe. Mazingira ni jinsi ujumbe unapotolewa na mtumaji wa ujumbe. Muhtasari unahusisha mawasiliano yasiyo ya kawaida kama vile ishara, lugha ya mwili, maneno ya uso, na vipengele kama sauti ya sauti. Mengi ya muktadha wa ujumbe inapatikana tu wakati mpokeaji anaweza kuona na kusikia mtumaji wa ujumbe. Maonyesho ya barua pepe na IM, kwa mfano, ni kubadili maskini kama mtumaji anawasilisha bila pembejeo kutoka kwa mpokeaji.
Kipande kingine cha mazingira ni hisia zinazohusika katika mzunguko wa mawasiliano. Je, mtumaji hasira? Je, mpokeaji hajali tofauti na maudhui ya mawasiliano au hasira ya mtumaji? Hisia za kawaida za kibinadamu huathiri kama ujumbe unashirikiwa kwa ufanisi.
- Mtu anayepokea ujumbe. Mpokeaji lazima asikilize kwa uangalifu na kwa uangalifu, aulize maswali kwa uwazi, na ufafanue ili kuhakikisha kuwa mpokeaji anashiriki maana na mtumaji. Ikiwa mpokeaji anaamini mtumaji, nafasi ya kuongeza ufanisi wa mawasiliano.
- Njia ya utoaji unayochagua. Njia ya utoaji inapaswa kuchaguliwa kwa kuzingatiwa na ufanisi zaidi wa kufikisha maana ya ujumbe. Kwa kuwa mbinu za mawasiliano ni tofauti sana tangu asubuhi ya kompyuta na vifaa vya simu, maamuzi kuhusu njia ya kujifungua imekuwa ngumu zaidi. Njia ya utoaji lazima iambatanishe mahitaji ya mawasiliano ya mtumaji na mpokeaji.
Njia za mawasiliano zinajumuisha mawasiliano ya maneno, ujumbe wa haraka (IM), barua pepe, barua, ishara, bango, video, viwambo, simu, maelezo, fomu, nyaraka zilizoandikwa, na zaidi. Njia hizi zitaendelea kupanua, na matarajio ya mfanyakazi kwa mawasiliano ya papo hapo juu ya kila kitu kinachohusiana na kazi yao itaendelea kukua.
Mawasiliano ya mtu binafsi imeongezeka kwa umuhimu hasa kwa taarifa za shirika ambazo zinaweza kupiga mabadiliko, kutoa utambuzi wa wafanyakazi, au kuruhusu maswali ya mahali pale. Mawasiliano ya mtu-mtu pia hupendekezwa kwa sababu wafanyakazi wanapata sehemu, muktadha.
- Maudhui ya ujumbe. Maudhui ya ujumbe yanapaswa kuwa wazi na yaliyowasilishwa na yalielezwa kwa kina cha kutosha ili kupata ufahamu kutoka kwa mpokeaji. Ikiwa maudhui ya ujumbe yanaanza na huunganisha, kwa kiwango fulani, na imani zilizo tayari za mpokeaji, ni bora zaidi.
Jinsi ya Kuuliza Maswali Mzuri Inaboresha Mawasiliano
James O. Pyle na Maryann Karinch wanaongeza yafuatayo ili kusaidia mawasiliano bora.
Kutoka kwa rasilimali za kibinadamu hadi huduma ya wateja, maswali mabaya hudhuru karibu kila mahali pa kazi. Maswali mabaya mara nyingi husababisha majibu yasiyokwisha au yanayopotosha na yanaweza kudhoofisha ripoti. Kwa upande mwingine, maswali mazuri ni chombo muhimu cha ufanisi, ustadi, na kujenga-taarifa.
Kuna aina sita za maswali mazuri: moja kwa moja, kudhibiti, kurudia, kuendelea, muhtasari, na yasiyo ya maana. Kuelezea kwa ufupi:
- Moja kwa moja: Unaweka swali rahisi na maswali ya msingi.
- Kudhibiti: Unajua jibu hilo wakati unapoliuliza. Ni njia ya kujua kama mtu huyu sio uongo, hajui, na / wala hajali.
- Kurudia: Unauliza maswali mawili tofauti ambayo yanafuata habari sawa.
- Endelea: Unauliza swali lile sawa kwa njia tofauti za kuchunguza vipengele vyote vya taarifa zinazohitajika.
- Muhtasari: Unauliza swali ambalo lina lengo la kuruhusu chanzo nafasi ya kurudia jibu.
- Sio maana: Haihusishi na jambo ambalo unataka kujua, lakini ni mtu ambaye labda hawezi kusema uongo; hutumikia kusudi la kuona nini ukweli "inaonekana kama" na kumfanya mtu afungue kwako. Inaweza pia kuunganisha katika mazingira ya kubadilishana maswali.
Maelezo kuhusu Aina 6 za Maswali Mema
Moja kwa moja
Maswali ya moja kwa moja ni bora: Moja ya maswali, kitenzi kimoja, na jina moja au mtamta.
- Wewe ni nani?
- Nini kilichotokea kwenye chama?
- Ulifika lini wakati wa ofisi?
- Je, ni funguo za gari wapi?
- Kwa nini uliondoka mkutano mapema?
- Ulipa kiasi gani cha iPad hiyo?
Udhibiti
Unasema nini, "Mimi kwa makusudi sienda kuuliza swali moja kwa moja?" Unapoangalia ukweli au usahihi wa jibu, basi unatumia swali la udhibiti na uangalie uwiano.
Maswali ya kudhibiti ni maswali ya makusudi ambayo unajua jibu kwa hivyo sio kuhusu ugunduzi wa habari. Wao ni kuhusu ugunduzi wa tabia, mifumo ya hotuba, na kiwango cha ukweli au usahihi. Labda ni kitu ambacho umesema kuhusu kabla na mtu.
Ikiwa unajua kuwa mtu kwenye timu yako ya rasilimali za binadamu alimtenga mfanyakazi kwa sababu mfanyakazi alimtuma barua pepe ili kulalamika juu ya mtu huyo, unaweza kuuliza swali la kudhibiti kama, "Imekuwajeje katika ukaguzi wa utendaji na Pamela leo?" Tayari una habari; unataka tu kujua jinsi HR yako anajibu swali.
Kurudia
Unataka kuja habari sawa na njia mbili tofauti. Kwa mfano, ikiwa umeuliza, "Ni watu wangapi walio kwenye nguvu ya mauzo?" Mtu unayezungumza naye anaweza kujibu: "Kuna 22 kwenye shamba." Baadaye, unapozungumza naye kuhusu kitu tofauti - maeneo ambako kampuni ina mafanikio, kwa mfano - unaweza kuuliza, "Je, una mikoa ngapi ya mauzo?"
Anaweza kujibu, "22," ambayo ni njia ya kuthibitisha idadi ya wafanyakazi kwenye nguvu ya mauzo. Sio mtihani kamili, lakini hutoa thamani na sifa kwa yale aliyosema hapo awali. Wao ni maswali mawili tofauti ambayo yanavuka habari zinazotolewa.
Kwa kutumia maswali ya kurudia, unaweza pia kugundua tofauti. Ikiwa chanzo chako katika mfano huu kinajibu kuwa kuna mikoa 28 ya mauzo, ungependa ufafanuzi. Labda kuna sababu nzuri sana - nguvu ya mauzo ina jumla ya 28, lakini imekuwa na mauzo mengi hivi karibuni, kuwa ni ya muda mfupi - lakini jibu linatoa hoja ya shaka kwamba kuna tofauti kati ya namba ya wafanyakazi na idadi ya maeneo ya mauzo. Uharibifu huo lazima uongoze kwa maswali zaidi ili kutatua suala hilo.
Endelea
Katika kubadilishana yoyote ambayo jibu moja linaweza kupewa swali, tumia maswali ya kuendelea ili kupata jibu kamili. Kama maswali ya kurudia, maswali yanayoendelea yanatumika pia ikiwa unadhani kwamba mtu hayu kweli.
"Ulienda wapi likizo yako kwa California?" Inaweza kuomba jibu, "Disneyland." Ingawa inawezekana kwamba Disneyland ni mahali pekee, ni mantiki kufuata swali hilo na, "wapi mwingine?"
Kupitisha swali kwamba kurudia swali na kwenda moja kwa moja kwa maswali kuhusu Disneyland inamaanisha kuwa unakosa fursa ya kupata picha kamili ya safari ya rafiki yako ya California isipokuwa habari hiyo inatokea kwa kuvuja kwa wakati mwingine.
Muhtasari
Maswali ya muhtasari sio juu ya kuamua uaminifu kama kurudia kwenye chanzo kile alichosema hivyo ana fursa ya kufikiria, "Je! Kweli nilisema nini nilisema kusema?"
Unatumia magari ya kila aina, kutoka kwenye mizigo miwili ya mlango hadi mifano ya kawaida ya anasa. Wanandoa wachanga huja kwenye chumba cha showroom na wanauliza kupima-kuendesha moja ya mifano ya anasa.
"Je, utatumia gari kwa muda gani?" Unauliza.
"Kuondoka na kurudi kufanya kazi. Tunafanya kazi katika jengo moja, "anasema.
"Nini kingine utatumia gari?"
"Safari mwishoni mwa wiki kuona wazazi wangu. Vitu kama hivyo. "Anaacha na anaongezea," Wanaishi maili mia mbali. "
"Kwa nini unadhani gari la anasa ni chaguo bora zaidi?"
Wanachangia mtazamo. Anasema, "Tunapenda vizuri zaidi kuliko wengine."
"Nini rangi yako ya kupenda," unauliza, kumtazama.
"Mwekundu."
"Basi napenda kuona ikiwa nimefanya jambo hili sawa nawasikia unasema unataka gari nyekundu, kamilifu katika darasa la anasa. Je! Maelezo haya yanafaa nini unayotaka?" (Umeweka swali lako la muhtasari na maelezo muhimu kwa kesi hii.)
Wanabadili mtazamo mwingine. Alisema, "Tunadhani rangi ya chini zaidi inaweza kuwa bora."
"Nini kuhusu mfano wa anasa unawafanya ufikiri kuwa ni bora kwako?" (Tena, hii ni njia ya kufupisha na kuthibitisha yale uliyasikia.Utaka kujua kama wao ni tu kuvutia na kuangalia ya gharama kubwa gari kwamba hawataki kufikiria kitu kingine chochote, au kama jibu la kwanza lilificha ukweli usiofaa.)
"Baba yangu anasema hii ni gari salama zaidi barabara."
Jibu la swali la muhtasari linawaambia wanaweza, kwa kweli, kama hayo, lakini si kwa sababu ya jinsi inavyoonekana. Unaisoma kati ya mistari. Wanaanza tu katika maisha yao pamoja. Baba yake labda amewapeleka kwa muuzaji kununua "gari salama zaidi barabara," ambalo atawasaidia kununua. Unaamua kuendelea na kuuza, unajua kuwa malipo ya chini na maombi ya mkopo huenda kukupa hadithi yote.
Watu wengine huenda wasiweze kuuliza swali la muhtasari kama wale walioingia katika kukutana na mauzo kwa sababu hawataki kuangalia rahisi au wasiwasi. Ikiwa unauliza swali kwa njia ile ile uliyoomba mara ya kwanza, basi wanaweza kuwa na hitimisho la halali.
Pia hutaki kuuliza swali lile lile mara mbili mfululizo hata kama ukibadilisha uchapishaji. Kwa kuweka umbali kati ya mara ya kwanza unatoa swali na pili, na upya swali kidogo, unakuja tu kama mtu anayevutiwa na kile ambacho mtu mwingine anasema.
Haiyofaa
Unaweza kuchunguza kwamba mtu anayejibu maswali yako inaonekana kusisitiza; swali lisilo la maana linaweza kupunguza mvutano. Au, labda unahitaji muda wa kufikiri au rejea kwenye maelezo yako, kwa hiyo unatumia swali ili tu kununua nafasi kidogo na wakati.
Katika kuuliza maswali maalum kama vile, "Mradi gani ulifanya katika siku za nyuma kushindwa?" Na "Ulijaribuje kurekebisha tatizo?" Unaweza urahisi kufanya kazi ya mgombea wa kazi kama kwamba yupo katikati ya uhoji wa vita .
Mgombea anaweza kusema, "Nilijaribu kushughulikia tatizo hilo kwa kuhamasisha idara karibu na lengo moja - kwa njia ya kupata timu ya mwanachama wa ligi yangu kuzingatia kupiga mpira."
Unaweza kumpa mgombea mapumziko kwa kumwuliza, "Umesimama ligi kidogo kwa muda gani?" Kabla ya kurejea kwenye majadiliano ya pigo lake na jinsi alijaribu kuitengeneza.
Hatimaye, hapa kuna njia mbili za kuharibu maswali ambayo huanza na vipengele vyote vinavyohitajika na kuishia kuanguka kwa mema .
- Kuongeza sifa nyingi sana au maneno mengine na maneno ambayo huwazuia kutoka swali. Kwa mfano, "Ulikuwa na nini kwa ajili ya kifungua kinywa kwenye chakula cha jioni ambapo viti vinyl counter ni kupasuka na kufunikwa na mkanda mkanda?"
- Si kusubiri jibu pia ni kawaida. Unauliza, "Ni nini chakula chako cha kupenda?" Mtu anadhani muda kuliko kujibu mara moja. Je, unakataa ndani, "Mchanga wa nyama?" Silence ni chombo cha kuuliza ufanisi.
Usipoteze ugunduzi, taarifa, mongozo kama matokeo ya kufungua kinywa chako unapohitaji kufungua masikio yako. Kumbuka "masikio mawili, kinywa kimoja" ya kupata zaidi ya kuhoji.
Mazingira na Mawasiliano
Vipengele vya juu vya mawasiliano vinasaidia maana ya pamoja wakati wanafanya kazi pamoja ili kutoa ujumbe kwa ufanisi. Mazingira ya kazi ambayo sehemu hizo hufanyika pia huathiri mawasiliano na ikiwa mawasiliano yanapokelewa.
Unapouliza maswali halali hujenga ripoti na kuhamasisha kujiamini. Maswali huunda sehemu nyingine ya msingi wa mawasiliano ya mahali pa kazi ambayo inashiriki maana
Katika mazingira ya kazi ambayo inasisitiza mawasiliano ya wazi, ushiriki wa wafanyikazi , na malengo ya kawaida, mawasiliano mara kwa mara na ufanisi zaidi. Lakini, matarajio ya mawasiliano muhimu huweka bar zaidi katika maeneo haya mazuri ya kazi. Kwa hiyo, hata katika mazingira mazuri , mazingira ya kazi ya kazi , wafanyakazi hulalamika kuwa hawajui kinachoendelea.
Kwa sababu ya vipengele vyote na mazingira ya jumla ya mahali pa kazi ya kibinafsi, mawasiliano bado inabadilika. Maswali ya zamani kuhusu ambao wanahitaji kujua nini na wapi wanahitaji kujua ni kamwe kikamilifu akajibu kwa tu juu ya kuridhika ya mtu yeyote.
Malalamiko ya waajiri kuhusu taarifa nyingi, habari zisizo za kutosha, na hata, overload habari, itaendelea resonate katika maeneo ya kazi. Huwezi kamwe kutibu tatizo la mawasiliano lakini, pamoja na kujitolea na kufikiria, unaweza kuongeza ufanisi wa mawasiliano yako ya kibinafsi na mawasiliano yako ya mahali pa kazi .
Zaidi Inahusiana na Ufanisi Mawasiliano ya Mahali pa Kazini