Wajibu wa Msimamizi katika kusimamia ubatizo

Tumia Absence zisizochelewa ili kupunguza uhaba

Kwa mujibu wa Uchunguzi wa Unyevu wa Uchoro wa CCH, waajiri wanapoteza ardhi wakati wa kujaza wafanyakazi kwenye kazi. Viwango vya upungufu vilivyochaguliwa vimeongezeka kwa kiwango cha juu tangu 1999. Nini kinaendelea kuwa na wasiwasi zaidi ni kwamba karibu wafanyakazi wawili kati ya watatu ambao hawaonyeshi kazi hawana ugonjwa wa kimwili.

Kwa makampuni mengi, jukumu la kusimamia upungufu umeanguka hasa kwa wasimamizi wa haraka.

Mara nyingi wasimamizi hawa ni watu pekee ambao wanajua kwamba mfanyakazi fulani haipo.

Wao ni katika nafasi nzuri ya kuelewa hali zinazozunguka kutokuwepo kwa mtu na kutambua tatizo katika hatua ya mwanzo . Kwa hiyo, ushirikishwaji wao katika taratibu za kutokuwepo kwa kampuni hiyo ni muhimu kwa ufanisi wa jumla na ufanisi wa baadaye wa sera na mpango usiowepo.

Ili kuhakikisha kwamba wasimamizi wanaostahili na wana uwezo katika kusimamia upungufu, wanahitaji kuwa na msaada kamili wa usimamizi mwandamizi. Pande zote lazima zielewe na lengo la kutokuwepo sera na taratibu. Je! Kuna kutofautiana kati ya idara; sera inaweza kupoteza ufanisi wake.

Ili kutoa usawa zaidi, wasimamizi wanapaswa kufundishwa katika majukumu yao juu ya kusimamia upungufu, wanashauriwa jinsi ya kufanya mahojiano mazuri ya kurudi kwa kazi, na kuelimishwa katika matumizi ya taratibu za kisheria wakati inahitajika.

Majukumu ya Msimamizi

Mbali na kuhakikisha kwamba kazi hiyo inafunikwa kwa ufanisi wakati wa kutokuwepo kwa mfanyakazi, kuna mambo mengine muhimu ambayo wasimamizi wanahitaji kuchukua ili kusimamia ukosefu. Wanapaswa:

• kuhakikisha kwamba wafanyakazi wote wanafahamu kikamilifu sera na utaratibu wa shirika kwa kushughulika na kukosekana,

• kuwa hatua ya kwanza ya kuwasiliana wakati simu ya mfanyakazi katika wagonjwa,
• kudumisha kumbukumbu za kutosha kwa wafanyikazi wao, kwa mfano, tarehe, hali ya ugonjwa / sababu ya kutokuwepo, kurudi kwa tarehe ya kazi, dhibitisho la daktari ikiwa ni lazima),
• kutambua mwelekeo wowote au mwelekeo wa ukosefu ambao husababisha wasiwasi,
• kufanya mahojiano ya kurudi kwa kazi, na
• kutekeleza taratibu za nidhamu wakati inahitajika.

Mahojiano ya Kurudi kwa Kazi

Mafunzo ya wasimamizi juu ya jinsi ya kusimamia zaidi ya ukosefu wa fedha lazima yawe pamoja na maelekezo ya jinsi ya kufanya mahojiano mazuri na ya haki ya kurudi kwa kazi. Uchunguzi wa kitaifa wa hivi karibuni unaonyesha kuwa mahojiano haya yanatambuliwa kama zana moja ya ufanisi zaidi ya kusimamia uhaba wa muda mfupi.

Mjadala wa kurudi kwa kazi utawezesha msimamizi kusimamisha mfanyakazi kurudi kazi, pamoja na kuonyesha ujasiri mkubwa wa usimamizi wa kusimamia na kusimamia ukosefu wa kazi mahali pa kazi. Mahojiano itawezesha hundi ya kufanywa kuwa mfanyakazi anaweza kurudi kufanya kazi.

Makaratasi muhimu yanaweza kukamilika ili kutokuwepo na hitimisho lake vizuri. Ukweli kwamba utaratibu uliowekwa unafanyika kuchunguza na kujadili kutokuwepo na mfanyakazi anaweza, kama mwenyewe, kuwa kizuizi cha kutohudhuria kwa sababu zisizofaa.

Mahojiano yanahitajika kufanywa haraka iwezekanavyo baada ya kurudi kurudi kazi (bila siku moja baada ya kurudi kwake). Mfanyakazi anapaswa kupewa fursa nzuri ya kuelezea sababu za ukosefu wake. Msimamizi anapaswa kutumia mahojiano kama muda wa kuchunguza masuala yoyote ambayo mfanyakazi anaweza kuwa na ambayo yanaongoza kutokuwepo.

Lengo ni kukuza utamaduni wazi na wa kuunga mkono . Taratibu zikopo ili kuhakikisha kuwa msaada na ushauri hutolewa wakati unahitajika na kuhakikisha kwamba mfanyakazi anafaa kurudi kufanya kazi.

Wafanyakazi watafurahia fursa ya kueleza sababu halisi za kutokuwepo ndani ya muundo rasmi. Lazima msimamizi awe na shaka ya sababu za kutosha, yeye anatakiwa kutumia fursa hii kueleza mashaka yoyote au wasiwasi.

Wakati wote, mfanyakazi lazima awe na ufahamu kwamba mahojiano sio tu sehemu ya taratibu za kampuni, lakini mkutano muhimu wakati kutokuwepo umekwisha kutambuliwa na inaweza kuwa na maana kwa ajira za baadaye. Utaratibu wa tahadhari wa kampuni hiyo , ikiwa tukio la kutokuwepo halikubaliki, lazima lielezewe kwa mfanyakazi.

Wakati wowote wakati wa mkutano lazima mahojiano kuwa aina ya adhabu, lakini inapaswa kuonekana kama nafasi ya kuonyesha na kuelezea matokeo ya kutokuwepo ndani ya idara. Wengi wa wafanyakazi wanapata hisia za kiburi na mafanikio kutoka kwa kazi zao na usimamizi wanapaswa kuhimizwa kutibu watu hawa kama watu wazima wahusika.

Utaratibu uliopendekezwa wa Adhabu ikiwa Absentism inaendelea

Miongozo ifuatayo yanaelezea hatua zilizopendekezwa kuchukuliwa wakati ambapo upungufu wa muda mfupi unadhaniwa kuwa juu ya kiwango cha kukubalika kwa kipindi fulani cha wakati.

Hatua ya 1: Mahojiano ya Ushauri

• Msimamizi wa haraka anatakiwa kumshauri mfanyakazi wa wasiwasi wake juu ya ukosefu, jaribu kuanzisha sababu za ugonjwa na kuamua nini kinachofanyika ili kuboresha washiriki.
• Ikiwa hali yoyote ya matibabu inatambuliwa kwa hatua hii na inawezekana kuwa na athari ya kustahili kazi, msimamizi anapaswa kupanga miadi na daktari aliyeidhinishwa na kampuni. Hii inapaswa kuthibitishwa na mfanyakazi kwa kuandika ndani ya siku tano za kazi.
• Ikiwa kutokana na majadiliano, tatizo halionekani kuwa kutokana na unfitness ya msingi kwa kazi, msimamizi lazima atoe ushauri kwa mfanyakazi kwamba, wakati ugonjwa wa kumbukumbu unaweza kuwa wa kweli, uboreshaji unaoendelea katika mahudhurio unatarajiwa au hatua inayofuata katika utaratibu itachukuliwa.
• Ukaguzi wa mahudhurio utafanyika moja kwa moja kila mwezi kwa miezi sita ijayo.

Hatua ya 2: Mapitio ya Kwanza ya Mswada ( Mtazamo wa Mtiri wa Maneno )

• Ikiwa ukosefu wa mfanyakazi huendelea kuongezeka zaidi baada ya ufuatiliaji na ufuatiliaji wa mara kwa mara, anapaswa kualikwa kuhudhuria mkutano wa mapitio rasmi na msimamizi.
• Rekodi ya kukosekana lazima iwe na kina katika barua ya kukaribisha mfanyakazi kwa mahojiano haya. Mfanyakazi anapaswa kushauriwa kwamba ana haki ya kusimamishwa na mwakilishi wa muungano au mwenzake kama inafaa.
• Madhumuni ya mkutano huu itakuwa:
  - endelea kujadili sababu za msingi za kukosa,
  - kumshauri mfanyakazi wa huduma na gharama za kukosekana kwake, na
  - tazama mfanyakazi (isipokuwa wakati wa kuamua kutafuta ushauri wa matibabu) kwamba ikiwa kuna uboreshaji mkubwa na endelevu , kazi yake inaweza kukomesha kwa sababu ya uwezo wake wa kudumisha kiwango cha kuhudhuria. Hii hufanya onyo la maneno.
• Ambapo matibabu yanafaa, hatua lazima ilichukuliwe mara moja. Kwa hivyo mkutano huo unarudiwa tu kuruhusu sehemu hii ya mchakato kukamilika. Ndani ya siku tano za kazi, mfanyakazi anapaswa kupata ushauri wa matibabu. Mkutano huo upatanishwa na HR na daktari maoni ya kujadiliwa.
• Ikiwa daktari athibitisha fitness ya kazi, mfanyakazi lazima aonya kuhusu matokeo ya kuendelea kutokuwepo.

Hatua ya 3: Uchunguzi wa Pili wa Kimwili (Mtazamo Uliyoandikwa)

• Ufuatiliaji wa mara kwa mara unaonyesha kuwa hakuna uboreshaji katika hali ya kutokuwepo imetokea, mkutano wa pili rasmi utawekwa na HR.
• Barua ya kuwakaribisha mfanyakazi kwenye mkutano itajumuisha rekodi ya ukosefu, tena, ushauri juu ya uwakilishi.
• Taarifa yoyote mpya iliyotolewa katika mkutano kuhusu afya mbaya au mabadiliko katika hali ya ugonjwa inaweza kuhitajika kuchunguzwa na daktari aliyeidhinishwa na kampuni.
• Mfanyakazi anapaswa kupewa nafasi ya kuelezea rekodi yake ya kukosekana. Ikiwa inafaa, msimamizi anapaswa kumwambia mfanyakazi kwamba onyo la maandishi limetolewa na kwamba onyo hili litabaki katika faili ya mfanyakazi kwa muda maalum. Nakala ya onyo inapaswa kutolewa kwa mfanyakazi na kwa mwakilishi wake.
• Mfanyakazi anapaswa kuambiwa kuwa kushindwa kuzingatia matarajio ya mahudhurio ya kampuni na kuboresha rekodi ya kutokuwepo kwa sasa isiyokubalika, itasababisha kukomesha kazi ya mfanyakazi .
• Ambayo fitness ya kazi ni shaka, kuendelea na chaguzi redeployment kulingana na mwongozo uliopatikana na daktari. Wasiliana na mwakilishi wa umoja wa mfanyakazi (ikiwa inafaa) kwenye mchakato wa ugawaji na chaguo.

Hatua ya 4: Kusimamishwa kwa Muda Kutoka Kazi

• Ikiwa ikifuatilia utekelezaji wa hatua za awali za mchakato wa nidhamu, hakuna uboreshaji wa mahudhurio hutokea, usimamizi unaweza kuendelea na kusimamishwa kwa muda bila malipo. Nia ya kusimamisha inapaswa kuthibitishwa kwa kuandika na maelezo ya tarehe ya mwanzo na mwisho. Nakala ya barua ya kusimamishwa inapaswa kupelekwa kwa mwakilishi wa mfanyakazi (ikiwa inafaa).

Hatua ya 5: Kukomesha Ajira

• Hili ni hatua ya mwisho katika mchakato wa tahadhari ambako mfanyakazi anafukuzwa kwa sababu hawezi kuzingatia mahitaji ya kampuni ya kuhudhuria kazi. Kuondolewa kunaweza tu kufanywa na idhini iliyoandikwa ya meneja mwandamizi na HR.
• Barua inayoita wenzake katika tena itajumuisha ushauri juu ya uwakilishi na itaelezea rekodi ya kukosekana. Mfanyakazi anapaswa kushauriwa kuwa, kutokana na mahojiano, anaweza kufukuzwa kwa kukosa uwezo wa kufanya kazi .
• Tena, daktari wa kampuni anaweza kushauriana ikiwa habari yoyote mpya inakuja kuhusiana na afya ya mfanyakazi au uwezo wa kufanya kazi.
• Ikiwa uamuzi unafanywa kufukuzwa kwa msingi wa uwezo, nakala ya barua ya kufukuzwa inapaswa kupelekwa kwa mwakilishi wa mfanyakazi (kama inafaa).
• Mfanyakazi anaweza kuwa na haki ya kukata rufaa dhidi ya kufukuzwa. Rufaa inapaswa kuwa sawa na taratibu za kisheria.

Changamoto katika kusimamia Absenteeism

Jihadharini kwamba wasimamizi mara nyingi hawana wasiwasi au hawataki kutoa ripoti juu ya wale ambao wamezidi kiwango cha kukubalika. Kwa sababu ya shinikizo nyingi tayari juu ya wasimamizi, utekelezaji thabiti wa sera za uhamisho sio daima kipaumbele chao.

Ni muhimu kujaribu kujitenga nje ya kusimamia uhamiaji na kuhakikisha kuwa wafanyakazi wote hutendewa sawa . Ni muhimu kuwa thabiti, kuendelea, na haki kwa wote. Wakati kutokuwepo sio kushughulikiwa au kushughulikiwa kwa namna isiyoelekea, maadili ya chini yanaweza kusababisha.

Wengi wa wafanyakazi watafurahia sera na mipango inayowezesha , badala ya kuadhibiwa. Hatua za kupinga au za kuadhibu ambazo zinawafanya watumishi waweze kufanya kazi zinaweza kusababisha wafanyakazi kuwa "hawako wakati wa kazi."

Wanafanya kidogo iwezekanavyo na kupinga jitihada yoyote ili kuwafanya wafanye zaidi. Programu nyingine zinapaswa kutekelezwa ambazo zinawasaidia wafanyakazi kuwapo kwenye kazi, kama vile ratiba ya kazi rahisi , kugawana kazi , tuzo za mahudhurio na mipango ya ustawi.