Jinsi HR inavyoweza kujibu kwa mahitaji ya Huduma ya Waajiriwa kwa Ufanisi zaidi
HR pia huwasaidia kupitia baadhi ya matukio muhimu zaidi na muhimu katika maisha yao, ikiwa ni pamoja na ndoa, kuzaliwa, na kupambana na ugonjwa mbaya.
Lakini mara nyingi, huduma za kawaida za utawala, kama vile kujibu maswali sawa mara kwa mara au kukamilisha shughuli rahisi, hutumia wingi wa wakati wa HR.
Punguza Mzigo wa Kazi ya Usimamizi
Funguo la kupunguza mzigo wa kazi ya utawala ni kuwafundisha wafanyakazi kuwa na kujitegemea zaidi na kusonga kazi zaidi ya kawaida. Huko ambapo kutumia njia ya usimamizi wa huduma inaweza kusaidia. Usimamizi wa huduma unasaidia utoaji wa huduma za kawaida za utawala, ukitoa muda wa kuzingatia shughuli za thamani ya juu.
Hifadhi ya kawaida ya HR ina uwezekano wa kuwa na mifumo ya kusimamia data ya wafanyakazi na shughuli zinazohusiana na malipo. Hata hivyo, labda hana mfumo wa automatiska wa kushughulikia maswali ya mfanyakazi na maombi ya kutimiza.
Fikiria kinachotokea wakati mfanyakazi anapata maagizo kwa wajibu wa jury : nafasi ni kampuni bado inategemea karatasi ya kimwili au kamba ya barua pepe ili kukabiliana na ombi la mfanyakazi kwa wakati mbali na kazi.
Kwa sababu mwingiliano wa wafanyakazi ni kawaida kufuatiliwa kwa kutumia barua pepe na sahajedwali, maombi ya mfanyakazi mara nyingi hukosa au kupuuzwa. Makosa hutokea, na kuchanganyikiwa zaidi na kazi za ziada kwa HR.
Kwa barua pepe, hakuna njia rahisi ya kuona ikiwa ombi imesimamishwa au kufuta na kuondokana na vifungo vya mchakato.
Vile vile, ni vigumu kuchambua na kuitikia mahitaji ya mfanyakazi-kwa mfano, kutambua habari nyingi zilizoombwa na kuhakikisha kuwa hii inapatikana mtandaoni.
Utaratibu wa utawala wa utawala huwaangamiza wafanyakazi na ni kukimbia kubwa kwenye timu za HR. Uchunguzi mmoja wa hivi karibuni unaona kwamba wafanyakazi wa HR hutumia wastani wa masaa 12 kwa wiki kutumia wito wa wafanyakazi wa kawaida na barua pepe.
Njia ya Usimamizi wa Huduma kwa Mkutano wa Mahitaji ya Waajiriwa
Mfumo wa usimamizi wa huduma hupunguza taratibu hizi za kuchochea, za muda. Haina nafasi ya barua pepe tu-inabadilisha jinsi HR inavyohusika na wafanyakazi.
Fikiria usimamizi wa huduma kama mchanganyiko kamili wa msaidizi wa utawala na meneja wa mradi. Inachukua majibu kwa maombi ya mfanyakazi, inakuza kesi, inasimamia taratibu za mwongozo zinazoweza kurudia, na hata itaendesha shughuli ngumu za idara ya msalaba kama vile mfanyakazi wa upangaji na upesi.
Usimamizi wa huduma haukusaihau au hufanya makosa, daima hufuata na watu ili mambo yamefanyika, na inakuwezesha kujua kama kuna shida ambayo haiwezi kutatua. Pia inaonyesha ambapo watumishi wako wanatumia muda wao - ili uweze kuboresha kupelekwa kwa rasilimali na kuongeza tija.
Usimamizi wa huduma haipatie mfumo wako wa sasa wa Usimamizi wa Wanadamu - unaunganisha na kuimaliza, hukupa uonekano na udhibiti wa kazi ambayo huenda unayofanya kupitia barua pepe leo.
Pia hutoa kiwango hicho cha kujulikana kwa wafanyakazi. Wanaweza kuona hali ya maswali yao, badala ya kusikia kwamba maombi yao yamepotea shimo nyeusi mara baada ya kuwasilisha.
Kutoa wafanyakazi kwa uwezo wa kusimamia maendeleo ya maombi yao kwa kiasi kikubwa hupunguza idadi ya barua pepe za kufuatilia, foni na kutembelea kwa HR, na kukataa zaidi kazi ya utawala wa HR.
Faida za Njia ya Usimamizi wa Huduma
Usimamizi wa huduma huanza na uondoaji wa bandari ya HR yenye makao ya mtandao ambapo wafanyakazi wanaweza kupata habari za HR na kuomba huduma za HR. Kwa hakika, wafanyakazi wanaweza kufikia bandari hii kwenye PC zao za kazi, kompyuta za nyumbani, kompyuta za kompyuta na simu zao na vidonge.
Hii inawawezesha kuchukua udhibiti wa mahitaji yao ya msingi ya HR - kama vile usajili wa faida au mabadiliko ya hali.
Wafanyakazi wanachagua tu huduma halisi wanazohitaji kutoka kwenye orodha ya huduma au kutafuta habari katika msingi wa maarifa ya porta.
Wakati mfanyakazi anatoa ombi kwa njia ya bandari, mfumo wa usimamizi wa huduma hujenga kesi moja kwa moja na wachungaji kupitia mchakato kamili wa utimilifu. Hii ni pamoja na kushtakiwa kesi kwa mtaalam wa HR wa haki, kwa moja kwa moja kukimbia kesi kutoka kwa mtu kwa mtu kama hatua ya kutimiza kila kukamilika, na kudumisha historia ya kesi kamili.
Unaweza pia kupanua huduma hii kwa idara nyingine. Kwa mfano, mifumo ya usimamizi wa huduma inaweza kuanzisha moja kwa moja akaunti za IT au kuomba nafasi ya ofisi kwa ajili ya kukodisha mpya kama sehemu ya mchakato wa onboarding.
Mfumo wa usimamizi wa huduma huongoza mchakato wa utoaji huduma za mwisho na mwisho na unajua jinsi taratibu hizi zinavyofanya. Kwa mfano, inaweza kukuambia moja kwa moja wakati kesi imesimama ili uweze kuchukua hatua.
Pia huzalisha aina nyingi za KPIs na metrics nyingine ya mchakato-kama vile timu yako inavyojibu kwa maswali ya mfanyakazi. Inaweza hata kuchambua aina za maswali ya msingi ya ujuzi ili iwe rahisi kutambua na kujaza mapengo yoyote ya maudhui.
Hitimisho
Wafanyakazi wa HR huchagua kutekeleza kazi katika HR kwa sababu wanataka kuwasaidia watu, si kutumia muda wa kufungua majarida yao, kuongezea sahajedwali na kujibu barua pepe. Mara nyingi, maombi ya kawaida na makundi ya makaratasi huwazuia kazi hiyo, ambayo huwasumbua na wafanyakazi wanaojaribu kusaidia.
HR ni mtoa huduma na anaweza kuangalia mfano wa mtoa huduma wenzake, idara ya IT. IT imesababisha jitihada nyingi za biashara kuomba nidhamu ya usimamizi wa huduma kwa kuimarisha uwasilishaji na utimilifu wa IT kusaidia dawati maombi.
Kujiendesha kazi hizi huwezesha IT kuzingatia kazi zaidi ya kimkakati ambayo inaweza kusaidia kampuni kufikia malengo yake ya biashara pana, na kuonyesha thamani ya IT zaidi.
Mbinu ya usimamizi wa huduma ni ufunguo wa HR kuinua wasifu wake kwa viongozi wa biashara kwa kutoa huduma za juu na kuongezeka kwa kuridhika kwa mfanyakazi wakati huo huo kupunguza mzigo wake wa kazi. HR anaweza kujitolea wakati na utaalamu wake katika shughuli za kimkakati zaidi zinazohamasisha biashara yake .