Jinsi ya kuboresha viwango vya ushirikiano wa mahojiano

by Beth N. Carvin

Kwa nini Wafanyakazi hawashiriki katika Mahojiano ya Kutoka na Mfanyakazi wao?

Mahojiano ya kutoka nje ni mojawapo ya njia bora za kupata maoni ya kweli na ya uaminifu kutoka kwa wafanyakazi. Kikwazo ni kwamba inachukua muda wa kujenga kiasi kikubwa cha data kutoka kwa mahojiano kutoka nje. Kuongezeka kwa kiwango cha ushiriki wako, hata hivyo, inaweza kukusaidia kupata kiasi kikubwa cha habari zinazoweza kutumiwa haraka kutoka kwa mahojiano yako ya kutoka nje.

Je, ni Kiwango cha Kushiriki Nzuri cha Wahojiano wa Toka?

Utafiti unaonyesha kwamba kiwango cha majibu cha wastani cha mahojiano ya karatasi na penseli ni sawa na asilimia 30-35.

Hii inamaanisha kwamba kampuni yenye wafanyakazi 2000 na kiwango cha mauzo ya asilimia 15 ingeweza kutarajia kupokea mahojiano 100 ya kukamilika kutoka kwa kila mwaka. Katika ngazi hii ya ushiriki, shirika linapata maoni ya kutoka kwa asilimia 5 tu ya idadi ya wafanyakazi ya jumla.

Kwa juhudi kidogo tu, unapaswa kuwa na kiwango cha mara mbili ya kiwango cha majibu. Asilimia 65 au bora ni lengo nzuri la ushiriki wa mahojiano wa exit. Unaweza kufanikisha hili kwa mahojiano ya karatasi na penseli kutoka nje, mahojiano ya mtandao kutoka kwa mtandao na mahojiano kutoka kwa simu.

Kupima ushiriki wako katika Mahojiano ya Toka

Ili kupima kiwango cha majibu yako, ugawanye idadi ya mahojiano yaliyokamilishwa kwa idadi ya wafanyakazi kutoka kwao uliyoomba mahojiano ya exit. Kwa kweli, nambari ya pili inapaswa kuwa sawa na idadi ya jumla ya kukomesha lakini kwa sababu za kawaida, hii sio kawaida.

Kwa mfano, ikiwa unajumuisha mahojiano kutoka kwa watu 300 ambao uliuliza kukamilisha mahojiano kutoka nje, kiwango cha ushiriki wako ni 125/300 ambacho ni sawa na asilimia 416 au 41.6.

Ni muhimu kuhakikisha kuwa una njia nzuri ya kufuatilia ushiriki huu. Kwa kiwango cha chini, unataka kufuatilia kiwango cha ushiriki wakati wa mradi wa kuboresha na kisha mara kwa mara baada ya hapo.

Hali nzuri ni kuweka kiwango cha wastani ambacho unaweza kutaja mara kwa mara.

Nambari hii ya muda halisi mara moja inakuchochea kuanguka (au kuongezeka) katika ushiriki wa wafanyakazi katika mahojiano kutoka nje. Mfumo wa usimamizi wa mahojiano wa exit mtandaoni unapaswa kufanya hivyo kwa moja kwa moja.

Makampuni makubwa yanaweza kutaka kufuatilia viwango vya ushiriki tofauti kwa matawi, mgawanyiko mkubwa au mikoa ya kijiografia. Makampuni madogo hadi katikati ya kawaida yanaweza kufaidika na kiwango cha jumla cha ushiriki wa shirika.

Ikiwa unaamua kuwa kiwango cha ushiriki wako katika mahojiano kutoka nje unaweza kusimama kuboresha, hatua inayofuata ni kuchambua mchakato wako wa mahojiano wa sasa wa sasa . Sehemu mbili muhimu zaidi kwa ajili ya ukaguzi ni:

Kwa nini wafanyakazi wanachagua si kukamilisha mahojiano ya exit?
Je, kuna matatizo ya vifaa vya kuzuia rasilimali za binadamu kutoka kupata habari kwa wafanyakazi kwa wakati na ufanisi?

Wafanyakazi Sio Kukamilisha Mahojiano Yao

Baadhi ya sababu ambazo wafanyakazi huchagua kukamilisha mahojiano kutoka nje ni:

Mahojiano ya exit ni ya muda mrefu sana.
Maswali ya mahojiano ya exit yanachanganyikiwa au kuharibu binafsi.
Mfanyakazi haamini kwamba mahojiano ya exit atasoma au kufanya tofauti.
Mfanyakazi anaogopa matokeo.
Mfanyakazi ana hasira kwa kampuni hiyo.

Mfanyakazi huzuia au kusahau.
Mchakato ni vigumu au wasiwasi.

Ikiwa unatumia uchunguzi wa mahojiano kutoka nje kwa maswali yaliyopimwa, maswali ya 35-60 ni kuhusu urefu wa uchunguzi sahihi. Maswali zaidi ya 60 kuanza kujisikia kwa muda mrefu na wasiwasi kwa mfanyakazi. Ikiwa unazidi maswali 70, unapaswa kuwa tayari kwa idadi kubwa ya mahojiano yasiyoondolewa.

Kagua maswali yako ya mahojiano ya exit kwa unyenyekevu. Jiweke katika viatu vya mfanyakazi na jiulize jinsi ungejisikia kujibu maswali. Epuka maswali mengi ya mahojiano ambayo huuliza hisia na hisia.

Wafanyakazi wengi hawapatiki hisia zao (au kama hawataki kuwashirikisha na wewe). Ni rahisi sana kwa mfanyakazi kupima ufanisi wa mchakato badala ya jinsi wanavyohisi kuhusu mchakato.

Toka Mahojiano ya Majadiliano Yaliyopuuzwa

Wafanyakazi hawawezi kukamilisha mahojiano yao ya kuhamia ikiwa wanaamini kwamba maoni wanayoyatoa hayatasoma au yatapuuzwa mara moja. Ni muhimu kuwapa wafanyakazi kujua kwamba unathamini maoni yao . Unapofanya maboresho kulingana na mapendekezo kutoka kwa mahojiano kutoka nje, usiogope kuwaambia wafanyakazi ambapo wazo linatoka.

Baada ya muda, wafanyakazi watajifunza kwamba unasikiliza . Mara hii inakuwa sehemu ya utamaduni wa ushirika , unaweza kuwa na uhakika wa kura nyingi za wazi na za uaminifu, mapendekezo na maoni.

Matokeo ya Kutoka Maoni ya Uaminifu

Pia, wazi kwa wafanyakazi kuwa maoni ya uaminifu hayatata matokeo . Taarifa zilizofanywa katika mahojiano ya exit hazitumiki kamwe kuzuia ustahiki wa baadaye wa kukodisha tena.

Kuna wengi wataalam wanaotakiwa kuwaambia wafanyakazi wasiwe waaminifu kwenye fomu yao ya mahojiano ya exit au sio kukamilisha moja kabisa. Wanasema kuwa makampuni hutumia taarifa hii dhidi ya wafanyakazi. Wataalamu wa Rasilimali wanajua kuwa hii ni uongo, hata hivyo, bado wanapaswa kupigana mtazamo huu usio na msingi.

Maoni ya Wafanyakazi hasira

Wafanyakazi ambao hasira na kampuni wanaweza kuhisi kwamba hawataki kusaidia kwa kushiriki katika mahojiano ya exit. Unaweza kuhamasisha wafanyakazi hawa kufuta hasira yao katika mahojiano ya exit. Wengi wa hawa wafanyakazi wenye hasira wanafurahi na nafasi ya kusikia sauti yao - hasa kama wanajua kwamba itasikilizwa na usimamizi wa juu.

Mchakato safi na rahisi ni muhimu pia. Ikiwa ni msingi wa wavuti au karatasi na penseli, fomu ya mahojiano ya exit inapaswa kuwekwa vizuri na intuitive na rahisi kuelewa fomu ya uchunguzi.

Matatizo ya utambuzi ni eneo kuu la pili kwa ajili ya ukaguzi katika mchakato wako wa mahojiano. Kuna viungo vyenye dhaifu katika mchakato wowote na mahojiano kutoka nje sio ubaguzi. Uchunguzi wako unapaswa kuhusisha mlolongo mzima wa matukio ambayo huanza wakati mfanyakazi atatoa taarifa na kumalizika wakati mfanyakazi akiwasilisha mahojiano ya exit.

Ukaguzi Mchakato wa Mahojiano Yako

Unaweza kuanza kuchunguza mchakato wa mahojiano wako kwa kutafuta habari zifuatazo.

Je, wafanyakazi huwahi kutoa taarifa ya nia yao ya kusitisha ?
Ni nani mtu wa kwanza aliyejulishwa na taarifa nyingi hutolewa mara ngapi?
Nani anaelezea mgawanyo wa Rasilimali za Binadamu na jinsi gani? Mara baada ya mfanyakazi kutoa taarifa ni HR taarifa? Nani katika HR anafafanuliwa kwanza?
Ni nani anayehusika na kuanzisha mahojiano ya exit? Je, mtu huyu anafahamishwa wakati wa kukomesha wafanyakazi ?
Je! Mfanyakazi anajulishwaje na mahojiano ya exit? Kwa nani? Njia gani? Lini?
Je, kuna umiliki wazi katika Rasilimali za Binadamu wa mchakato wa mahojiano wa exit? Je! Wale waliohusika katika mchakato wanaelewa umuhimu na uharaka wa mahojiano ya exit?
Mtumishi huyo aliambiwa nini kuhusu mahojiano ya exit? Ni kwa njia gani wanahimizwa kukamilisha mahojiano ya exit? Je, wafanyakazi wameambiwa zaidi ya wakati mmoja na kwa njia zaidi ya moja?
Je, mahojiano ya exit ni rahisi kumaliza?
Mtumishi huyo atakamilisha mahojiano ya wapi na wapi? Je, kuna upatikanaji rahisi wa rasilimali muhimu?
Je mfanyakazi ana faragha na kukamilisha mahojiano ya exit kama wanaijaza kwenye kazi?
Je, wasimamizi na mameneja wanaunga mkono mchakato wa mahojiano wa exit? Je, wanaogopa kupata maoni mabaya kutoka kwa wafanyakazi? Je! Unategemea wasimamizi wenye hofu ili ueleze habari juu ya mahojiano ya exit kwa wafanyakazi?
Je, ni rahisi kwa wafanyakazi kuwasilisha mahojiano yao ya kutoka nje?

Kagua kila moja ya maswali ya ukaguzi ya juu na uangalie kwa bidii mchakato wako wa mahojiano wa exit. Kuamua nini unaweza kufanya ili kuboresha kila moja ya maeneo haya . Baada ya kumaliza ukaguzi wako, unaweza kuanza kufanya maboresho mara moja.

Rejesha Mchakato wa Mahojiano Yako

Baadhi ya mabadiliko unayofanya yatatoa kuboresha kwa viwango vya ushiriki haraka sana. Wengine watahitaji muda zaidi ili kuendeleza utamaduni wa kampuni kwa ufanisi.

Tathmini tena viwango vya ushiriki wako katika miezi mitatu, miezi sita, miezi tisa na miezi kumi na miwili. Kwa alama ya mwezi kumi na miwili, unapaswa kutarajia kuona uboreshaji mkubwa katika viwango vya ushiriki wako wa mahojiano. Hii ina maana kuwa utakuwa na data zaidi ambayo inaweza kutumika kupunguza kikomo cha mauzo na kuongeza uhifadhi wa wafanyakazi.

Hitimisho

Unaweza kuongeza thamani ya mahojiano yako ya kutoka nje kwa kuongezeka kwa idadi ya kuacha wafanyakazi ambao hushiriki katika mchakato wa mahojiano wa exit. Kwa kuchunguza na kuboresha maudhui na muundo wa mahojiano ya exit, pamoja na michakato yako ya ndani, unaweza kutoa ongezeko kubwa la viwango vya ushiriki wako.

Hatimaye, fikiria uwezekano kuwa mtu wa kweli wa mtu-mahojiano na mtumishi wa HR hawezi tu kuboresha viwango vya ushiriki wako lakini kutoa habari bora. Huwezi kudharau thamani ya ufuatiliaji wa kufuatilia.

Angalia maswali ya mahojiano yaliyopendekezwa .