Ujuzi wa Usimamizi wa Ngazi ya 1

Ujuzi wa Usimamizi Kwa Kompyuta

Ngazi ya 1 ya Piramidi ya Usimamizi wa Stadi za Usimamizi inaonyesha ujuzi wa msingi kila meneja wa mwanzo lazima awe mkuu. Ni msingi wa piramidi ujuzi wa usimamizi, ambayo inaonyesha ujuzi meneja lazima bwana kufanikiwa na inaonyesha jinsi hizi ujuzi wa usimamizi kujenga kila mmoja kuelekea mafanikio.

Ujuzi wa Usimamizi wa Msingi

Kuna ujuzi wa msingi wa usimamizi wa mtu yeyote lazima awe na mafanikio katika kazi ya usimamizi .

Stadi nne za msingi ni kupanga, kuandaa, moja kwa moja, na kudhibiti na kujadiliwa tofauti kwa kina chini.

Mpango

Mipango ni hatua ya kwanza na ya muhimu katika kazi yoyote ya usimamizi. Pia ni hatua ya mara nyingi kupuuzwa au kwa kusudi. Wakati kiasi cha mipangilio na maelezo yaliyohitajika itatofautiana kutoka kwenye kazi kwenda kazi, kuruka kazi hii ni kukaribisha maafa ya hakika ila kwa bahati mbaya. Hiyo ndiyo inatupa adage ya mipango ya 6 P (au 7 P kulingana na jinsi unavyohesabu).

Ingawa watu wengi wanahusisha mpango wa muda na mipango ya jumla ya biashara, kuna ngazi tofauti za kupanga:

• Mipango ya Mkakati
• Mipangilio ya Tactical
• Mipango ya Uendeshaji

Na kuna aina tofauti za kupanga:

• Mipango ya Maafa
• Mipango ya Mafanikio
• Mipango ya Mgogoro
• Mipango ya Fidia

Panga

Meneja lazima awe na uwezo wa kuandaa timu, kazi, na miradi ili kupata kazi ya timu inayofanyika kwa ufanisi zaidi na ufanisi.

Kama meneja wa mwanzo, unaweza kuandaa timu ya kazi ndogo au timu ya mradi. Ujuzi huo huo utatakiwa baadaye katika kazi yako wakati unapaswa kuandaa idara au mgawanyiko mpya wa kampuni.

Kwa wazi, kuna mwingiliano mwingi kati ya kupanga kazi na kuitengeneza. Ambapo mipango inazingatia kile kinachohitajika kufanyika, shirika linafanya kazi zaidi na linalenga zaidi jinsi ya kupata kazi bora.

Unapopanga kazi, unahitaji:

• kuamua majukumu inahitajika,
• hawawajui kazi katika majukumu,
• kuamua rasilimali bora (watu au vifaa) kwa jukumu,
• kupata rasilimali na kuwapatia nafasi , na
• toa rasilimali kwa majukumu na kuwapa mamlaka na wajibu kwao.

Ikiwa umepewa timu ndogo au mradi wa kusimamia, wasimamizi wa mwanzo lazima pia waweze kuandaa ofisi na mifumo ya data.

Huwezi kuhamasisha watu kuzunguka ili kupata timu yako pamoja, lakini unapaswa kuizingatia. Kwa upande mwingine, huenda unahitaji kuhamisha watu kadhaa kwenye nafasi ndogo na utahitaji kupanga vitu hivyo timu inaweza kufanya kazi kwa ufanisi ndani ya nafasi hiyo. Baadaye katika kazi yako, unahitaji kuandaa ofisi ili kuhudhuria timu kutoka idara mbalimbali tofauti na mahitaji yao maalum.

Utahitaji pia kuwa na uwezo wa kuandaa mifumo yote ambayo itashughulikia data ambayo timu yako inahitaji kukusanya au kusambaza. Siku hizi, hizi ni pengine mifumo ya kompyuta. Lazima uamua kama, kwa mfano, unahitaji kuanzisha kurasa za wavuti zilizoshiriki kwenye intranet ya kampuni au folda iliyoshirikiwa kwenye seva ya faili. Je, ungependa kuandaa mifumo hiyo ili kila mtu anayehitaji habari anaipata (na kwamba haipatikani kwa wale ambao hawapaswi kuiona, kama washindani wako)?

Ikiwa timu yako inahitaji au inazalisha kitu kingine isipokuwa habari, lazima uangalie ili timu yako itapata kile wanachohitaji, wanapohitaji, na inaweza kutokea kwa wengine kile timu yako inazalisha kwa wakati unaofaa.

Usisahau kuhusu kujiandaa mwenyewe. Tutaingia kwenye ngazi ya juu katika ngazi ya 3 ya Piramidi ya Stadi za Usimamizi , lakini hata kama meneja wa mwanzo lazima uwe na uwezo wa kujiandaa mwenyewe , wakati wako, na nafasi yako ili uweze kuwa na ufanisi zaidi.

Hatimaye, kumbuka, kwamba ni mara chache kutosha kuandaa mambo mara moja. Kwa mabadiliko ya mara kwa mara katika rasilimali, malengo, na mambo ya nje ambayo kwa kawaida unahitaji kuunda upya ili ubadilishe.

Moja kwa moja

Kuelekeza ni hatua ya hatua. Umepanga na kupanga kazi hiyo. Sasa una uongozi wa timu yako ili ufanyie kazi. Anza kwa kuhakikisha kuwa lengo ni wazi kwa kila mtu kwenye timu.

Je, wote wanajua nini lengo ni? Je, wote wanajua nini jukumu lao ni kupata timu kwa lengo? Je, wana kila kitu wanachohitaji (rasilimali, mamlaka, wakati, nk) kufanya sehemu yao?

Piga, Usicheza

Utakuwa na ufanisi zaidi katika kuongoza timu kuelekea lengo lako ikiwa utavuta (kuwaongoza) badala ya kushinikiza (kukaa nyuma na kutoa amri ). Unataka kuwahamasisha watu kwenye timu yako na kusaidia na kuwahamasisha kuelekea malengo ya timu.

Udhibiti

Waandishi wengine wanajaribu "kupunguza" ujuzi huu kwa kuiita "kuratibu" au maneno sawa. Napenda muda mrefu, kudhibiti kwa sababu ni muhimu kwamba meneja aweze kudhibiti shughuli za timu.

Katika hatua za juu, umepanga kazi, umeandaa rasilimali ili iweze kutokea kwa ufanisi zaidi, na kuagiza timu kuanza kazi. Katika hatua ya udhibiti, unaweza kufuatilia kazi inayofanywa. Unalinganisha maendeleo halisi kwenye mpango. Unahakikishia kuwa shirika linafanya kazi kama ulivyoumba.

Ikiwa kila kitu kinaendelea vizuri, huhitaji kufanya chochote lakini kufuatilia. Hata hivyo, mara nyingi hutokea. Mtu anapata ugonjwa, orodha ya database inachukua muda mrefu kila iteration kuliko inavyoonekana, mshindani muhimu hupunguza bei zao, moto huharibu jengo la pili na unapaswa kuhama kwa siku kadhaa, au jambo lingine linaathiri mpango wako. Hatua ya udhibiti sasa inaelezea kuwa unapaswa kuchukua hatua ili kupunguza athari na huleta mambo kwenye lengo linalofaa haraka iwezekanavyo.

Mara nyingi hii inamaanisha kurudi kwenye hatua ya kupanga na kurekebisha mipango. Wakati mwingine inaweza kuhitaji mabadiliko katika shirika. na utahitaji kurudia kila mtu kuelekea malengo mapya na kuwahamasisha. Kisha, bila shaka, wewe hudhibiti mpango mpya na kurekebisha ikiwa inahitajika. Mzunguko huu unaendelea hadi ukamilisha kazi.

Wasimamizi wa Kudhibiti Vifaa

Katika hatua ya udhibiti, unaweka viwango vya utendaji na ubora na kisha ufuatiliaji ili uhakikishe kuwa wamekutana. Kuna zana nyingi zinazopatikana kwako kama kuna vitu unahitaji kufuatilia.

• Vifaa vya ratiba - zana kadhaa za programu zinakuwezesha kuingiza ratiba yako na kisha kuboresha maendeleo mara kwa mara. Programu itaonyesha mabadiliko katika ratiba ili uweze kutambua hatua ya kurekebisha kuchukua.
• Udhibiti wa kifedha - kama meneja, utakuwa na bajeti. Ripoti kutoka Idara ya Fedha itakuwezesha kujua jinsi matumizi yako (juu ya watu na rasilimali nyingine) inafanana na mpango huo.
• Udhibiti wa watu - lazima uhakikishe watu wote kwenye timu yako wanafanya kama ilivyopangwa. Ikiwa sio, unahitaji kupata na kurekebisha sababu. Je! Hawaelewi lengo? Je! Hawana rasilimali au ujuzi wanaohitaji? Je! Kazi hiyo ni kubwa sana kwao na inahitaji kubadilishwa au kupewa kwa rasilimali tofauti? Kazi yako kama meneja inamaanisha kutoa maoni ya wanachama wa timu ya jinsi utendaji wao hukutana na mpango. Wakati haifai, unahitaji kuchukua hatua za kurekebisha.