Fanya Mikutano Iliyopunguza Chini Ili Uweze Kufanikisha Kusudi lao
Ikiwa watu hawana makini na kuzingatia, mkutano huo ni uharibifu wa wakati wa kila mtu. Unawezaje kufanya mikutano ya boring kusisimua ili waweze kukamilisha kitu?
Hapa kuna vidokezo 5 vitendo:
1. Ban BanPhones
Ndiyo, hii ni kama kuwaambia watu kutupa watoto wao ndani ya shimo la mbwa mwitu kabla ya kuja mkutano. Watu watasisitiza kuwa wanapaswa kuwa na simu zao-baada ya yote, dharura inaweza kutokea. Ndiyo. Dunia inaweza kukomesha wakati wa mkutano wako wa kupanga kila robo, lakini hauwezekani.
Tatizo na teknolojia ya leo ni kwamba inakuwezesha kuzingatia kile ambacho si mbele yako-mkutano. Jambo la kupendeza ni, kama watu walikuwa wanakabiliwa na uso na watu ambao walikuwa wakiongea maandishi wakati wa mkutano wako, wangeweza kutuma ujumbe kwa mtu mwingine. Simu za mkononi hukaa kwenye madawati .
Bila simu, mambo mawili yanatokea wakati wa mkutano wako. Unalazimika kubaki katika sasa na wakati wa chini unatumia kuzungumza na washiriki wengine. Kwa nini hiyo ni muhimu? Kwa sababu utapata mikutano yako ni ya kuvutia zaidi wakati unajua wenzako.
Je! Unawajuaje? Kwa kuzungumza nao.
Unafanya nini wakati una simu yako? Huwezi kuzungumza na watu wapya.
Kuandaa, Kuandaa, Kuandaa
Mkutano ambapo mwongozo au msimamizi huja mwishoni mwa wiki , hawana ajenda , na mabawa, ni ya kupendeza na yenye kuchochea. Mkutano ulioandaliwa vizuri unaweza kuvutia na kujihusisha. Wakati kiongozi ana mpango na kusudi, mkutano utavutia zaidi.
Wakati hakuna mwelekeo au lengo, mkutano hautakuwa wa kuvutia.
Sehemu nyingine ya maandalizi ni kuboresha ujuzi wako mwenyewe. Umehudhuria mikutano ambayo ilikuwa inayozalisha na kuingiliana na kukufanya uhisi kama unaweza kwenda na kukamilisha mambo mazuri. Na, umehudhuria mikutano ambapo una hakika kwamba ikiwa usingizi hakuna mtu ambaye angekukosa, na huwezi kukosa chochote muhimu. Tofauti ni mtu anayeendesha mkutano.
Ikiwa mikutano yako ni boring, angalia kioo . Tafuta njia ya kuboresha. Unaweza kuchukua darasa rasmi (idara yako ya HR inaweza kukusaidia na mapendekezo), unaweza kuomba maoni na maelekezo kutoka kwa mfanyakazi mwenzako ambaye unakubali ujuzi wa mkutano, au unaweza kuchukua darasa la mtandaoni. Msaada mkubwa unapatikana kwa wewe, na mengi yake ni bure ya kuchukua wakati unataka kufanya mikutano yako ya kawaida ya boring ya kusisimua zaidi.
3. Kila mtu anashiriki
Kwa nini kila mtu anapaswa kushiriki? Naam, kwa kuwa ikiwa ushiriki sio lazima, unaweza kushughulikia suala hili kwa barua pepe. Kubwa. Kuna mara chache sana wakati unahitaji kuleta kundi katika kufikisha habari.
Ndiyo, kuna baadhi ya mambo kama uhamisho wa kizuizi au marekebisho kamili ya kampuni ambayo yataendelea zaidi ikiwa una meneja wa kuzungumza na kundi zima, lakini mara nyingi, mikutano inapaswa kuwa miingiliano .
Jinsi ya kuingiliana? Naam, hiyo inategemea kusudi la mkutano. Ikiwa ni kikao cha ubongo , kila mtu anapaswa kuzungumza. Ikiwa mtu hazungumzii, mwambie mtu huyo. Wajumbe wanaweza kuchukia aina hiyo ya mkutano-na hupaswi kufanya shinikizo la mikutano kwa watangulizi kwa kuwaweka papo hapo.
Lakini utamaduni wako wa mkutano unatakiwa kuwahakikishia kuwa kila mtu hushiriki katika vikao hivi vya ubongo na wanapaswa kujua kwamba ushiriki wao unahitajika mapema.
Ikiwa ni mkutano wa mipango, au mkutano wa kuweka lengo , au hata mkutano wa ripoti ya kila robo, kuna lazima iwe na wakati wa kuingizwa, iwe kuuliza maswali au kutoa maoni. Anga inahitaji kuhimiza ushiriki, lakini kwa mipaka machache (ona chini).
4. Usiruhusu Mtu Ye yote Mtukufu
Ikiwa unaongoza mkutano , ni kawaida kwamba unapaswa kuzungumza zaidi.
Baada ya wewe, hata hivyo, hutaki mtu mwingine kutawala mazungumzo. Hiyo inaweza kufanya mkutano usidi. Kumbuka kurejesha maoni na kuwaita watu ambao unajua ni wataalam katika eneo hilo kueneza mjumbe wa kulazimisha.
Kwa mfano, wakati Jane alipotoa maoni yake ya nne na kuanza kwenda kwa tano, kumkataa kwa urahisi iwezekanavyo kwa kusema, "Shukrani, Jane, tunajua msimamo wako. Ningependa kusikia kile Karen anachosema. Na, Jim na Bob bado hawana nafasi ya kuzungumza.
Wakati mwingine, utahitaji kuzungumza na Janes wa ofisi yako kabla ya mkutano ili kuwakumbusha kuwa hatua ya kuja pamoja kama kikundi ni kubadilishana mawazo na kila mtu na ikiwa anaweza kutawala, mkutano hautakuwa na mafanikio. Au, mara baada ya mkutano kufanya kazi vizuri, pia, kama utakuwa na mifano safi ikiwa inahitajika.
Watu ambao wamechukua muda wa kuhudhuria mkutano wa kuleta ujuzi wao na uzoefu wao wanastahili nafasi ya kuzungumza na kushiriki maoni yao. Kama kiongozi, unaweza kujifunza kudhibiti tabia inayozuia mkutano .
5. Fanya Vipengele vinavyotumika
Mkutano unaomalizika na matendo hakuna ilikuwa tu kupoteza muda . Ni habari ya kutupa, katika kesi hiyo mkutano haukuwa njia bora ya kuendelea. Mkutano unaovutia na wa kusisimua unakaribia na vitu ambavyo watu wanaweza na wanapaswa kufanya - hata kuongeza malengo yao binafsi au malengo ya kampuni au, kwa kweli, wote wawili. Ikiwa watu hawatembea mbali wakijua kile hatua zao zifuatazo, basi mkutano umeshindwa.
Mbali na vitu vinavyoweza kutumiwa, kunahitajika kufuatilia. Hii inaweza kufanyika katika mkutano wa pili au kwa kila mmoja, lakini inafanyika. Watu watapiga nje ikiwa wanajua kuwa vitu vya vitendo vyote ni kwa ajili ya kuonyesha.
Mikutano haitakuja kuchukua nafasi ya safari ya Disneyland kwa msisimko, lakini unaweza kuwafanya zaidi ya kusisimua na yenye kuvutia na yenye mazao. Fanya mabadiliko haya tano na utafanya mikutano yako ya kawaida ya boring ipendeze zaidi kwa watu wanaohudhuria. Na, hiyo ni jambo jema kwa mafanikio ya shirika lako.