Je, waajiri wanaweza kupata upatikanaji wa kuona faili yao ya wafanyakazi?
Kwa sababu wafanyakazi wanajua rekodi hizi ziko, watahitaji kuona mara kwa mara kuona nini faili ina.
Wakati wa kuamua jinsi ya kutoa mfanyakazi (na upatikanaji wa wafanyakazi wa zamani) kukumbuka sheria yoyote inayohusu biashara yako.
Mataifa mengi yana sheria zinazohitaji kampuni kufanya sehemu maalum za faili inapatikana kwa wafanyakazi wa sasa na wa zamani. Angalia na wakili wako wa ajira ili kuhakikisha kwamba sera yako inatii sheria zote.
Sheria ya Shirikisho, kwa mfano, inahitaji kwamba rekodi zinazohusiana na Sheria za Wamarekani na ulemavu zinachukuliwa na rekodi za wafanyakazi. Ikiwa kampuni yako inakabiliwa na HIPAA, hakikisha uhifadhi wako wa rekodi ya matibabu unafanana na hayo pia.
Unaweza kuwa na mpango mkubwa katika kile unachoruhusu wafanyakazi kuona katika faili zao. Lakini, endele kukumbuka kwamba hata kama unaamua kwamba mfanyakazi hawezi kupata habari fulani, kama vile hundi ya kumbukumbu, kwamba katika kesi ya kesi hiyo habari inapatikana.
Kwa hiyo, waeleze wafanyakazi wako kurekodi mambo kwa usahihi na kufuata sheria wakati wote. Rekodi ya waajiri sio mahali pa utani wa ndani au maoni ya snide.
Hizi hazienda vizuri katika mahakama ya sheria.
Kama kanuni ya jumla, kuwa na mlinzi mmoja wa rekodi huhakikisha kuwa taratibu zinatekelezwa na thabiti. Hutaki meneja mmoja wa HR kuruhusu watu kuchukua kumbukumbu zao nyuma kwa madawati yao wakati mwingine anakataa upatikanaji kabisa.
Inahitaji kila mtu kupitia chanzo moja husaidia kuweka mambo thabiti na ya kisheria.
Sheria kuhusu rekodi na kuhifadhi rekodi na upatikanaji ni ngumu. Hakikisha kuwa unakaa hadi sasa.
Sera chini ni mwanzo mzuri wa biashara yako , lakini kukumbuka kwamba sheria zako za serikali na za mitaa zinaweza kutofautiana.
Sampuli ya Upatikanaji wa Kumbukumbu ya Waajiriwa
Wafanyakazi wote, wafanyakazi wa zamani, na wawakilishi wa wafanyakazi wanaweza kuona yaliyomo fulani ya faili yao ya wafanyakazi kwa taarifa ya mapema kwa wafanyakazi wa Rasilimali. Nyaraka zinazohusiana na sifa za mfanyakazi wa kukodisha kama vile maombi, kukuza , hatua za nidhamu , na uhamisho zinaweza kutazamwa . Zaidi ya hayo, mfanyakazi anaweza kurekebisha sera za kusaini fomu na rekodi za mafunzo.
Nyaraka ambazo mfanyakazi huyo hawezi kuchunguza ni pamoja na marejeo au hundi ya kumbukumbu, kumbukumbu za uchunguzi wowote uliofanywa na usimamizi, rekodi za matibabu, nyaraka zinazohusiana na kesi ya mahakama, hati yoyote ambayo inaweza kukiuka siri ya mfanyakazi mwingine, na nyaraka zinazotumiwa kwa ajili ya mipango ya wafanyakazi.
Utaratibu
Mtumishi ambaye anataka kuchunguza yaliyomo halali ya faili yao ya wafanyakazi anapaswa kuwasiliana na Rasilimali za Binadamu kwa taarifa ya masaa 24 (mwisho wa wiki). Wafanyakazi wa zamani, au watu wasiojulikana kwa wafanyakazi wa Rasilimali, wanapaswa kutoa kitambulisho na / au ushahidi wa idhini ya kufikia faili ya wafanyakazi.
Wafanyakazi lazima wapitike mafaili yao ya wafanyakazi mbele ya wafanyakazi wa Rasilimali.
Wafanyakazi hawawezi kuondokana na ofisi sehemu yoyote ya faili ya wafanyakazi .
Mfanyakazi anaweza kuomba nakala ya faili au sehemu za faili. Kwa sababu, wafanyakazi wa Rasilimali watatoa nakala za picha. Kwa nakala kubwa, mfanyakazi atahitaji kulipa nakala.
Ikiwa mfanyakazi hafurahi hati katika faili yake ya wafanyakazi, mbele ya wafanyakazi wa Rasilimali, mfanyakazi anaweza kuandika ufafanuzi au ufafanuzi na kushikamana na waraka huo. Katika hali yoyote hakuna wafanyakazi wa HR au mfanyakazi kubadilisha hati halisi.
Mfanyakazi anaweza pia kuomba kuwa hati imetolewa kwenye faili ya wafanyakazi. Ikiwa wafanyakazi wa Rasilimali wanakubali, hati hiyo inaweza kuondolewa.
Ikiwa wafanyakazi wa Rasilimali hawakubaliani, jambo hilo linaweza kufutwa kwa namna ilivyoelezwa katika Sera ya Mlango wa Open Door .